新时期国有企业文书档案管理工作的思考

习近平总书记指出：档案工作存史资政育人，是一项利国利民、惠及千秋万代的崇高事业。这里所指的文书档案是指企业在安全、生产、经营过程中形成的各类文字原始资料，一般分为：党群（A 类）、行政（B 类）、经营（C 类）、生产（D 类），是企业管理工作中不可或缺的一部分。

一、国有企业文书档案管理规范化的重要意义

文书档案管理规范化有利于国企文书档案的利用和开发。企业文书档案作为各项重要工作环节的真实和全面的记录，一定层面上能反映企业基本概况。国有企业文书档案管理者通过强化档案管理组织领导、健全完善制度体系、规范档案日常管理、切实做好日常检查指导等举措，可以通过数据对比、推出档案编研产品等方式，分析问题、解决问题，服务企业发展，助推企业新质生产力。

二、文书档案管理工作的不足

（一）对文书档案工作认识不足

企业部分职工对文书档案的价值缺乏认识，缺乏主动收集档案的意识，部门与档案室配合不够到位，沟通协调不够充足。具体表现为每年第一季度收集各部门前一年形成的文书档案时，存在推迟或者移交不符合档案管理规范退回重新整理的现象，导致档案室档案收集整理进度受到影响。

（二）缺乏文书档案移交意识。少数职工人员为方便自己在工作中查阅资料，将工作中形成的文字材料拿在自己手中，为了方便自己利用，不交给档案室归档，对档案的完整性和系统性造成影响。

（三）缺乏常态化开展文书档案风险排查。少数人认为档案室去的人少，不会有什么安全风险，不用明确档案工作第一责任人等心理，可是一旦发生档案安全事故，要追究有关部门和相关人员责任时会发现无制可依，因此有必要健全档案安全事故问责追究制度。另，尤其天气干燥、雷暴雨等极端天气下，要常态化开展风险排查，综合分析本单位档案安全工作现状真排查风险隐患，采取有效措施逐一整改到位。

（四）档案安全防护措施有待完善。企业档案库房巡查力度和次数不够，发现问题不能及时处置。消防设施设备的维护保养不够常态化，无法完全保证处于良好运行状态。档案信息系统管理，网络安全、应用安全和数据安全往往无专人监护，档案库房物防、技防条件有待提升，短时间内难以配备到位。

三、新时期文书档案管理工作的应对策略

（一）深化组织领导

成立综合档案建设领导小组，领导小组下设办公室，办公室设在企业综合档案室，把档案建设纳入日常重点工作，主要领导高度关注，强化人员、资金、设备等保障，档案分管领导认真负责，按照企业总体工作部署，制定本单位档案管理工作方案，

（二）强化硬件保障。按照档案室建设标准，定期对档案库房设施进行自查，做好通风及空调、消防、安防等设施运行稳定可靠。同时，对档案整理设备、工具进行自查，配齐配全档案管理所需的电脑、彩色打（复）印机、缝纫机、扫描仪、打孔装订机、切纸刀、移动硬盘等基本设备、工具。

（三）定期开展档案宣传教育。加强对国家档案法律、法规及规章的宣传贯彻，加强对档案工作重要性、企业档案发挥的重要价值等宣传，提升单位和职工档案意识。

（四）规范档案的收集与整理工作。加强各类档案的收集、移交、整理归档、保管、利用和保密、统计、鉴定和销毁工作。根据相关标准和规范编制保管期限表、分类方案和整理细则，档案员对接收的文件材料及时整理归档入库。归档材料必须真实、完整、符合有关标准、规范要求。

（五）加强档案和借阅和保密管理。规范档案借阅管理，对一般性档案资料借阅，须经借阅人所在部门负责人、分管领导层层审核把关，对特别重要的档案资料，须由借阅部门提出申请，经主要领导审核同意后方可借阅，并须在规定时间内按时归还，对不按要求归还借阅资料的，不予办理退休、调动等相关手续。同时对借阅档案期间造成档案损毁、丢失或泄露企业秘密的，根据情节对相关责任人进行问责处理，情节严重者追究法律责任，切实确保档案安全。

（六）强化队伍建设。进一步配齐配强专兼职档案员，其中企业综合档案室要明确人员具体开展档案工作，保障档案人员的稳定性，合理工作安排，确保档案员有足够的时间和精力开展档案工作。通过轮训、自培、送陪、交叉检查等方式加强档案员队伍技能培训工作，督促新任职档案员一年内考取档案专业技术职称资格。

（七）做好调度管理。建立档案信息化调度机制，每季度召开档案信息化建设领导小组会议，对档案信息化工作进行阶段总结、部署；领导小组办公室每月召开一次调度会，及时调度二级公司档案信息化建设进展。档案分管领导要将档案管理工作纳入月度管内重点工作加强调度，每月底向综合档案室报送档案管理工作进展和下月工作安排。

参考文献

[1] 张霞 . 文书档案规范化管理研究 [J]. 兰台内 外 ,2023(6): 51-53,56.

[2] 张爱梅 . 新常态下文秘专业人才培养模式创新探究 [J]. 考试周刊 ,2016(52):174-176.

[3] 张弋艺 . 新常态下石油管理专业人才培训管理创新研究 [J]. 企业改革与管理 ,2017(13).

[4] 编辑部 . 服务新常态创造新辉煌 [J]. 秘书工作 ,2015(1).

作者简介：梁乌云嘎（1994.12.22），女，蒙古族，通辽市，单位全称：，信息督查（档案管理）岗专员。