信息化背景下的医院采购精细化管理研究

摘要：在信息技术发展和医疗改革的背景下，通过精细化管理优化医院采购流程，有助于减少信息不对称，提高采购效率和质量，加强医院管理，契合健全医院高质量、智慧化的发展需要。本文研究基于信息化建设视角的医院采购精细化管理模式，提出了一套采购信息化管理精细化体系的构建原则和架构设计，为加强医院采购工作管理提供参考。

关键词：医院管理;采购管理;信息化;精细化;系统架构

在我国医疗卫生事业持续发展的背景下，医院采购作为保障医疗质量和节约医疗成本的重要环节，其管理水平对于医院综合实力和运行效率具有重要影响。传统模式下的采购工作信息不对称，工作效率低。在信息化快速发展的时代背景下，信息化技术将采购的若干环节进行了系统化的融合[1][2]，实现了数字化的管理和传递。

然而，现有采购信息化建设缺乏对采购过程各环节的精准监控：信息化数据不够规范，采购系统信息单一，管理系统间无法兼容，监督机制的不完善以及缺乏高素质综合管理人才等。同时，国家对医疗卫生事业的改革和发展也提出了更高的要求。例如，在《关于开展全面提升医疗质量行动（2023-2025年）的通知》中，提出要提升医疗质量安全管理精细化、强化药品器械管理；在《医院智慧管理分级评估标准体系（试行）》中，提出要实现医院精细化管理工作，联动内部系统，实现管理决策支持等。这些政策要求使得医院采购管理需要更加精细化、科学化、规范化。因此要在信息化建设视角下，提升医院采购精细化管理水平，为提升医院的核心竞争力、促进医院的可持续发展奠定良好的基础。

1.医院采购工作方式比较研究

传统采购方式是一种依赖人工和纸质文档的采购方式，存在一些局限性。传统采购方式的人工劳动强度较大，效率相对较低。其次，信息不对称和信息流动不畅也是其面临的挑战。在传统模式下，很难充分掌控采购种类、数量和单价，从而导致医院库存成本的增加。此外，传统工作方式还存在滞后性，采购流程通常繁琐，容易导致采购周期延长和效率降低。另外，由于信息不对称现象严重，信息主要通过线下材料和工作人员进行流通，无法快速周转、聚合并为决策人员提供决策参考[3]。

信息化管理方式是指利用信息技术实现采购流程的数字化和自动化管理，其优势包括提高采购效率、促进内部系统融合[1]、加强信息数字化管理和传递等。在医院采购工作中，信息化技术能够实现采购过程的数字化，包括需求信息[4]、成本信息[5]、预算信息[6]等；以及通过网络化为数据在线和远程服务提供支撑，实现线上招标、在线议价等采购活动；在智能化的时代背景下，医院采购系统可以基于大数据和人工智能技术实现智能核查、智能推荐、智能优化，从而实现医院的智能管理[2]。

精细化管理方式是指在医院采购工作中，加深对医院内控环节的理解[7]，通过精确的需求预测、精细的供应链管理和精准的成本控制等手段，实现采购过程的高效和精细化管理。精细化区别于信息化，更加注重采购数据的准确性和可靠性，以及采购各过程各环节的精确覆盖[8]，从而优化医院的资源配置和运营管理，完善信息化管理机制。

2.医院采购精细化管理的新需求

2.1医院精细化采购系统的新需求

信息化精细管理，就是要实现信息化与精细化的同步运行，利用信息技术为精细化管理提供数据基础，再基于精细化管理提升信息化的质量和效率，二者相辅相成。在医院采购全过程中，各部门之间存在着不同的关注点：立项部门关注项目进度，需求部门关心设备到货时间，医学工程部门关注设备保修期和维修培训，供应商关注付款时间等。为了实现多部门间的跨专业沟通和参与主体的全过程跟踪反馈，提升医疗设备采购管理水平和采购服务的满意度，医院采购精细化管理的新模式和新需求需要关注以下四个方面：

（1）采购需求的精准定位：加强需求管理，强化调研意识和需求调查，分析需求的科学合理性和紧迫性。明确医院对产品、设备、服务规格、功能和性能等方面的具体要求，确保采购目标与需求一致，避免资源浪费。同时，还可以与医务部门、临床科室和其他相关部门加强协作，共同确定采购需求，确保全面而准确地捕捉医院的需求。

（2）采购资源的精准供给：实现资源的精准供给，包括预算资金、招投标规划和供应商清单的精准分析。明确采购所需的经费，并进行合理分配和控制，确保成本可控；根据具体需求选择最佳的供应商，提供高质量的产品和服务。

（3）采购服务的精准订制：满足医院复杂的采购服务需求，根据不同采购项目、采购方式和特殊规定，实现流程的自动化匹配、资源的灵活分配和材料的全过程闭环，精准订制采购服务。

（4）采购成效的精准评估：建立科学的评估指标体系，对采购过程和采购结果进行全面、准确的评估，包括成本控制、供应链管理、服务满意度等方面的评估，通过监控和分析采购过程中的关键指标，如采购周期、成本偏差、供货准时率等，及时调整采购策略，优化采购流程，提升审计效益[9]。同时，通过对采购结果的评估，如设备的稳定性和可用性、维修响应时间等，可以评估采购的绩效，并为未来的采购决策提供参考依据。

