事业单位档案管理数字化转型创新思考

引言

随着事业单位发展规模日益扩大与业务数量不断增多，事业单位档案呈海量发展趋势 , 档案数字化转型成为提高事业单位治理水平的关键。在《“十四五”全国档案事业发展规划》中提出，要推进档案管理迈向现代化方向，在这一背景下，事业单位要积极对档案管理模式进行创新，引进先进的技术手段，为各项工作提供参考依据，为构建健全的公共服务体系做出贡献。在传统的档案管理模式中，大多需要档案管理人员参与其中，手动操作比较多，许多档案为纸质载体，档案存储比较分散，很难满足日益增长的管理需求。基于此，文章主要分析事业单位开展档案管理数字化转型创新的方法，旨在打造智能化和现代化档案管理体系，为事业单位的各项工作奠定坚实的基础。

一、事业单位档案管理数字化转型意义

1、提高管理效率与节省人力

事业单位的部门较多，各部门所形成的档案资料类型多种多样，涉及范围比较广泛。各部门工作人员和档案管理人员均要参与到该项工作之中，保证档案得到妥善管理。开展档案管理数字化建设，可进一步优化工作流程，缩短工作时间，减少人力投入，确保海量档案得到高效管理。例如，使用人员如需查阅所需档案，可利用专门的档案管理系统输入关键字查询，智能化技术可迅速对档案进行精准定位，极大地节约检索时间，提高工作效率。

2、提高资源利用率

事业单位推动档案管理迈向数字化转型的方向，可搭建专门的数字化管理平台，对纸质档案进行数字化处理后，就可将数字化档案存储到平台之上，无需占用大量的办公空间，保证管理更加便捷，确保资源得到充分利用。

3、提高档案安全系数

在推荐档案管理数字化转型的过程中，单位会引进先进的互联网和计算机等技术手段将档案存储到档案管理系统和云空间之中。为避免档案出现丢失和篡改等风险，单位还会引进先进的加密技术对档案进行妥善加密处理，同时对用户的访问权限进行合理设置，通过多种安全技术手段保障档案安全可靠。

二、数字化转型背景下事业单位档案管理创新策略

1、提高数字化档案管理意识

首先，事业单位管理人员要将档案数字化建设放在重要地位，转变传统的思想观念，制定完善的工作规划。同时，发挥模范带头作用加大宣传力度，保证单位员工能够充分配合该项工作，树立良好的数字化管理意识，缔造和谐的工作氛围，保证档案数字化建设工作顺利推进。其次，制定合理的宣传计划，从多个角度入手，对数字化档案管理进行全面宣传。例如，事业单位可组织员工参与到专题讲座和研讨会之中，鼓励员工表达自己的想法，提出宝贵的意见和建议，了解员工对档案管理数字化建设的认识程度，确保其在实际工作中将数字化技术与档案管理相结合。

2、制定完善的档案数字化管理制度

在推动档案管理迈向数字化转型的过程中，事业单位要不断更新当前管理制度，打造健全的制度体系。一是对当前档案管理制度进行梳理，结合具体的工作要求和数字化管理的特点，及时对制度进行调整，使制度切实可行，具有一定的指导作用。二是优化档案管理流程。

对当前的档案管理流程进行优化，对各个环节工作进行合理分配，设置明确的规范和标准，确保各个环节均有相应的责任人，使数字化档案管理工作高效开展。三是制定统一的数字化标准。在推进数字化转型的过程中，事业单位需制定统一的标准，考虑到多方面因素对档案管理所带来的影响，在确保档案信息真实完整的同时，对工作人员的行为进行规范，使其能够严格按照这一标准开展工作。此外，事业单位要定期对档案数字化管理标准进行评估，结合结果，及时对标准进行修订。四是加大监督力度。在推动档案管理数字化转型的过程中，事业单位要对该项工作予以高度重视，构建完善的监督机制，将监督工作贯穿管理始终，及时发现工作中存在的问题，并加以改进。

3、加强人才培养

首先，加强对在职档案管理人员的培训。事业单位要定期对在职档案管理人员进行培训，结合数字化转型的要求，设置明确的培训目标和培训计划，确定培训内容，为管理人员传授最新的档案管理知识，并保证其能够掌握大数据和人工智能等技术的使用要点和方法，更新管理理念。通过对档案管理人员进行系统的培训，可以使其能够熟练运用所学知识开展工作。定期组织档案管理人员外出学习，充分借鉴和学习成功的经验，结合事业单位的实际情况，做到灵活应用。其次，加强对数字化档案管理人才的引进。事业单位要结合档案管理数字化建设的要求，明确复合型人才的要求，加强对相关人才的引进，为其提供具有竞争力的薪酬待遇，使其能够积极参与到该项工作之中，同时制定完善的激励机制，激发本单位档案管理人员对数字化技术学习的热情。

4、加快信息化建设进程

首先，事业单位要加大资金投入力度。结合档案管理数字化转型的要求，购置所需硬件和软件设施，夯实数字化建设的基础。其次，完善档案管理系统的功能。积极与第三方专业公司展开合作，结合事业单位的实际情况与档案管理的要求，开发专有的档案管理信息化系统，更好地满足事业单位数字化转型的需求。再次，重视信息安全管理。事业单位要时刻将档案安全放在首位，加大安全管理力度。定期对档案管理系统进行升级与维护，搭配使用先进的安全技术手段对档案信息进行加密处理，保证档案得到妥善存储。定期对档案进行备份，一旦发生突发状况，可以在第一时间恢复档案内容。

结束语

综上所述，随着数字技术的迅速发展与档案管理工作日益复杂，事业单位要积极引进先进的技术手段推动档案管理迈向数字化方向。事业单位要制定完善的数字化转型计划，明确转型目标，采取切实有效的措施，保证工作人员高度重视档案数字化管理，提高相关人员的综合素质，使其具备复合技能，构建完善的管理制度，确保档案数字化建设有据可依，推动事业单位实现更加长远的发展。

参考文献：

[1] 李阜好 . 事业单位档案管理效率提升的路径研究 [J]. 办公室业务 , 2025, (14): 55-57.

[2] 时华萍 , 曹太刚 . 事业单位档案管理数字化转型路径分析 [J].四川劳动保障 , 2025, (13): 97-98.

[3] 白林 . 事业单位档案管理数字化转型的困境与突破路径研究[J]. 办公自动化 , 2025, 30 (07): 61-63.