人事档案管理中应用新技术的策略研究

一、引言

人事档案是个人经历、政治思想、业务能力、工作表现等方面的真实记录，对于组织的人才管理、决策制定等具有重要意义。随着信息技术的飞速发展，大数据、云计算、人工智能等新技术不断涌现，为人事档案管理带来了新的契机。常德市教育局作为教育管理部门，拥有大量的人事档案，传统的档案管理方式已难以满足日益增长的管理需求和服务要求。因此，研究新技术在人事档案管理中的应用策略具有重要的现实意义。

二、人事档案管理现状及问题

（一）管理现状

目前，人事档案管理主要采用传统的纸质档案与部分电子化管理相结合的方式。对于高校毕业生档案，已建立了一定的查询机制，如通过电话、微信公众号以及常德智慧教育云平台等方式进行查询 。但整体管理过程中，仍存在诸多依赖人工操作的环节，如档案的整理、分类、装订等工作，效率较低。

（二）存在的问题

首先，纸质档案的存储需要大量的空间，且随着档案数量的不断增加，存储空间愈发紧张。在档案的查找和借阅过程中，需要人工在众多纸质档案中进行翻阅查找，耗费大量的时间和精力。例如，在进行教师职称评定时，需要查阅教师的人事档案，传统方式下，工作人员往往需要花费较长时间才能找到所需档案，影响了评定工作的进度。其次，教育局内部各部门之间以及与其他相关单位之间，人事档案信息共享存在障碍。由于缺乏统一的数据标准和有效的信息共享平台，导致在一些工作协同过程中，信息传递不及时、不准确。比如，在教师调动过程中，教育局与学校之间关于教师人事档案信息的沟通和共享存在延迟，影响了教师调动工作的顺利进行。最后，在电子化管理部分，虽然采取了一些基本的数据备份措施，但对于数据的加密、访问权限控制等方面还存在不足。一旦存储设备出现故障或遭受网络攻击，可能导致人事档案数据的丢失或泄露，给个人和组织带来严重的损失。

三、新技术在人事档案管理中的应用优势

（一）提高工作效率

利用大数据技术，可以对海量的人事档案数据进行快速处理和分析。通过建立智能化的档案管理系统，实现档案的自动分类、归档和检索，大大提高了档案管理工作的效率。例如，通过关键词搜索，能够在瞬间从大量档案中找到所需信息，节省了人工查找的时间。

（二）增强数据安全性

云计算技术提供了强大的数据存储和备份能力，并且具备完善的安全防护机制。将人事档案数据存储在云端，可以有效避免因本地存储设备故障导致的数据丢失风险。同时，通过加密技术和严格的访问权限控制，确保数据的安全性和保密性，防止数据泄露。

（三）促进信息共享与协同工作

借助人工智能技术和先进的信息管理平台，可以打破信息孤岛，实现教育局内部各部门之间以及与其他相关单位之间的人事档案信息共享。不同部门可以实时获取所需的档案信息，提高工作协同效率。例如，在教育人事政策制定过程中，相关部门可以通过共享平台获取全面的人事档案数据，为政策制定提供有力的数据支持。

四、新技术在教育局人事档案管理中的具体应用

（一）大数据技术的应用

一方面，档案数据的深度挖掘与分析。通过大数据技术，对教育局人事档案中的数据进行深度挖掘，分析教师的年龄结构、学科分布、职称晋升趋势等信息。例如，通过对教师年龄结构的分析，预测未来几年教师的退休情况，为教育部门提前做好师资补充规划提供依据。通过对学科分布的分析，了解各学科教师的配备情况，以便合理调整教师资源配置，优化教育教学结构。另一方面，精准服务与决策支持，利用大数据分析结果，为教师提供精准的服务。比如，根据教师的专业发展需求和培训记录，为其推荐个性化的培训课程。同时，为教育部门的决策提供支持，在教师招聘、职称评定等工作中，基于大数据分析的结果制定更加科学合理的政策和标准。

（二）云计算技术的应用

采用云计算技术，可以将教育局的人事档案数据存储在云端。云存储具有弹性扩展的特点，可以根据档案数据量的增长随时增加存储容量。同时，云服务提供商通常会提供多重数据备份和恢复机制，确保数据的安全性和可靠性。例如，即使某一地区的云服务器出现故障，也可以从其他备份节点快速恢复数据，保障档案管理工作的正常进行。教师和教育管理人员也可以通过互联网随时随地访问存储在云端的人事档案信息，实现远程办公和协同工作。例如，在教师异地培训期间，培训管理部门可以通过云平台查阅教师的培训档案和学习记录，及时了解教师的学习情况，为培训效果评估提供依据。不同地区的教育部门之间也可以通过云平台共享人事档案信息，加强区域间的教育人才交流与合作。

（三）人工智能技术的应用

一方面，利用人工智能的图像识别、自然语言处理等技术，实现人事档案的智能分类和检索。通过对档案内容的分析，自动将档案分类到相应的类别中，如教师个人基本信息、教学成果、培训记录等类别。在检索时，用户只需输入相关关键词，人工智能系统即可快速准确地找到所需档案，大大提高了检索效率和准确性。另一方面，档案信息的自动审核与更新。人工智能系统可以对人事档案信息进行自动审核，检查信息的完整性、准确性和一致性。例如，在教师职称评定申报过程中，系统可以自动审核申报材料中的各项信息是否与档案中的已有信息一致，是否符合职称评定的条件和标准。同时，当教师的个人信息发生变化时，如职务晋升、获得荣誉等，系统可以根据相关数据来源自动更新档案信息，确保档案信息的时效性。

五、结语

总之，随着信息技术的不断发展，将大数据、云计算、人工智能等新技术应用于教育局人事档案管理工作中，是实现档案管理现代化、提高管理效率和服务质量的必然趋势。相信在新技术的推动下，教育局人事档案管理工作将迈向一个新的台阶，为教育事业的发展提供更加有力的支持和保障。在未来的研究中，可以进一步探索新技术在人事档案管理中的深度应用，以及如何更好地应对新技术带来的挑战，不断优化人事档案管理工作。

参考文献：

[1]马红岩;张贵娣.信息化背景下流动人员人事档案管理转型思考[J]山东人力资源和社会保障,2024(07)

[2]谌长春.信息化时代干部人事档案管理与利用现状的探索[J]办公室业务,2024(15)

[3]薛元霞.信息化技术在人事档案开发利用中的应用方式探讨[J]兰台内外,2024(18)