谈如何提升企业办公室文书档案管理的效率

摘要：企业办公室文书档案管理的效率对于企业的日常运营和发展至关重要。本文从完善文书档案管理制度、推进新设备和新技术的使用、加强人员培训和树立科学档案管理理念等方面，探讨了如何提升企业办公室文书档案管理的效率。通过规范管理制度、引入先进设备和技术、培养专业人员、强化责任意识，有助于提高企业办公室文书档案管理的规范性、自动化程度和工作效率，实现信息的准确传递和共享，为企业的决策和发展提供有力支持。

关键词：企业办公室；文书档案；管理效率

企业办公室文书档案管理的效率直接关系到企业运营的顺畅和决策的准确性。然而，当前文书档案管理仍然存在制度不规范、信息化程度低、管理意识落后等问题。因此，提升文书档案管理的效率成为企业亟需解决的问题。

一、企业办公室文书档案管理的重要性

企业办公室文书档案管理是一个组织和管理企业文档和档案的过程，对于企业的运营和管理具有重要意义。在数字化时代，企业必须遵守各种法律法规和合规要求，并保留相关的文件和档案作为证据，但大量的文档和档案以电子形式存在，这使得数据安全和灾备恢复变得更加关键。且各种文书和档案不可避免地会涉及到员工之间的协作和信息的交流，这一过程中产生的知识和经验更是企业非常宝贵的资产。一个有效的文书档案管理系统可以采取安全措施，如备份、加密和访问控制，保护企业的机密信息和知识资产，并确保文件的完整性、可追溯性和保密性，防止文件的遗失或篡改，同时也方便了企业在法律纠纷或审计时提供必要的文件和证据。此外，有效组织和存储能够记录和保留员工的专业知识和经验，建立知识库和经验库，方便知识的共享和传承，也让管理层能够轻松地访问各种关键信息，了解企业的历史记录、绩效数据、财务报表等，使其能够基于准确和及时的信息更好地进行决策和规划。还便于员工能够快速地找到所需的信息和文件，从而节省大量的时间和精力，提高工作效率，有有助于企业组织学习和创新，提高企业的竞争力。

二、企业办公室文书档案管理的特征

（一）文书档案管理工作一体化

企业办公室文书档案管理工作需要整合各个环节和部门，实现全面管理，包括对文件的创建、传递、存储、检索和销毁等各个环节进行有效的协调和监控。通过建立统一的管理体系和标准化的操作流程，确保文书档案管理工作的高效运行和信息的准确传递；整合各个环节和部门的文书档案管理工作，可避免信息的重复录入和丢失，提高工作效率和准确性。同时，通过统一的管理体系才能实现对文书档案的综合监控和跟踪，确保文件的安全性和可追溯性。综合而言，文书档案管理工作具有一体化特征，对于企业的日常运作和决策具有重要意义，有利于提高工作效率、减少风险，并促进信息的共享和传递。

（二）文书档案载体多样、内容丰富

企业办公室的文书档案涵盖了多种载体和内容。文书可以包括纸质文件、电子文档、合同、报告等形式，而档案则包括各类业务记录、财务数据、人事档案等。这种多样性的文书和档案形式要求企业建立一个全面的文书档案管理系统，能够有效地管理和保存不同形式的文书和档案。管理系统应具备电子文档管理和存储的能力，能够对电子文件进行索引、分类和检索。同时，对于纸质文件，需建立合适的存储和保管方式，确保其安全性和可持续保存。针对不同类型的档案，需制定相应的管理政策和流程，确保其合规性和易于检索。

（三）文书档案具有保密性和持续性

企业办公室的文书档案是企业运营的重要资产，涉及企业的核心信息和商业机密。因此具有较高的保密性要求，其管理必须遵循相关的法律法规和合规要求，包括保护个人隐私和敏感信息的安全，合规存储和保留文档的时限要求，以及符合电子数据存储和保全的规定等。企业必须建立合规性意识和相应的政策制度，进行必要的权限控制确保只有授权人员能够访问和处理敏感信息，防止信息泄露和滥用，确保文书档案管理符合法律要求。且文书档案随着企业的发展而不断增多，企业需要建立持续性管理和灾备恢复机制，如定期备份文档和档案数据，制定应急预案和灾备计划，以应对突发事件和数据丢失的风险，确保文书档案的安全性和可靠性。

