浅谈如何有效提升高校二级学院办公室工作人员管理水平的思考

摘要：新时期下，如何有效提升高校二级学院办公室工作人员管理水平成为了当前高等院校亟待解决的课题。本文从三个角度分析提升高校二级学院办公室工作人员管理水平的策略，希望提供有利参考。

关键词：高等院校；高校二级学院；办公室管理工作；管理水平

随着时代的发展变化，高校二级学院办公室管理工作迎来了全新的挑战，作为二级学院的重要部门，办公室管理在深化教学改革上发挥着不可小觑的作用。就传统的办公室管理工作情况来看，或多或少还存在着一些不足。随着生活水平的提高以及高水平人才的引进和学生素质的提高等因素，优化二级学院办公室管理工作理念、模式，提升办公室工作人员管理水平刻不容缓！

1 健全管理制度，优化工作机制

一套完善的管理制度是二级学院办公室管理工作有序开展的前提保障，在约束工作人员行为、强化办公室管理工作实效和提升管理水平方面发挥着不可小觑的功效[1]。所以，在高校二级学院办公室管理工作中，要想切实提升管理水平，那么就必须建立健全的管理制度。当然，这就要注意三点：其一，制度管理者需要列举工作人员的具体工作流程，细化分析其职能需求和要求，按照性质科学分工，责任到人，互相帮助、合作，形成一支高素质、高水平的管理队伍，在此基础上，明确分工办公室工作人员的职能，并保证分工的合理性和有效性。其二，细化管理办公室工作人员的量化考核。办公室工作人员职能或多或少存在差异，要量化其工作任务，并细化不同的环节内容，设置差异化考核目标，加强办公室工作人员的责任感。其三，规范办公室工作人员的服务质量评级。只要是学院的教师和学生，都可以通过指定渠道（如办公信息系统）对办公室工作人员的服务进行点评、打分[2]。对于态度差、质量不好等问题，学院办公室必须要高度重视，并且积极整改，加强对工作人员的培训。当然，对于表现优异的工作人员，也可以适当予以奖励，在起到激励作用的同时带动其他工作人员的积极性，以更加积极的状态投入到管理工作当中，切实促进高校二级学院办公室工作人员管理水平的提升。

2 紧跟时代步伐，更新管理观念

高校二级学院办公室工作人员管理水平的提升，离不开相关工作人员的努力和配合。人是第一位的，如若没有一支高水平、高质量的团队，那么就很难取得理想的成效。这就意味着相关工作人员要紧跟时代发展步伐，对管理观念进行更新，做到以人为本，从思想上注重管理工作，将其与教学、科研等放在同等层面。当然，要想将新理念落实到位，那么就必须要引导工作人员调整心态，确定工作目标，深刻意识到管理工作的价值，形成良好的服务意识，特别是超前服务的观念。对于二级学院办公室管理工作来说，服务意识至关重要，应当确立管理就是服务这样的思想，激发办公室管理人员乐于奉献、淡泊名利的精神，将本职工作做好、做实[3]。与此同时，还要具备一定的全局意识。二级学院办公室管理工作包含了多个方面的内容，相关工作人员也应当始终站在高等院校的角度，考虑全局，确保管理工作与高等院校工作重心协调一致，切忌一味地追求局部、部门利益。不仅如此，还要树立创新意识。二级学院办公室管理人员要对传统思维进行革新，调整管理方式，积极创新、创造，从最初的被动办事逐步向主动谋事转变，由以往的滞后管理逐步向超前服务转变，尤其是要强化政策研究，为学院领导者提供参谋、帮助。

3 加强网站建设，提升服务能力

近年来，信息技术蓬勃发展，为各行各业提供了更加高效、便捷的体验。其中，高等院校教育、管理模式等也随之革新，特别是在大数据背景下，迎合时代趋势，在大数据的辅助下强化管理工作实效，为教师和学生带来更好的服务。具体来说，针对高校二级学院办公室管理内容，搭建信息化网络平台，助推信息公开，提供在线服务，促进教师与学生之间的交流和互动。首先，信息公开服务。对数据信息系统进行完善，充实办公室服务资源，给教师、学生提供海量信息资源。而且，教师和学生可以采取多样化的手段，从网站平台上获取资讯和信息。强化信息系统分析能力，发挥大数据的作用，事先分析、了解教师以及学生在信息资源方面的需求，由被动转变为主动，由单一逐步转变为多元，落实检测、预警以及防范工作，切实促进信息公开服务水平的提升[4]。其次，在线办事服务。创建办公室网站，开设多种服务项目，建立完善的信息库，将与办公室服务相关的数据标准化、集成化，在大数据平台的辅助下实现共享交换，这样，教师和学生不出门就可以办好事。对服务事项、流程进行适当简化，有效避免服务对象重复提交材料，有效节省成本，加强跨部门交流，实现服务质量和效率的提升。最后，互动交流服务。新时期下，二级学院办公室工作人员在给教师和学生提供优质服务的基础上，从各种渠道（如领导信箱、留言板等）保持与教师和学生之间的交流，集思广益，令教师与学生真正参与进来，强化其使命感、责任感和归属感。一旦失去了教师和学生的参与，那么高校二级学院办公室就很难获取最新的服务发展需求，此时，动态互动网站平台的建设就显得尤为必要了，它可以第一时间明确教师和学生的需求，发现并改进管理工作中的问题、不足，减少不必要的问题，为教师和学生提供更加优质的服务。

4 结束语

总而言之，作为联系院领导者、各个部门以及师生的重要枢纽，高校二级学院办公室在推动高校教育教学事务协调发展方面的作用不言而喻。在日常工作中，相关人员必须要健全管理制度，并对工作机制进行优化、完善；与时俱进，对管理观念进行更新。不仅如此，还要利用好大数据，注重网站建设，切实强化服务能力。长时间坚持这一做法，相信二级学院办公室工作人员管理水平会有进一步的提升，为高校教育事业可持续发展保驾护航！

参考文献：

[1] 魏曦光.新形势下提升办公室工作效能的路径探索[J].办公室业务，2021（7）：4-5.

[2] 余洋.高等院校办公室加强信息化建设探究[J].办公室业务，2021（23）：7-9.

[3] 张皇.提升高等院校学校办公室文秘人员素质的有效策略分析[J].智库时代，2021（10）：137-138.

[4] 王婉霞，孙珲.高等院校二级学院办公室管理体制改革——分权管理与效率优化[J].教育现代化，2021，8（1）：117-119，123.