企业档案利用实践视角下档案对经营决策的支撑作用与优化路径研究

关键字：企业档案；经营决策；支撑

引言

随着现代企业制度的建立和发展，以及企业所面临的竞争环境的变化，企业档案的功能也从单一向多元化转变。越来越重视在支持企业经营决策、风险预警和塑造企业文化等方面的关键作用。企业的档案部门应积极迎合新趋势，及时调整企业档案资源规划的价值方向，围绕企业的核心业务，为企业的改革与发展提供准确、及时和高质量的信息服务。科学规范的档案管理，使企业管理水平不断提高，档案的开发利用工作做得有声有色，既实现了档案管理工作的自身价值，又为经济的发展和社会的进步做出了应有的贡献。

一、企业档案利用实践视角下档案对经营决策的支撑作用

1.1、为企业经济转型的决策提供重要的支持是通过对档案信息的整合。

随着现代化建设的发展和改革的深入，企业经营决策已从以领导者个人经验为依据转到了用科学的方法，科学决策不是在一时间心血来潮下做出的，而是在占有足够的信息，经过分析、思考、判断后形成。尤其是在企业经济转型的关键时期，企业如何完成经济转型，寻找新的经济增长点，技术创新和科学管控如何深入推进，现代化企业的规章制度如何完善等，都成为重要课题。这些有效的信息在企业生产经营活动各个环节的决策过程中起到了重要的基础性作用，作为企业经营活动、企业管理、企业机构、生产技术、新产品等各方面真实的重要记载和反映，企业档案在企业生产经营活动的各个环节中起着重要的决策作用，对经济转型形成企业领导者的决策起到了决定性的作用。

1.2 通过财务稽核文件，为转型中的企业运作资金提供参考。

财务审计档案涵盖会计核算专业资料，包括会计凭证、会计账簿、财务报告等具有法律效力和历史凭证作用的审计报告及文件资料。同时涉及公司应收账款文件、知识产权文件、金融票据文件、股权文件、动产文件、房地产文件以及年度审计与专项审计文件等材料。既是企业走进金融市场寻求资本的重要载体，也是企业市场运作和资本运作的重要基础。特别是对一些生产项目的巨额投资，进行研究和决策的时候，公司财务审计文档的信息成为重要参考依据。

1.3 人员档案的使用，保证了公司换届期间的稳定。

企业在职员工的年龄、学历、职称、工作经历、专业特长等方面的综合档案，以及企业在职员工的工作实绩，都包含在企业人力资源档案中。而在企业转型期间，人力资源档案能够帮助企业清楚、明了地了解到企业员工的队伍构成情况，掌握企业现有的从业人员的人员构成，如年龄、学历、专业、技能等级等，为转型期间分配岗位、人员合理调动提供科学依据。此外，企业还可以利用员工在人力资源档案中的工作绩效评估和个人职业发展规划，制定出能够不断提高员工潜能、调动员工工作热情和积极性、增强员工对企业的忠诚度和认同感的更为科学合理的薪酬制度和人员培训制度，从而更好地保障企业转型期的稳定。

二、企业档案利用实践视角下档案对经营决策的优化路径

2.1 推动档案管理工作革新，由被动服务向主动管理转变。

在档案管理创新上，重点从三个方面下功夫，即：一是明确企业文书材料归档范围和归档要求，实现被动服务向主动管理转变。根据企业实际的生产经营情况，在已有档案归档范围内，将档案管理工作融入生产经营的各个环节。将企业的发展规划、经营计划、预算、投资预决算、各种价格文件以及经济合同等重要文件材料进行归档处理。对各部门的文件归档工作提出具体而明确的要求，以增强归档的系统性、完整性和使用价值。二是建立检查制度，对企业的文书材料进行归档。根据文件归档范围、归档要求，按部门职能，定期检查各部门文件材料归档情况，督促及时办理归档，提高文件归档及时率、完整率。三是建立了责任追究制度，对档案进行了管理、考核。考核制度是执行档案管理制度的有效保证。对未按规定及时办理档案管理业务的行为进行审核并加以惩戒，以保证制度执行到位，提高流程执行力。档案管理创新只有由被动服务转向主动管理才能实现以点带面提升档案管理水平，才有助于档案最大程度地发挥作用。

2.2 引入数字化管理

用数字技术提高管理效率，将纸质档案转换成电子档案

帮助我们利用现代化的档案管理软件，做到有档必查，有档必分，有档必存。由于采用了计算机管理，可以大大降低因人为操作出现问题或延长耗时的影响，而且也可以利用相关数据分析软件，提高对档案中内容的分析效果，为我们企业经营决策提供更有效、更有力的分析参考。除此之外，数字化档案更安全更易备份，规避了因档案遭到物理损害或意外事件给企业档案带来的风险。

2.3 加强跨部门协作

优化信息共享机制，加强部门之间的信息交流与互访。建设并利用跨部门间的档案信息系统，实行档案资源的统一管理，促使档案利用在各管理部门间灵活调动、便捷传递。各管理部门能够在即时、适时地利用各自的权限进行档案的阅读和获取，从而在不必要的劳动或交流中避免了无益的损失，有效地保证了资料的一致性，如：经营战略决策部门可以即时调取财务、人力、技术等管理部门在构建决策时提供的档案支持，较以前提高了决策的时效性；也可以定期进行跨部门的档案利用培训和经验交流会，增强协作意识，促进档案资源在企业经营管理中更广泛地服务。做到“档案一起建，资料一起用，决策一起谋”。

结语

总体而言，在我国经济全面发展的历史背景下，随着企业经济的转型，我们应不断更新档案管理的理念，积极探索和尝试新的管理方法，从而进一步提升档案管理的水平。认真推进档案的开发和利用，不仅能体现档案管理的自身价值，同时也为经济发展和社会进步提供了重要支持。

参考文献

[1] 宋丽 . 企业档案管理工作的现实困境与优化路径研究 [J]. 市场调查信息 , 2024(20).

[2] 刘佳 . 高质量发展下企业档案管理的优化路径研究 [J]. 机电兵船档案 , 2024(2):35-37.

[3] 刘涛. 企业如何发挥好文书档案的利用价值[J]. 现代企业文化,2024(1).

作者简介：李顺（1984—），男，湖南郴州人，本科，研究方向为企业档案管理