道孚县乡镇档案管理存在的问题及对策探析

一、引言

道孚县地处川西高原，乡镇档案管理长期面临传统手段依赖度高、数字化程度偏低的困境。基层调研显示，全县多数乡镇仍以纸质档案存储为主，档案检索效率较低；部分乡镇档案库房存在安全隐患；管理人员中数字化操作能力不足，且老龄化现象显著。随着乡村振兴战略深入实施，传统管理模式已难以适应新时代治理要求，加快档案管理数字化转型成为提升道孚县乡镇治理效能的紧迫任务。

二、道孚县乡镇档案管理存在的问题

（一）人才结构与数字化需求不匹配

档案管理人员队伍存在老龄化、兼职化问题，专业人才引留难，数字化操作能力不足，多数人不熟悉数字化流程与系统操作，推进数字化工作动力欠缺。在数字化治理背景下，档案信息化建设对人才素质和结构要求更高，国家档案局“十五”计划便明确相关要求，但道孚县乡镇档案管理人员队伍现状与之差距显著。全县 19 个乡镇专职档案管理人员不足十人，其余为兼职，且无专业背景。他们难以专注数字化工作，缺乏专业培训。受地理位置、待遇限制，近五年未引进信息技术专业毕业生，队伍更新乏力。基层档案工作流动性大、职业吸引力不足加剧人才断层。中国人大网指出基层专职人员少、兼职缺专业知识制约档案事业发展。这种人才结构与数字化需求不匹配，导致道孚县乡镇档案数字化推进慢，难满足基层治理需求。

（二）技术基础设施与安全防护薄弱

乡镇档案数字化存在硬件设备老化、专业设备短缺等问题，部分乡镇未接入统一管理平台且系统兼容性差，数据安全防护措施不足，面临信息泄露等风险及历史数字化成果丢失隐患。技术基础设施是档案数字化转型基础，《纸质档案数字化规范》有严格技术标准。但道孚县乡镇普遍使用5 年前普通办公电脑，缺高速扫描仪等专业设备，单台电脑日均处理档案数字化任务不足 200 页，远低于标准效率。部分乡镇用自建 Excel 管理档案，未接入县级统一平台，数据格式不统一，跨部门查询效率低。数据安全方面，大部分乡镇未部署加密系统，服务器直连互联网，有勒索病毒风险，近三年未开展数据备份演练，历史数字化成果存丢失隐患。

（三）制度体系与全流程管控不完善

缺乏档案数字化专项制度，数字化质量验收标准缺失，部分已数字化档案存在质量问题；档案管理各环节责任主体不明确，出现问题易推诿；档案数字化工作未纳入绩效考核，管理人员主动作为动力不足。制度建设是档案数字化工作规范化的重要保障。国家档案局《乡镇档案工作办法》等文件明确要求建立健全档案管理制度，规范档案形成、整理、归档等流程。然而，道孚县乡镇缺乏《乡镇档案数字化操作指南》《电子档案存储管理办法》等专项制度，数字化质量验收无据可依，部分已数字化档案存在图像模糊、元数据缺失等问题。

三、解决道孚县乡镇档案管理问题的策略

（一）强化人才队伍建设

构建定向培训、柔性引才、梯队建设结合的人才培养体系。实施定向培训计划，每年联合四川省档案学校等专业机构开展 2 期不少于 5 天的专题培训班，重点培训数字化加工等技能，参考《基层档案数字化转型实践指南》设置 OCR 文字识别等课程，实现管理人员轮训全覆盖。通过“人才共享平台”引进高校档案学专业学生开展暑期实践，每人负责 1 个乡镇数字化任务，给予交通补贴和实践证明激励，缓解专业人才短缺。在县级档案部门设立“数字化导师岗”，选拔 3 名技术骨干结对帮扶6 个重点乡镇，通过“每周线上 + 每月现场”指导提升基层实操能力，形成“传帮带”人才梯队。

（二）夯实技术基建与安全防护

实施设备专业化、系统集约化、安全制度化的技术升级行动。县财政每年安排专项经费，3 年内为各乡镇配备高速扫描仪（ ≥600DPI ）、专用服务器（ ⩾2T ），满足档案数字化技术标准。统一部署县级档案管理云平台，乡镇通过政务外网接入，规范数据格式（PDF/OCR 双层文件），打通社保、民政等部门数据接口，实现“一次录入、多方共享”，可借鉴重庆“档案资源在线共享平台”模式提升利用效率。安全防护上，委托第三方每季度检测系统安全，部署加密软件脱敏处理涉密档案，建立“每日增量 + 每周全量”备份机制并异地存储于县档案馆，同时严格执行《档案数字化外包安全管理规范》，强化对外包机构监管，防范信息泄露风险。

（三）完善制度体系与考核机制

建立标准明确、责任明确、考核明确的制度体系。制度建设以规范化、标准化为核心，制定《道孚县乡镇档案数字化工作手册》，依据国家标准细化档案分类、扫描精度等 21 项操作标准，附案例图示指导执行，确保验收有据。绘制数字化流程图，设置 A/B 岗并实行“双签入柜”制度，出现数据错误追溯至具体责任人，强化责任意识。将档案数字化进度（年度目标 gtrsim80% ）、数据准确率（ ≈99% ）、安全事故率（0 容忍）纳入乡镇政府绩效考核，占比 5% ，与年终评优挂钩，参考荆州市做法确保实效。此外，探索建立“三合一”制度，规范档案形成、整理、鉴定等流程，提升基础业务水平。

四、结语

道孚县乡镇档案管理数字化转型需以人才为根本、技术为支撑、制度为保障，形成协同治理格局。通过三措并举，有望实现全县乡镇档案数字化率 100% 、查询响应时间 ⩽5 分钟、数据安全零事故的目标，为川西高原基层档案治理提供参考模式。未来可探索区块链技术在档案存证中的应用，借鉴济南平阴县“智慧档案”经验整合系统实现智能化管理，通过数字化、智能化升级为乡村振兴和基层治理现代化注入数字动能。

参考文献

[1]黄春英,蔡丹琳.大数据时代财务档案管理数字化建设的问题与对策[J].中国管理信息化,2024,27(18):89-91.

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[3]冯四清.高校档案数字化技术应用的问题与对策[J].中国管理信息化,2024,27(15):161-164.

作者简介 ：泽仁志玛（1992 年 10 月 5 日），女，藏族，四川雅江，本科助理十一级，助理馆员，研究方向：档案管理。