转型时期电子档案归档与利用的数字化途径

【摘要】转型时期的电子档案归档呈现出一些新特点，实践中面临技术、管理和需求等方面的挑战。通过对数字化存储与管理系统、档案数字化处理技术、元数据与索引建设以及个性化服务与定制化查询等方面的研究，总结电子档案归档与利用的数字化途径。具体应完善电子档案归档与利用数字信息技术，加强对电子档案归档与利用管理，树立用户服务理念，推动档案管理的现代化和智能化发展。

【关键词】电子档案；归档与利用；数字化途径

随着信息技术的迅猛发展和数字化转型的推进，传统纸质档案的归档与利用方式已无法满足现代社会对信息获取和利用的需求。电子档案的数字化归档与利用成为转型时期的重要课题。电子档案数字化的优势在于提高了档案信息的可访问性、检索效率和利用价值，为用户提供了更多元化和便捷化的利用途径[1]。通过探索转型时期电子档案归档与利用的数字化相关问题，为档案管理机构和相关研究者提供参考和借鉴。

一、电子档案归档的数字化途径

为了更好地利用电子档案，首先要明确电子档案的归档数字化路径。在具体实施过程中，一方面要重视电子档案管理系统和数字化存储设施。另一方面要引进档案数字化处理技术，实现纸质档案和数字档案的快速归档。此外还要加强元数据与索引建设，为后续电子档案开发利用创造有利条件。

（一）建设和完善数字化存储与管理系统

在电子档案归档过程中，数字化存储与管理系统是至关重要的。这一系统提供了结构化的数据存储和管理功能，以保证电子档案的安全性、可扩展性和高效性。首先，数据库系统是一种核心的数字化存储与管理工具。能够将电子档案以数据的形式进行存储，并建立索引和关联关系，以方便后续的检索和利用。数据库系统的设计和配置应考虑数据的特性和需求，如数据的类型、大小、安全性和访问频率等。合理选择适当的数据库系统，如关系型数据库或面向对象数据库，能够满足电子档案的存储和管理要求。其次，数字存储介质对于电子档案的长期保存至关重要。随着技术的不断进步，各种数字存储介质的容量和速度得到了显著提高。硬盘、光盘、闪存等数字存储介质都是常见的选择。在选择数字存储介质时，需考虑档案规模、访问频率、备份策略和成本效益等因素[2]。此外，规范的备份和归档管理也是确保电子档案长期保存的关键环节。

（二）引进档案数字化处理技术

在电子档案归档的过程中，档案数字化处理技术起着关键作用。其中，扫描与图像处理以及文本识别与转换是两个重要方面。一方面，扫描与图像处理技术是将纸质档案转化为数字形式的重要手段。通过高分辨率的扫描仪，可以将纸质档案的文档、照片等内容转换为数字图像。扫描后，对图像进行处理是必要的。图像处理包括去除噪声、增强图像质量、裁剪边缘等操作，以提高图像的可读性和质量。通过图像处理，电子档案的可视化效果得到优化，便于后续的浏览、检索和利用。另一方面，文本识别与转换技术（OCR）是另一个关键技术，将扫描得到的图像中的文字转化为可编辑和可搜索的文本。OCR技术可以识别图像中的字符，并将其转换为文本格式。这种技术极大地提高了电子档案的利用价值和检索效率。除了OCR技术外，还有其他文本转换技术，如将电子档案转化为PDF格式或电子书格式，以满足不同需求，这些技术使得电子档案归档更为便捷。

（三）加强元数据与索引建设

在电子档案归档的过程中，元数据与索引的建设是至关重要的。首先，元数据是描述电子档案信息资源的关键属性和特征的数据元素。建立合适的元数据标准与规范对于统一描述和组织电子档案的元数据至关重要。这些标准和规范可以确保元数据的一致性和可互操作性，使得电子档案的管理和利用更加高效和便捷。常见的元数据标准包括Dublin Core元数据标准和Encoded Archival Description（EAD）标准等。通过遵循这些标准，可以确保电子档案的元数据与其他系统相兼容，为电子档案归档提供保障。其次，档案索引与检索工具是为了方便用户检索和使用电子档案而建立的索引体系。在数字化档案归档中，建立有效的索引和检索工具对于电子档案归档和利用至关重要。通过建立多维度的索引体系，可以涵盖电子档案的各个层面和特征，方便电子档案快速归档。

