浅谈计量校准机构样品管理流程

0 引言

计量是实现单位统一、量值准确可靠的活动，校准是在规定条件下的一组操作，其第一步是确定由测量标准提供的量值与相应示值之间的关系，第二步则是由此信息确定由示值获得测量结果的关系，这里测量标准提供的量值与相应示值都具有测量不确定度。计量校准机构是面向社会接收委托提供计量校准服务的法人或其他依法设立的组织。

为使校准机构样品始终处于真实性的状态，也为样品的交接和传递、保管和校准后处理、状态识别和保密提供保障，特编写本管理流程。

1 样品接收和管理人员职责

1.1样品收发及运送人员

负责与客户交接样品及其附件，认真记录样品的校准要求及注意事项；粘贴待校样品的单位简称标识和状态标识，运送样品至相关专业实验室，并和校准人员办理交接手续。

1.2 校准人员

负责按照计量技术文件或作业指导书对待校样品进行校准，并在全校准流程对样品进行跟踪管理。

1.3 样品库房管理人员

负责核对已校样品并办理入库手续，按照客户要求在符合条件的环境中保存样品，维护样品贮存的环境。

2 样品管理流程

2.1样品的交接与传递

客户携带样品到收发窗口办理登记手续，填写《计量器具送校委托单》。样品收发员对客户送校的样品进行核对，同时在样品上粘贴写有客户单位简称的可移胶标贴，作为区分样品的单位标识。对于无法粘贴标签的样品或与样品分离的附件，需要装袋后再粘贴单位标识。客户在收发窗口填写的《计量器具送校委托单》一式两联，第一联为收发室存根联，样品收发员根据第一联内容将信息输入电脑，建立电子台帐，并生成内部流转单（流转单用于样品库房管理员入库和客户取件时结算费用）；第二联为客户取件联，直接交给客户。

样品收发员在核对样品时，应该注意以下情况，必要时询问客户，以得到进一步的说明，并记录下具体的情况：样品的外观和附件情况，校准中发现偏差超差时是否需要修理，样品的电源电压（尤其注意使用110V电压的样品），当样品具有多个测量参数时，是否每个参数都需要校准，其他特殊要求等。

样品运送员根据样品上的单位标识，将对应的条形码粘贴到样品上，作为待校样品的唯一性标识。样品运送员将收到的待校样品在当日送到各专业实验室，实验室校准人员在收到待校样品时应核对样品与流转单上的内容是否相符并及时确认，如有异议应在一个工作日内向样品运送员反馈意见，双方当场查清更正。

2.2 样品保管和校后处理

样品校准完毕，校准人员要在样品上标明已校状态（退件的样品标明退校状态），同时在流转单上填写校准费用。原始记录经核验人员和授权签字人审核后出具校准证书，校准人员将样品和流转单一一对应放置，并送到样品库房办理入库手续，样品库房管理人员将收到的已校样品分类存放上架，原始记录交质量管理部存档。

流转单上没有注明要修理的样品，如发现需要修理时，校准人员应与客户取得联系并告知大致修理范围和费用，经客户同意后方可修理。被校样品如果有仅限校准时调整的装置（如调校器），应对该装置采取适当的措施（如封印、漆封、封签、铅封等）以防止其被意外调整。

客户凭《计量器具送校委托单》客户取件联到收发窗口办理提取手续，样品收发员要将客户取件联、流转单、样品和证书核对清楚才能发放给客户。客户办理了开具发票、付款等手续或经相关人员批准后方可提取已校样品和加盖了专用印章的校准证书，并在取件凭证上签收确认。样品收发员收回《计量器具送校委托单》客户取件联，加盖注销印章后保存。

相关管理部门要掌握各类样品的校准进度，校准期限一般为七个工作日，特殊样品的校准期限原则上最长不得超过一个月。如遇标准器送检或需要修理的样品，因零配件、修理原因不能保证按时交付的，相关实验室校准人员应及时通知客户说明情况。

2.3样品的保密

样品的管理应遵循保密的规定，样品在流转过程中，样品收发员、样品运送员、校准人员和样品库房管理员对样品的保密承担责任。

当样品保密有特殊要求时，相关专业实验室应将待校样品及其附件、技术资料在每日下班前送到库房由库房管理员保管。待校样品在校准过程中不允许无关人员参观，待校样品的技术资料不允许无关人员阅览和带离校准场所。涉及专利产品和专利技术的样品，本计量校准机构一律不做留样处理，将样品及其资料完全退还客户。

2.4上门取件样品的接收和发放

上门接收样品时，取件相关人员应按照本流程2.1条款的要求进行，并保证样品的运输安全，将接收的样品交至收发窗口。样品收发员应对上门取回的样品和《计量器具送校委托单》进行核对并确认。

上门发放样品前，相关人员应在收发窗口办理出库手续，然后将提取的样品妥善运输发放给客户，待客户在《计量器具送校委托单》客户取件联上签字确认后，相关人员将该联收回并交收发窗口保存。

3 样品事故的处理

凡是样品出现遗失或损坏等情况，一律作为事故处理。对出现的事故，相关部门和专业实验室要及时向领导汇报，同时先进行必要的调查，在调查的基础上提出书面处理意见。领导在审阅书面处理意见后，及时给出最终处理决定。必要时，也可重新组织调查后再作处理。

4 结语

规范化的样品管理流程能够帮助员工更快地完成工作任务，减少出错率，从而提高工作效率‌。通过对员工的培训，确保样品在接收、运送、校准和存储等环节得到有效管理，从而提高样品管理的系统性和安全性‌。通过为每件样品粘贴唯一性标识符，并记录其全校准周期的信息，可以轻松地追溯样品的来源、校准过程和结果‌。

参考文献

[1] JJF 1001-2011 通用计量术语及定义【S】.北京：国家质检总局

[2] DB3205/T 1021-2021计量校准机构服务规范【S】.苏州：苏州市市场监督管理局