数字化技术背景下企业档案管理创新路径探讨

引言

在企业档案工作转型的过程中，应用数字化技术势在必行。企业和档案工作人员都应细致分析数字化管理方式的特征及实施方式，判定现有管理机制中存在的缺陷，并建立目标明确的档案管理体系，从不同维度呈现出企业档案管理的实际效益。

1 企业档案数字化建设概述

1.1 企业档案数字化建设的内容

在企业档案数字化建设中，除了要将现有档案资料加以整理，让档案资料契合数字化转化需求，还要改变档案管理方式，使其整体工作水准达到最优。首先，完成数字化管理平台的建设，企业应该根据自身档案规模及实际数量来建立数字化管理平台，由此显现档案工作的有序性和高效性；其次，健全档案管理的工作程序，确保各项档案整理工作的标准化和规范化，这样才能避免因档案遭受损坏而影响档案数据品质；最后，实施归档整理方案，保存档案原始状态，并着重关注备份工作，确保档案资料的存储安全。

1.2 企业档案数字化管理现状

首先，档案信息处理水准尚显薄弱。企业对数字化档案的实际管理多关注基础性环节，从数据存储方式上加以转变，但在数字化管理方法的运用上尚显不足，档案工作人员在数字化技术应用的认知上仍较为粗浅，信息化处理方案缺乏具体目标导向，难以切实显现数字化技术的实效性。

其次，数字化技术的安全性特征难以显现。由于企业采用的加密技术和信息安全技术缺少实用性，因此，在开展档案管理的实践环节，档案资料泄漏的风险难以彻底规避。

最后，数字化人力资源建设滞后。档案工作人员对档案管理与信息化控制的认知不足，管理技能不足，部分档案工作人员并未接触数字化档案的相关知识，在数字工具的使用上存在较大困难。而且，部分企业在档案工作上关注度不足，人员培训体系呈现出简单化、表层化的特征，未在培训内容上作出深入思考，主要讲授基本的实操技能，培训效果难以显现其实际效用。在这样的管理方式下，企业的数字化档案管理系统运作效率不高，无法充分发挥其应有的功能。鉴于档案工作人员的专业性缺失，在处理档案信息方面暴露出较多问题，由此干扰数字化档案建设的进程。

2 数字化技术背景下的企业档案管理创新意义

2.1 保障档案资料的安全

档案材料是企业的重要数据和信息来源，保证档案数据的完整性是档案工作人员的根本职责。企业的纸质档案数据更容易丢失、破坏，从而使其失去预先设定的价值。而数字化档案材料不再以纸张为介质，因此妥善管理与保存就更为便利。借由建立起数字档案管理体系，可以切实维持档案材料的安全，规避以任何形式违规调录、借取和利用档案资源的情况。

2.2 精简档案管理程序

档案管理流程呈现出较为复杂的特征，需要投入更多时间和资源，并且，企业的经营规模也在持续扩增，与之对应的档案数据数量急剧增加。在这样的背景下，要求企业在档案管理业务方面探索智能化技术应用路径，将大量的档案信息合并到企业在线数据库，减轻基层档案工作的负荷，显示数字管理的实际益处，从而达到对企业现有管理资源进行有序调配的目标。

2.3 节约档案管理资源

档案管理实务是企业一项有价值的工作，而在具体管理事务中出现的各项支出，同样也构成企业经营成本的一部分。在企业竞争气氛日益加剧的情况下，要保证企业的管理资源得到最优分配，从而有效防止企业各项资源的分配失序。对企业档案业务执行规划进行适当简化，充分利用关键档案资源，节省管理支出，保证正常、稳定的管理秩序。档案管理工作在实践层面逐步成为企业经营的重点内容，相关人员需对企业档案数据进行多维管控和有序整合，由此为日常经营决策和企业发展的进一步深化提供基础数据支撑。

当前，在数字化的全面推动下，企业原有档案工作模式已有所改变。企业工作人员使用办公自动化系统，持续改进档案工作方式，进一步显现企业档案开发利用的效用。档案资料的采集、归整及保存是档案管理的基本操作步骤，具体管理方法应与智能化技术进行紧密结合，使企业档案工作在实践层面的应用价值得到最大化凸显。利用数字化的实际工作方式，对企业档案业务工作效率起到较为明显的促进作用，实现对档案存储系统中空间资源的有序规划和分区利用。

3 企业档案管理创新的基本要点

3.1 技术手段创新

档案管理技术层面的革新，可从大数据分析、档案资源智能调度等维度出发，构建更为全面、高效的档案管理体系。目前，运用数字技术对档案进行管理，可以有效地预防档案的遗失。例如，在以物联网为代表的数字技术框架中，档案工作人员需透彻理解物联网体系的多元联系及交互特征，并借助档案信息的收集、汇总、整合及保存等步骤，形成一个互动性强的档案信息网络。物联网平台可以让企业内部员工实现档案的共享，也可以让更多的员工实现档案数据信息的共享，推动企业自动化技术发展水平的提升。

