高校档案信息化服务师生需求的适配性策略研究

一、引言

高校档案作为学校重要的信息资源，承载着学校发展沿革、深化教学科研管理建设等多方面的历史记录与知识资产，对于学校的管理、师生的教学实践、学术研究及个人成长具有不可忽视的作用。高校档案信息化服务的目标是通过现代信息技术手段，为师生提供高效、便捷、精准的档案信息获取途径，提升档案利用效率与服务水平。然而，当前高校档案信息化建设在服务内容、技术应用及用户体验等方面仍存在滞后性，与师生日益增长的多元化、个性化需求不完全适配。因此，深入分析师生实际需求，探索提升档案信息服务适配性的有效策略，具有重要现实意义。

二、高校师生对档案信息的需求特点

（一）教学需求方面

在教学过程中，教师通常需要查阅以往的教学大纲、教案、教学成果等档案资料，了解课程的重点难点设置，以及其他教师在讲授该课程时所采用的教学方法，以此改进教学内容和方法。而学生则可能需要查询与课程相关的学习资料、实习报告范例等档案信息，以提高学习效果。

（二）科研需求方面

高校科研人员对档案信息的需求更为复杂和专业，需要查找本领域的前沿研究成果、相关课题的历史研究资料等，为当前的研究提供历史对比和参考依据，避免重复研究，也有助于拓展研究思路。

（三）个人发展需求方面

师生在个人发展方面也对档案信息有需求。教师在职称评审时，需要准确提供自己的学习经历、教学成果、科研项目参与情况等档案证明材料。学生在申请奖学金、出国留学、参加就业招聘时，也需要相关的成绩单、获奖证书、社会实践证明等档案资料。甚至一些毕业多年的校友，也需要母校提供学籍证明、党团材料等。

三、高校档案信息化服务存在的问题

（一）信息化基础设施不完善

部分高校对档案信息化工作重视不够，硬件设施相对落后，主要体现在服务器容量有限和网络带宽不足两个方面。服务器性能不足，导致在高并发访问时难以快速响应，特别是在学期末师生集中查阅成绩档案与教学资料期间，系统频繁出现卡顿、延迟甚至崩溃现象，严重影响使用效率与用户体验。同时，设备老化不仅降低了运行效率，还威胁到数据存储的安全性，档案信息面临丢失或损坏的风险。多数高校尚未建立完善的灾备机制，缺乏有效的数据备份与恢复措施，进一步影响档案数据的完整性与安全性，难以满足日益增长的服务需求，严重制约了高校档案服务的信息化进程。

（二）档案信息资源建设不优化

档案信息的数字化程度偏低，大量纸质档案仍未实现电子化转换，严重制约了档案信息的高效利用。许多高校尚未建立系统的数字化流程，导致档案系统更新滞后、检索困难。同时，档案分类体系缺乏统一标准与科学规划，部分高校仍采用简单的人名、时间或部门分类方式，忽视了学科属性、研究领域等关键维度。例如，科研档案仅以项目负责人姓名归类，未结合学科门类、研究方向或成果类型进行细分，极大降低检索效率，增加科研人员的信息获取成本。此外，不同学科专业、院系间分类标准不一致，也进一步加剧了档案管理的碎片化问题。

（三）服务平台交互性差

高校档案信息化服务平台往往仅提供单向查询功能，缺乏师生与管理人员之间的互动机制。一方面，师生在查阅过程中若遇到信息缺失、格式错误或权限限制等问题，无法即时获得解答与协助，影响查档效率。另一方面，大部分系统未设立反馈渠道，师生难以对档案内容的准确性、完整性提出意见，造成信息更新滞后。此外，缺少用户评价与建议模块，也使档案管理部门难以获取服务质量的真实反馈，制约了档案服务的持续优化与改进。

四、高校档案信息化服务与师生需求的适配性策略

（一）完善信息化基础设施

高校应提高加强档案信息化建设、以档案信息化服务师生需求的认识，加大对档案信息化基础设施的投入，将档案信息化纳入智慧校园工程统筹建设。从硬件、技术、运维三方面系统推进。首先，在硬件层面，升级服务器设备，提升数据处理能力和存储容量，满足海量档案信息的高效管理需求。其次，在技术层面，引入云计算、大数据等先进技术，构建分布式档案信息存储与管理平台，增强系统的承载能力与弹性扩展性，提高响应速度和服务稳定性。最后，在运维层面，建立完善的硬件维护机制，定期检测、更新设备，确保系统长期稳定运行，为师生提供持续、高效的档案信息服务。

（二）优化档案信息资源建设

加快纸质档案的数字化进程，引入高精度扫描设备和智能OCR识别技术，提升图像清晰度与文字识别准确率。同时，优化数字化流程，实现批量处理与自动校对，提高工作效率。在分类体系建设上，制定统一标准，结合学科属性、档案性质、使用频率等多维度进行科学划分。以科研档案为例，可先按学科领域划分为自然科学、社会科学等一级类别，再依据项目类型、研究方向或完成年份进行二级细分，增强档案检索的精准性与便捷性。

（三）提升服务平台交互性

在档案信息化服务平台增设互动交流模块，如设置在线客服、留言板、智能问答机器人等，便于师生在查询过程中实时反馈问题并获得解答。同时，建立多渠道的沟通机制，如邮件提醒、短信通知等，提升信息传达效率。进一步构建完善的档案信息反馈机制，允许师生对档案内容的准确性、完整性及服务态度进行评价，并设置专人负责收集、分析意见，及时修正错误、补充缺失信息，形成“反馈—处理—优化”的闭环管理模式，持续提升服务质量与用户体验。

五、结论

高校档案信息化服务与师生需求的适配性是一个动态调整、持续优化的过程。这一过程需从多个方面协同推进：首先，完善信息化基础设施，构建安全高效的存储与访问环境；其次，加快纸质档案数字化进程，提升资源利用效率；再次，优化分类体系，增强档案检索的精准性与便捷性；最后，提升服务平台交互性，建立反馈机制，增强用户体验。通过多维度协同改进，不仅能够有效支撑高校教学与科研活动，也能在学生成绩管理、教师职称评审、学术成果积累等方面发挥积极作用，切实服务于师生的全面发展和成长需求。

参考文献：

[1] 孟庆德, 韩丽, 陈家华. 高校学生档案信息化服务模式探究[J]. 兰台世界,2020,(11):86-88.

[2]张丽平,张保芳.高校档案信息化服务探索[J].办公室业务,2020,(07):77-78.

[3]孙伟娜.高校档案信息化服务的影响因素及策略探索[J].才智,2019,(19):221.