三、当前企业办公室文书档案管理存在的问题

（一）文书档案管理制度不规范

许多企业文书档案管理制度不规范，缺乏具体、明确的文书档案管理制度，导致各部门在文书档案管理方面存在不一致的做法，无法形成统一的管理标准；缺乏标准的分类体系，导致文件存档混乱，难以准确检索和归档；文档的归档和销毁应该有明确的程序和规定不健全，导致文档管理的完整性和安全性受到威胁；随着电子文档的广泛应用，但企业尚未制定明确的电子文档管理规范，包括文件命名规则、存储位置、备份策略等，导致电子文档的管理效率和可靠性下降；缺乏明确的权限控制机制，可能导致敏感信息泄露和数据安全风险。

（二）文书档案信息化程度欠佳

虽然信息技术在各领域的应用已经非常成熟，尤其是电子文档管理系统和数字化处理技术已经存在，但并没有在企业中得到普及。这使得文书档案的存储、检索和共享效率较低的问题。同时，企业也缺乏适用的信息化平台和工具，限制了文书档案管理现代化水平的提升。电子文档管理系统的应用能够提高文档管理的效率、减少物理存储空间的需求、方便远程访问和共享等。然而，由于企业在应用这些系统方面的不足，这些潜在的好处并未完全实现。此外，数字化处理技术在文书档案管理中的应用也受到限制。例如，企业可以利用OCR技术将纸质文档转换为可编辑的电子文档，从而方便存储和检索。然而，由于对这些技术的了解不足或应用能力不足，许多企业仍然依赖传统的纸质文档处理方法，导致效率低下。

（三）档案管理重视程度不高，专业性低

一些企业对档案管理的重视程度不高，将其视为次要工作。缺乏足够的人员和专业的档案管理人才，导致档案管理工作的执行不到位。缺乏培训和专业知识的支持，影响了文书档案的有效管理和保护。

（四）档案管理管理意识落后，保密性弱

一些企业在档案管理方面的意识和方法相对滞后。缺乏对档案保密性的重视，未建立健全的权限控制和访问监管机制，导致敏感信息的泄露和滥用风险。档案的保密措施不够严密，对于商业机密和个人隐私的保护存在漏洞。

四、提升企业办公室文书档案管理效率的路径

（一）完善文书档案管理制度

为了建立规范的文书档案管理制度并确保文件的创建、传递、存储和销毁的流程和规定，需要采取一系列措施。首先，制定明确的政策和流程文件，规定组织内文书档案管理的基本原则和要求，并明确各个环节的责任和权限。在文件的创建过程中，应制定标准化的文件格式和模板，明确文件的标题、编号、日期、作者等基本信息的填写规范。文件的传递需要建立明确的传递渠道和记录方式，确保文件的及时传递和流转，避免丢失或延误。其次。对于文件的存储，可以建立电子文档管理系统或档案馆，确保文档的安全性和可追溯性。同时，制定文件存储的时间限制和归档规则，对于不再需要的文件及时进行归档或销毁，避免冗余和占用空间。为了便于文件的检索，需要制定文件命名和分类标准。文件命名应简洁明确，包含相关信息如文件类型、主题、日期等，方便快速定位和识别。分类标准可以按照文件类型、部门或主题进行划分，建立统一的分类体系和索引，使得文件的组织和检索更加便捷高效。第三，设立专门的档案管理部门或委员会，负责监督和指导文书档案管理工作。定期进行档案质量检查和整理工作，确保文件的完整性和准确性。通过培训和宣传活动，提高员工对于档案管理的意识和重视程度。最后，需制定档案管理的绩效评估指标和考核制度，定期对档案管理工作进行评估和反馈。通过对工作流程和制度的不断改进和优化，提高文书档案管理的规范性和效率，确保组织内文件的有序管理和良好运作。

（二）推进新设备、新技术的配置使用

随着科技的不断进步和信息化时代的到来，引入先进的文书档案管理设备和信息技术工具已成为提高文书档案处理和存储效率的重要手段。这些工具包括电子文档管理系统、智能文档扫描仪等，它们的应用可以极大地改善文书档案管理的效率和精确性。