3.2 管理模式创新

全面推进档案工作方式的改革和优化，能进一步促进档案工作各环节顺利开展。因此，在数字化档案的业务执行过程中，应当以企业数据库的形式存储和呈现档案数据，并按照数字企业运作的思路和目标，改进档案管理方法。企业管理层与档案工作人员应尽量保持密切沟通，以达到企业档案数据的多元流动。在传统的档案工作执行理念下，档案工作人员往往被限制在特定工作范围内，但事实上，整个档案工作的实施过程，不能仅限于某一具体企业的单一工作范畴，而是需要依靠多个业务人员的协作交互。为了优化档案管理方法，应重视不同职位员工的互动与协作，彻底解决档案管理工作中信息不畅的问题。

3.3 体制机制创新

档案数字化系统的确立与采用，可以保证档案管理各环节都能与企业现有发展计划相匹配。管理人员应制定一套完整的企业档案管理执行保障标准，并引导档案工作人员按照现行的企业内部标准体系进行操作。搜集企业现有的档案资料，组织并汇总相关档案资料，确保档案存取便捷并提升企业档案资源的利用效益。企业档案管理工作适应于全过程管理理念，因此，档案工作人员要对各类档案原始数据进行全面搜集，并借助专用资料处理手段及工具，逐步构成完整的企业档案资源库。企业档案材料普遍具有大的体量，其业务实施的难度逐步增加。为此，档案工作人员需要提取档案资源中有价值的数据源，在整理、加工的基础上，促使档案材料得以充分采纳和应用。

4 数字化技术背景下的企业档案管理创新完善路径

企业档案管理和数字化技术手段之间是相互关联的，为了更好地发挥档案工作的效能，应建立在正确运用数字化手段的基础上。当前，许多企业都在更深层次地探讨运用智能化技术进行档案管理，其核心是整合已有的企业管理实践资源。具体来说，档案操作人员在收集档案数据、汇总档案数据、获取和使用档案数据的整个流程中，对智能化档案管理模式的引进与应用给予更多关注及支持。

4.1 数字化管理保障制度的优化

企业档案数据的规模较大，档案数据类型更为复杂，在这种情况下，档案工作人员若仍以人工方式搜集档案资料，势必造成企业人力资源投资成本过高。为此，管理人员应该尽早地调整具有滞后性的档案人工管理和收集方式，以精细化为核心的管理理念，为档案管理体系的建设提供支撑。在企业内部管理准则中，需要确立档案工作保障机制，明确各个部门职能职责。企业档案资料类型繁多，数量庞大，应妥善处理，非企业内部员工或无权限人员，不能自由访问档案数据库。企业应将档案资料的安全作为其重要目标，为构建完备的档案信息安全监督体系，必须与数字化的现代化管理技术相结合。若档案操作人员发现企业数据库存在安全危险时，应及时进行深层次的排查，并适当消除企业档案数据保存环节的风险因素。档案材料应满足完整和系统的基本需求，以防止档案材料中包括企业的金融资产在内的数据信息遗失。档案工作人员应对企业档案数据的完整性进行适当的保护，并对企业员工的档案查阅和利用行为进行有效规制。

4.2 搭建信息化管理平台

信息化平台在提高档案管理效率和改善档案管理方式方面起着举足轻重的作用，因此，应该在全国范围内建立信息化和数字化的企业管理平台。档案工作人员要能正确地运用网络数据库，严密预防和控制出现数据遗失事件。档案管理平台需要建立对人员的访问进行认证，并与网络杀毒、防火墙等专业的技术手段相结合，保证企业的数据的完整性，从根源上防止企业档案资源的损毁。大数据下的企业管理实务工作方法，可以帮助企业取得最好的档案管理成果，档案工作人员要擅长将已有的企业档案资源进行整合。比如，云平台等数字化技术手段，客观上提升了企业档案信息的安全性，拓宽档案数据的共享空间。同时，在云计算平台上进一步发展，通过对业务人员进行严格的培训，确保其能够熟练地掌握云计算平台的运行流程，并对关键档案信息进行加密。

4.3 提升档案工作人员的专业素养

要使数字化档案管理的效用最大化，就需要立足现有企业人力资源，然而，从当前的情况来看，许多企业在导入档案数字化过程中，并未形成一支有效的管理队伍。为此，档案工作人员应该完全遵循企业的经常性岗位考评体系，持续努力提高自己的数字业务实践能力。企业所进行的档案管理各层次工作，只有以档案信息化人才为基础，才能收到良好的实际效果。在目前的企业档案管理信息化人才培养工作中，管理人员应充分关注档案专业人员的选聘问题，进行全面的信息化业务培训工作。

结语

在信息技术变革的大环境下，企业档案工作人员应更加主动地拓宽档案管理的途径。鉴于企业档案工作的内容复杂多样，尤其是对具有特定价值的非结构性档案信息，需要采取全面搜集、鉴别、著录、保存与整合等管理措施，并运用数字化技术进行档案管理方式的改革。通过建立新型档案管理系统，使档案部门和其他部门之间保持密切合作，为推动档案管理改革与创新提供动力。

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