二、电子档案利用的数字化途径

电子档案归档并不是最终目的，在电子档案管理过程中，要实现电子档案价值就必须对其进行合理利用。目前看电子档案利用主体越来越多元化，在利用过程中通过数字化途径能够更好的展现电子档案的价值[3]。为此，有必要为用户提供在线档案检索与浏览服务，主动的引进大数据、云计算机技术，实现对电子的信息资源的深度挖掘和分析，为用户提供个性化、多元化服务。

（一）提供在线档案检索与浏览途径

随着电子档案的数字化，提供在线的检索和浏览功能成为重要的途径之一。首先，建立档案门户网站。有条件的档案管理部门可以建立电子档案的门户网站，为用户提供方便的在线检索和浏览电子档案相关功能。这些门户网站通过分类和组织电子档案资源，使用户能够根据关键词、时间范围、地域等条件进行检索，快速找到所需的档案信息。通过网站的用户界面设计和搜索引擎技术，提供用户友好的浏览体验，使用户能够轻松地浏览和获取电子档案内容。其次，推进档案数字化展览。通过数字化技术和多媒体手段，将电子档案以展览的形式呈现给用户。数字化展览不仅仅是简单地呈现档案的图文信息，还包括音频、视频等多媒体元素，使用户能够更加直观地了解档案的内容和历史价值。通过展览的方式，电子档案的利用不再局限于纯粹的文字信息，而是通过多媒体的表现形式，更加生动地展示档案的价值和意义。

（二）重视数据挖掘与分析

数据挖掘与分析技术是实现电子档案充分利用的重要保障，也是电子档案利用的重要途径之一。首先，利用文本挖掘与关键词提取提供档案信息服务。通过自然语言处理和文本挖掘技术，可以从大量电子档案中提取关键词和主题。这些关键词和主题的提取可以帮助用户快速了解档案的内容和主要信息。同时，通过建立索引和标签系统，用户可以根据关键词进行精确的检索，从而找到自己感兴趣的电子档案。文本挖掘还可以进行文本分类、情感分析等，为用户提供更加细致的档案检索和浏览服务。其次，利用数据可视化与统计分析提升电子档案信息利用效果。将电子档案中的数据进行可视化展示和统计分析，有助于用户更好地理解档案中的信息和趋势。通过图表、图形和图像的形式呈现数据，可以直观地展示数据的变化和关联关系。用户可以通过可视化分析，发现数据中的模式和规律，深入了解档案背后的价值和意义。

（三）为用户提供个性化服务与定制化查询

为了更好地满足用户的需求，电子档案利用的数字化途径可以提供个性化服务和定制化查询功能。首先，重视用户需求的调研和分析。通过调研用户的需求和兴趣，了解他们的使用习惯和偏好。可以采用用户调查、访谈、用户行为分析等方法，收集用户反馈和数据，了解用户的使用需求和期望。根据这些调研结果，可以对电子档案的服务进行改进和优化，满足用户的个性化需求。其次，实现档案利用服务的个性化推荐。根据用户的历史查询记录、兴趣标签和个人偏好，利用推荐系统和机器学习算法，向用户推荐相关的电子档案资源。个性化推荐可以基于用户的行为模式和兴趣相似度，为用户提供更精准的档案推荐，提高用户的满意度。定制化查询功能可以让用户根据自己的需求设定查询条件，例如时间范围、关键词等，以获取特定的电子档案信息。通过个性化服务和定制化查询，可以提升用户的使用体验和满意度[4]。用户可以更快速地找到自己感兴趣的电子档案，同时也可以避免信息过载和冗余查询。个性化服务和定制化查询可以使用户在电子档案利用过程中更加高效、便捷地获取所需信息，提高档案利用的效果和价值。

三、转型时期电子档案归档与利用的保障措施

转型时期，不同用户对电子档案利用提出了个性化，多样化诉求。这就要求电子档案在归档与利用过程中，既要实现数字化路径，也要借助现代信息技术主动的应对在电子档案归档管理以及开发利用过程中出现的各种挑战，进一步提升电子档案归档效率、管理质量和利用水平。

