信息化背景下档案管理的科学化建设探究

摘要：目前，人们日常生活和工作都会与信息技术、互联网技术有着紧密的联系，提升档案管理科学化水平。事业单位档案管理工作规范化与标准化工作的实施，需要事业单位所有工作人员的积极参与，通过教育宣传工作的加强，强化人员的认识与意识，牢固人员规范化、标准化思想防线，为档案管理工作规范化标准化的有效落实扎实人力基础。基于此，本文主要分析了信息化背景下档案管理的科学化建设。

关键词：信息化；档案管理；科学化建设

引言

从目前情况来看，档案管理工作涉及的内容和形式具有较为明显的复杂性特点，提高此项工作的科学化水平，能够让工作实效性和科学性充分体现出来，后续管理工作和创新工作就可以正常开展。信息技术的应用为档案管理带来了诸多便利，各单位应当深入剖析信息技术在档案工作中的应用机制和具体途径，大力推进信息化档案建设，不断优化档案管理成效，使信息技术及档案资源更好地服务于单位发展。

1档案管理工作作用

档案管理具有重要的社会意义，是一项具有管理性、服务性和具有重大政治意义的工作。档案管理工作虽然不能带来实际的经济利益，也无法被单纯的档案机构或者个体所掌控，但却可以为社会发展提供宝贵的资源，包括收集、整理、分析、归类以及统计等多种方式，从而发挥出其独特的管理价值。档案管理系统并非孤立存在，它是社会管理体系中不可或缺的一部分。档案管理的重要性在于它能够为社会实践提供有价值的信息，这与传统的档案职能有所不同。无论是中国还是其他国家，都严格遵守保密措施，其中一些涉密档案将永久封存，只有在规定时限结束时，方可向公众开放，此类档案管理的重点在于确保其机密性。

2信息化背景下档案管理的科学化建设策略

2.1构建完善的档案信息服务机制

以制度建设为引领推动信息建设提档升级是新时代机关档案工作的必然要求。《机关档案管理规定》中明确：机关应当建立档案数字化常态机制，有序开展档案数字化工作。因此，要建立以主要负责同志为组长的领导小组，统筹推进档案数据化建设。在此基础上，各档案部门需要与自身的实际情况相结合，构建完善的档案信息服务机制，确保其与政务服务目标相符合，并能够适应多样化的服务需求。通过树立正确的服务理念，以民众需求作为工作重点，遵循便捷性、高效性和满意性等原则，加快推进档案信息资源的开发利用，更好地满足民众对档案信息的需求。

2.2优化档案管理理念

档案工作者观念和技术的滞后是行政档案信息化发展道路上的一大阻碍，这将直接影响单位档案的管理及应用水平。因此需要重视转变档案管理理念。首先，提高档案管理人员的信息化意识，强化档案管理的质量意识，树立良好的档案控制质量氛围，大力宣传质量保障机制建设的作用，提高全员的档案管理质量保障责任意识。其次，引进先进的档案管理质量保障理论，重视深化分析档案管理质量保障活动，明确事业单位档案管理的使命、方针与相关的政治法规要求，做到从宏观到微观，从具体到抽象，从整体到局部构建不同层次的质量保障规范，细化各层次档案管理质量保障的目标、责任、原则和具体工作要求。最后，全面加强档案管理质量保障的顶层设计，拟定档案管理质量保障的总体规划，把握阶段性的重点工作，为开展安全保障、档案获取质量保障和安全防控提供具体指导规划。

2.3加强顶层设计

构建发展型档案管理模式，必须要注重新技术引进和推广。档案管理模式其实质更强调服务，即借助管理手段实现服务的最终目的，将管理置于服务中，并在服务过程中体现管理的功能。围绕档案信息资源开展服务工作，要打破原有档案管理业务流程，树立以服务为中心的理念，借助于先进技术手段，高效完成数据收集工作，并开展深入地分析挖掘，了解用户需求，并对档案信息服务的方向进行预判，不断丰富档案信息资源，全面提高档案信息的利用率。

2.4添置相关软硬件配置

以数字化建设为契机，推广“大数据+档案”管理新模式。档案管理部门要从业务开展需要出发，制定合理的档案管理信息化建设方案。档案信息化建设离不开软硬件设施的支持，事业单位领导应给予财力、政策方面的支持。其中，应划拨一定的资金用于完善档案信息化建设的软硬件设施，添置相关信息设备，引进档案管理系统软件。在采购设施的时候，应提前做好市场调查，挑选信誉良好、实力强、资质齐全的设备生产商，从源头上确保设施质量合格。

2.5应用科学化管理方式

应该树立新型的档案管理工作思维模式，利用互联网的发散性和动态变化性等特点，形成完善的档案收集体系，加大对档案信息的利用力度，能够提供优质的服务。档案管理利用计算机技术，可以更好地实现云储存模式，对于一些较为重要的档案资料可以采取加密的管理方式。在需要查找的时候，需要经过层层审批、上报，得到相应权限才能通过互联网端借阅档案。但如果遇到较为紧急和特殊的情况，也可以通过手机端登录，为档案的查找开通绿色通道，采取灵活的方式开展权限管理。无论任何单位，其内部档案管理的性质并不是将信息整理好永久封存，而是要充分发挥档案的最大价值。

2.6加强电子文档的保密管理

事业单位中有大量保密级别的档案。为此，必须重视对这部分重要档案的保密管理。第一，要抓好有关人员的教育培训，经常组织他们参与职业道德教育与业务学习，不断增强其档案保密意识与法律意识，使其能够自觉依法依规去完成档案工作，远离违法红线。加强相关人员的监督，保证能第一时间察觉问题，并迅速上报及时处理。第二，定期抽检电子档案的利用情况，针对发现的问题要马上约谈相关人员，一旦明确存在渎职行为应严格根据相关规定加以惩处。第三，在事业单位内部要积极宣传电子档案的保密问题，通过正反面典型案例加以宣传，增强全体职工的保密意识，杜绝个别人员的侥幸心理。

2.7坚持人才兴档

为了有效应对新时代档案管理工作中的变化，档案管理工作人员应该不断加强学习，重视并充分利用所掌握的知识和技能，以便更好地调整和改进工作流程，提高工作效率和质量。各级档案部门高度重视年轻干部的成长锻炼，积极创造条件，组织党员干部参加上级业务部门和国内高校联合举办的业务技能提升班，开阔视野，及时了解和把握档案领域发展的前沿问题，为做好工作谋求主动。打造“机关大讲堂”和“金牌讲师”党员干部学习教育平台，结合党员活动日，干部职工轮流上讲台，不断提升政治素养、业务技能和创新能力。主管部门要面向单位进行档案整理专项培训，提高基层档案人员专业技能，提升档案综合管理水平。做好档案工作人员职称评定工作，切实提高档案干部人才队伍整体素质。

结束语

就目前来看，虽说信息技术已在多数企事业单位普及，但其在行政档案管理环节的应用状况尚不够理想，仍存在诸如人才匮乏、信息外泄或失真等问题，这势必会对档案资源管理最终效果造成消极影响，甚至威胁企业的长久发展。由此得知，应深入探索信息技术在档案管理中的应用机制及途径，实现信息技术和档案工作的有机融合，使企事业行政效率的全面提高成为可能。

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