首先，引入电子文档管理系统是一项重要举措。这种系统能够将纸质文件转换为数字化文件，并通过数据存储和管理功能实现文档的集中存储和分类管理。通过电子文档管理系统，文书档案的处理和检索变得更加高效，用户可以通过关键词搜索、分类筛选等功能快速定位所需文件。此外，电子文档管理系统还能够提供版本控制、权限管理等功能，确保文档的安全性和完整性。其次，引入智能文档扫描仪，能够大幅提升文书档案管理的效率。智能文档扫描仪具备高速扫描、自动识别和整理等功能，能够将大量纸质文件快速转换为电子文件。这样一来，不仅可以节约大量存储空间，还能够减少文件的物理传输和保管成本。且支持自动识别文档内容并进行分类整理，大大减少人工操作的时间和错误率。通过引入这些先进的设备和工具，文书档案管理可以实现数字化处理和电子存储，从而减少纸质文件的使用。这样的改变不仅环保，还能提高数据的可访问性和共享性。通过网络可以随时对电子文件进行远程访问和共享，不再受制于时间和空间的限制，对于企业内部各部门之间的协同工作和信息交流至关重要。当然，在选择和应用这些新技术和工具时，企业应根据自身的实际需求进行合理的选择。不同企业可能具有不同的文书档案管理需求，需要根据自身规模、行业特点和管理流程等因素来确定最适合的解决方案。此外，还应注意与现有系统的兼容性以及培训和支持等方面的考虑，以确保新技术和工具的顺利应用和长期效益。

（三）加强人员培训，提高管理人员综合素质

鉴于当前一些文书档案管理人员专业素质不高，必须采取措施提高文书档案管理人员的专业水平，通过培训帮助他们提升知识和技能，同时加强信息化意识和应用能力。

首先，培训应包括相关的文书档案管理知识和理论，以确保管理人员具备基本的专业背景。培训内容应包括介绍文书档案管理的基本原则、规范和流程，使管理人员对其有一个清晰的理解；解释相关的法律法规和行业标准，以确保管理人员在工作中遵循合规要求；培训人员熟悉常用的文书档案管理系统和工具的使用，包括电子文档管理系统、数字档案库等。他们应该学会如何有效地利用这些系统和工具进行文书档案的管理和检索。其次，培训应注重实践操作和案例分析。通过模拟真实的文书档案管理场景，让管理人员亲自动手操作和解决问题，提升他们的实际应用能力，案例分析可以帮助他们理解实际工作中的挑战和解决方案，培养解决问题的能力。此外，培训还应强调沟通、协调和团队合作能力的培养。文书档案管理工作通常需要与多个部门和人员进行合作，因此管理人员应具备良好的沟通能力，能够有效地与他人协调工作。团队合作能力对于提高协同效率和质量也至关重要。培训中可以引入团队项目或角色扮演活动，以促进管理人员的团队合作和领导能力的发展。

（四）树立科学档案管理理念，强化责任意识

档案管理是组织成功运营和决策所必需的关键组成部分。为了确保档案的有效管理，需要建立一个科学的档案管理理念。

首先，对文件进行价值评估。文件的价值评估是根据其对组织运营和决策的重要性来确定的。不同的文件具有不同的价值，有些文件是组织的核心资产，而另一些文件则只是临时的记录。通过对文件进行价值评估，可以确定需要保留和管理的重要文件，确保资源的合理利用。其次，建立符合相关法规和合规性要求的档案管理制度。不同行业和地区可能有不同的法规和合规性要求，通过制度减少组织面临的法律风险，并保护组织和个人的利益。 第三，为了加强对档案管理的重要性和责任意识的宣传和培养，组织应该进行相关培训和宣讲活动，如向员工介绍档案管理的重要性，强调每个员工在文书档案管理中的责任和作用。通过培养员工的档案管理意识，确保他们在日常工作中遵守档案管理制度，并积极参与到档案管理工作中。最后，企业应该明确各个环节和部门在档案管理中的责任和权限，并建立相应的监督和评估机制。通过明确责任和权限，强化档案管理的执行力和效果，确保档案得到妥善管理和保护。

结束语

总而言之，在信息时代，高效的文书档案管理对企业具有重要意义。通过完善管理制度，推进技术应用，培养人员素质和强化管理意识，有助于提升企业文书档案管理的效率，实现信息的高效流转和共享。这将为企业提供准确、可靠的信息支持，促进决策的科学性和精确性，提高工作效率和质量。因此，企业应重视文书档案管理的重要性，积极采取措施提升管理效率，以适应竞争激烈的市场环境，实现可持续发展的目标。

参考文献

[1]曹丽华.探讨如何提升办公室档案管理工作效率的思考[J].传媒论坛，2018.1

[2]舒新.信息社会视角下企业办公室文书档案管理改革与创新[J].办公室业务，2020（20）：125-126.

作者简介：作者名：王海蓉（1985-），女，汉，湖南人，中级（馆员），本科学历，从事工作或者研究方向：办公室文书档案管理方向