人工智能技术赋能档案信息化建设的路径探索

数字时代到来，各行业的数据量呈爆发式增长。这一特点也对档案管理提出了更高的要求，在面对海量复杂的大数据时，传统档案的数据收集困难、利用不充分。因此可以充分应用人工智能技术实现信息化建设。通过构建档案信息管理系统，实现资源的有效收集和合理分类，开展智能检索和安全管理工作，从而解决传统问题，提高档案管理的效率。

一、人工智能技术在档案信息化建设中的应用意义

（一）提高管理效率

传统档案管理工作中，档案的整理、编目、检索等环节依赖人工操作，比较耗时费力，而且容易出错。人工智能技术的应用可以实现档案管理的自动化和智能化，减少人力资源的使用，代替人力来完成大量重复性的工作，从而提高档案管理的效率。例如，基于机器学习和自然语言处理技术的自动分类系统，可以对大量的档案数据进行智能分类，减少人工工作量。而且人工智能系统可以根据预设规则自动执行档案的创建、存储和销毁等各个环节，减少人为干预。在人工智能技术的支持下，实现档案管理流程的智能化和自动化。

（二）挖掘档案数据价值

档案中包含了丰富的材料数据，在传统模式下，这些数据价值难以得到充分地挖掘。而人工智能技术的应用，可以借助机器学习算法和大数据技术等开展数据的深度分析，挖掘其中潜在的关联和规律，也能实现知识的自动抽取和关联。借助知识图谱技术，可以将分散在不同档案中的信息整合为结构化的知识网络，可以使档案价值更加直观[1]。满足用户的各项需求，确保档案得到充分利用。

（三）促进档案开放共享

人工智能技术的应用推动信息化系统的建设，也能促进档案实现开放共享。智能内容审核技术的支持，可以审查开放的档案内容，识别存在的隐私安全等敏感信息，确定档案开放的合规性。而且在 AI驱动的档案服务平台的支持下，可以为公众提供更加便捷的服务，公众根据自身的需求自动查询相关档案获取档案后得到充分地利用。在信息平台的支持下，满足公众对档案信息多样化的需求，提高档案的利用率，促进档案的共享开放。

二、人工智能技术赋能档案信息化建设的路径

（一）构建智能档案管理系统

智能档案管理系统的建设可以推动档案信息化的实现。在档案管理工作中引入人工智能技术完善系统建设，可以推动传统模式实现智能化和自动化的转型升级。在该系统中包含了机器学习技术和自然语言处理技术。技术的结合应用可以实现档案资源的有效分类。自然语言处理领域中的命名实体识别技术可以识别文本中特定意义的专有名词，然后开展标注。关键词提取并标注以后，以属性的不同为根据并在机器学习中的聚类等方法运用下展开分类[2]。应用深度学习技术高效识别图中物体迅速分类。也可以应用知识图谱技术，它能够揭示数据之间隐含关联。在档案管理工作中，应用知识图谱帮助档案管理人员深度挖掘档案之间的关系，例如，可以通过知识图谱呈现不同档案之间的时间线和事件背景，实现有效关联，开展结构化处理。档案人员看到的不再是孤立的档案，而是结构化系统化的档案。此外，智能档案管理系统可以开展档案的全生命周期管理，从档案创建到归类利用，直到销毁，每个环节都至关重要，人工智能技术可以开展对每个环节的自动化管理工作。系统会根据预设规则自动识别，对档案进行归档，利用等各方面的处理，做好销毁工作，避免人为错误和疏漏。

（二）档案信息检索

档案信息的检索和利用尤为重要，在这一阶段也可充分发挥人工智能技术的作用。在自然语言处理与语义搜索算法的支持下，可以有效识别障碍中的语义关系，提供更加精准的检索结果。而且该模型是基于深度学习模型，可以理解查询内容的深层次含义，同时提高查询的准确率和效率。例如，应用 BERT 模型的语义搜索可以识别文档中上下文信息，在自然语义查询情况下，准确提取和查询意图相关的档案内容 [3]。信息提取技术是档案管理中的另一个关键应用，它可以从非结构化数据中自动提取有价值的信息。在档案信息化管理工作中，AI 系统发挥机器学习算法的优势，自动拾取档案中的关键实体信息，有效提取，并将其转化为结构化的数据，这些数据可以为用户的利用提供支持。

（三）档案数字化与自动化处理

在档案信息化建设环节，可以加强档案数字化与自动化处理技术的应用。引入光学字符识别技术，将纸质文字转化为电子文本实现档案的数字化。OCR 技术可以高效快速地处理印刷体和手写体文档，同时引入了深度学习算法，提高识别的精度。利用卷积神经网络等深度学习模型，处理复杂字体，提高识别率。同时，应用人工智能的自动归档系统实现档案扫描、存储、自动分类和标签附加，大幅提升了档案处理的工作效率。

（四）安全管理

档案信息化建设阶段安全管理也尤为关键，因此在人工智能技术的应用下，可以推动档案信息安全管理的转型升级。在访问控制方面可以利用生物识别技术，例如人脸识别、指纹识别，结合 AI 算法可以对访问者进行身份验证，通过身份验证以后，用户才可访问档案信息。这一验证方法具有唯一性和稳定性，可以大幅提升身份验证的安全性。系统中可以加入智能安全监测与响应系统，实时分析网络流量用户行为和系统日志，可以有效识别其中存在的安全隐患。在机器学习算法的支持下，可以分析异常访问行为，判断数据泄漏风险，并自动采取应对措施。在人工智能技术的支持下，大幅提升了安全防护的自动化水平。档案数据的存储和传输环节也可以应用人工智能技术自动调整加密策略，有效提升安全性和隐私性。人工智能驱动下的加密方案，可以结合档案文件的类型使用不同方式的加密算法。如果档案的敏感度比较高，可以自动提升加密强度。档案共享过程中，系统可以自动进行数据的去标识化处理，可以有效减少数据泄露的风险，保护个人隐私。

三、结束语

综上所述，人工智能技术应用于档案信息化建设中，可以提高档案管理的效率，深入挖掘档案数据价值，并促进档案开放共享。因此相关单位要重视档案智能管理系统的建设，开展高效的信息检索功能，实现智能化和自动化处理并提高安全管理的效率。从多方面入手，推动档案信息化建设进程，为档案事业的进一步发展提供支持和保障。

参考文献

[1] 龙秀萍, 姜钦芳. 浅谈人工智能在档案信息化建设中的应用[J].陕西档案 ,2025(2):28-29.

[2] 高晗 . 数智赋能推动档案事业高质量发展 [J]. 兰台内外 ,2024(3):16-18.

[3] 兰洋 , 张玥 . 人工智能技术在档案管理信息化中的应用 [J]. 科技视界 ,2024,14(31):108-111.