2.2医院精细化采购队伍的新要求

随着新模式的建设，医院信息化管理队伍的构建成为一项具有综合性和复合型特征的任务。该队伍需要综合考虑医院采购业务、采购管理人员以及信息技术等多个方面的要素，以建立一支快速响应、多能合成、全域运用的团队。首先，队伍成员应具备信息技术和数据驱动的分析能力，能够充分利用信息技术为采购过程提供支持，并根据采购数据进行分析和决策。其次，他们还需要具备综合的业务知识，熟悉医院跨专业、跨部门的业务流程和相关规范，准确理解医院的采购需求，综合考虑采购的成本、质量、供应等因素，制定合理的采购计划和策略。此外，他们还应具备深度学习和广泛创新的能力，不断挖掘不同的需求场景和采购流程细节，形成抽象输出，并持续迭代优化系统。同时，关注行业的最新发展和技术变化也是必不可少的，以及时掌握新的采购管理理念和工具，积极推动采购工作的创新和改进。

3.采购信息化管理精细化系统构建

3.1指导原则

在信息化背景下，医院采购信息化管理的精细化实践需要建立在全过程、可拓展、智能化、高质量的医院采购信息化系统和精细化体系构建基础上，充分结合医院实际业务需要和精细化要素体系。据此，本文提出了三个关键原则用于指导设计和构建。

一是加宽采购工作与运营管理的交叉融合，为了实现全周期、全过程、全环节的精准覆盖，采购工作需要打通业务上下链路，包括临床需求分析、资源分析、招投标、合同审批、设备和耗材管理等环节，把采购工作双向延展，触达运营管理，实现管理和技术的同向同行。

二是加深大数据和信息共享技术的融入，充分利用大数据的数据价值挖掘能力和分析整合能力，发现影响采购的因素，对采购工作进行指导和管理；利用信息共享技术信息传递的高效和高质量等优势实现信息共享，有效规避因信息传递的滞后性而带来采购成本的上升，防范采购风险。

三是加强体系结构的顶层设计，完善指标和流程规范化设计，消除重叠、冗余、耦合的业务规则；实现统一标准下的灵活插拔，打造信息化生态，提高通用型和适配性。

3.2体系框架

基于信息化背景下的医院采购系统精细化新需求和系统构建的指导原则，充分结合数据生态丰富性、系统可拓展性、系统可维护性、统一体系和分层解藕等特性，设计了架构如图1。

医院信息化、精细化采购系统共由五层组成，通过统一指标体系和生态接口服务与医院的其他内部共同组成一个完整的全过程全环节覆盖的生态，共同实现精细化管理的目标。

（1）生态侧：生态侧涵盖医院众多内部系统，包括招投标系统、医疗护理系统、合同文档系统、办公管理系统、资产管理系统、运行保障系统、运营绩效系统、财务管理系统等，这些系统从不同方面覆盖采购所需的上下文支撑，为精细化采购提供基础数据服务。

（2）统一指标体系和生态接口服务：从顶层设计规范化信息化建设、拉平信息化层次，构建统一的采购管理指标体系。对接各生态接口的同时，适配其服务信息，统一数据字典，从而解藕各生态系统的接口和采购系统内部逻辑，实现生态服务动态插拔。

（3）数据层：采集、聚合、存储和管理内外部的数据，通过多种形态的数据库来兼容医院运营过程中各数据类型，搭配云服务、灾备、分布式和高可用支持，为精细化数据管理、大数据和人工智能分析奠定良好的基础能力。

（4）服务层：提供通用的计算能力，为业务功能实现引擎或服务类型的支持：统一数据服务和体系指标与知识库是精细化体系理论的落地设计，将理论设计转换为实际的数据引擎，从而对内部和外部的数据形成统一的规范约束；大数据和人工智能分析引擎能够实现数据的高性能计算和多模型分析，支撑上层分析和评估需要；流程自动化引擎和规则匹配引擎实现数据到业务的自动化流转，把数据和指标映射为业务流程中的具体内容；指标订制监控服务通过自定义和自动化监控，实现精细化的业务审计，为分析奠定基础。

（5）治理层：治理层是精细化数据管理和分析的抽象能力，通过解耦业务功能层，构建精细化管控服务模块，实现更聚焦、灵活的能力。治理层的模块数据分析和决策结果作为切入点嵌入上层功能模块，满足灵活控制和横向拓展需求。需求匹配和资源规划在统一指标体系下，精确衡量需求和资源分配的科学性、合理性和紧迫性。流程编排和项目跟踪模块分析各类复杂采购项目，自动生成相应的项目过程，实现自动化跟踪。风险评估和决策支撑基于大数据和人工智能能力，为采购项目和运营分析提供全面视角。绩效核算整合数据字典和监控服务，为绩效管理提供丰富的评价体系。

（6）功能层：功能层面向工作人员提供具体的功能服务，根据采购系统的新需求，重新整合成五个大的功能板块，分别是采购需求管理、采购项目管理、采购运营分析、采购绩效管理、采购能力培训。各板块下根据医院的业务需求，增设子功能项。

（7）展示层：展示层基于功能层拓展而来，为用户提供数字化、便捷性的视图和订制能力，通过数据可视化、报表分析、实时监控呈现精细化的数据管控效果和项目管理进度等，通过精细化的配置定制项目的服务需要。

4.结语

在信息技术发展和医疗改革背景下，规范医院采购流程、减少信息不对称，优化采购管理具有重要意义。本文提出了基于精细化管理的医院采购新模式。通过管理和技术交叉融合，构建精细化的信息化管理模式，将采购工作与运营管理相结合。本文全面掌握采购工作的全过程，准确把握采购业务的主客体关系。同时，重构了采购信息化管理精细化体系，探索了队伍、管理和技术之间的维度和边界。提出了精细化体系构建原则和架构设计，并提供了保证采购工作成功运行的对策、机制和措施。通过提升精细化管理水平，充分发掘采购工作的效益，为医院核心竞争力的提升创造基础。

参考文献

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[4]张建芳. 抓好需求管理 打造公立医院采购专业化[N]. 政府采购信息报，2023-03-06（012）.DOI：10.38293/n.cnki.nzfcg.2023.000149.

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