（一）借助电子信息技术保护数据安全

转型时期，在电子档案归档与利用的过程中，面临着一些技术挑战，其中包括数据安全与隐私保护以及技术更新与升级。在这一背景下，更需要对技术进行更新和升级，实现数据安全与隐私保护目标。首先，对电子档案信息技术进行更新和升级。随着科技的快速发展，新的技术不断涌现，电子档案系统和设备也需要不断更新和升级。这样可以提高系统的性能、安全性和功能，以适应不断变化的环境和需求。在面对技术更新和升级的挑战时，需要密切关注技术趋势，进行技术评估和选择，确保所采用的技术能够满足电子档案的需求。同时，还需要合理规划和管理技术升级的过程，确保平稳过渡和系统稳定运行。其次，切实保护数据安全。随着电子档案的数字化和网络化，数据安全和隐私保护成为重要问题。电子档案中可能包含敏感和机密的信息，例如个人身份信息、商业机密等。为了确保数据的安全性和保密性，需要采取一系列的措施。其中，加密技术是一种常用的手段，通过对数据进行加密处理，确保只有授权的用户能够访问和解密数据。此外，还需要建立合理的访问控制机制，限制对电子档案的访问权限，并进行身份验证，确保只有合法用户才能进行操作[5]。通过这些技术运用可以保障电子档案的安全性、可靠性和可持续性，提高档案的利用效率和价值，为数字时代的档案管理和利用奠定坚实的技术基础。

（二）加强对电子档案的数字化管理

在电子档案归档与利用过程中，既要实现技术更新，也要树立质量管理理念。首先，积极推进电子档案数字化管理。电子档案数字化管理需要完善的组织保障和管理机制。一方面，应制定详细的项目计划，明确数字化的范围、目标和时间表。另一方面，需要合理分配资源，包括人力、设备和资金，确保数字化工作的顺利进行。同时，建立清晰的工作流程和责任分工，明确每个阶段的任务和责任，提高工作的协同效率。此外，培养专业人员，提供必要的培训和技术支持，使其具备数字化档案管理的专业知识和技能。其次，要不断对电子档案数字化管理工作进行改进。在数字化档案的过程中，质量控制是至关重要的。应建立质量评估机制，监控数字化过程中的质量问题，例如图像清晰度、元数据准确性等。通过制定质量标准和指标，进行定期的质量检查和评估，及时发现问题并进行改进。同时，要积极采集用户的反馈和建议，借鉴其他机构的经验和最佳实践，不断优化数字化档案管理质量。

（三）围绕用户需求对服务进行升级和调整

在电子档案的利用过程中，用户需求的多样化和个性化成为一个挑战，需要针对不同用户的需求提供相应的服务和功能。首先要重视用户培训。电子档案的利用需要用户具备一定的技能。因此，应加强用户培训，帮助用户更好地了解电子档案资源。一方面，可以提供培训课程和教育资源，包括如何使用档案门户网站、进行检索和浏览等方面的培训。另一方面，可以通过举办讲座、展览和工作坊等形式，增加用户对电子档案利用的兴趣[6]。此外，可以定期发布用户指南、技巧分享和案例研究，帮助用户更好地利用电子档案资源。其次要关注用户的需求和反馈。面对用户提出的各种需求，需要进行用户调研和分析，提升用户的满意度和体验，进而实现电子档案的可持续利用。

总之，在信息技术迅猛发展的当代社会，电子档案的归档和利用已成为数字化转型的重要任务。电子档案的数字化处理和管理为档案资源的长期保存和有效利用提供了新的途径和方法。数字化存储与管理系统是电子档案归档的基础，档案数字化处理技术提高了档案的利用价值，元数据与索引建设是档案数字化利用的关键环节，但这些电子技术都需要由档案管理人员加以利用才能够发挥具体作用。因此，有必要加强人才队伍培养，为转型期电子档案归档与利用奠定扎实的人才保障，为电子档案归档与利用的数字化转型提供人才支持。同时也能够更好的发挥人才的集聚效应，实现对电子档案信息资源的系统开发和利用，更好地满足用户的多样化需求。

参考文献

[1]陈庆慧 ，俞国孟 ，林昌明 等.公安档案服务“一网通办”研究与实践[J].中国档案，2023（06）：54-55.

[2]苏依纹，王雨晴，赵婧羽等.面向单轨制的我国电子文件管理政策法规建设：发展调查与推进策略[J].档案与建设，2023（06）：35-39.

[3]薛四新.浅谈清华大学档案馆学籍档案信息化建设之路[J].北京档案，2023（06）：41-42.

[4]罗超红，燕鹏，李海涛等.基于BIM技术的大型工程项目电子文件归档现状及问题研究——以粤港澳大湾区大型工程项目为例[J].档案与建设，2023（05）：61-63.

[5]王爱荣.信息科技时代的电子档案安全管理措施探索 评《我国档案生态安全应急管理机制研究》[J].安全与环境学报，2023，23（03）：978.

[6]司啸宏，梁惠卿.电子档案“单套制”管理认知与实施现状基本情况调查[J].档案管理，2023（02）：109-111.

作者简介：王岚（1966.10-），男，汉族，河南省开封市人，馆员，本科，研究方向为档案利用。