基于数字化转型视角下政协机关档案管理创新路径研究

在数字化转型的推动下，档案管理正在从单纯的档案存储逐步向档案数据的管理和利用转变。数字化档案管理能实现信息的集中化、系统化管理，减少传统档案管理中信息孤岛现象的发生。数字化转型为档案管理提供如大数据分析、云计算与人工智能等技术，不仅提高档案信息的利用效率，还增强档案数据的安全性和保密性。数字化转型不仅改变档案的存储和管理方式，更加剧信息流通的速度与复杂性。在这一背景下，数字化档案管理创新已成为政协机关顺应时代变革、提升管理效能的必然选择[1]。

1.数字化档案管理在政协机关中的应用优势

1.1 提高档案管理效率及信息安全保障能力

传统档案管理方式非常依赖纸质档案，由于纸质档案存在存储空间有限、检索效率低下、物理安全性差等问题。而管理数字化档案通过电子化的方式存储档案，不仅节省存储空间，并实现快速检索和查询[2]。利用数字化档案管理系统，实现档案的自动化、智能化分类、整理、存储和查询，极大提升办公效率。与此同时，数字化档案管理也显著提升档案信息的安全保障能力。

1.2 便于档案信息的共享与利用

用数字化档案管理使档案信息更加便于共享与利用。政协机关用数字化档案管理系统，可轻松地将档案信息传递给需要的人员或部门，实现档案信息的实时共享；此外，数字化档案管理还能支持远程访问和在线协作，使利用档案信息更加便捷、高效，有助于推动档案信息的跨组织、跨领域共享与利用。

1.3 优化档案管理流程与成本控制

数字化档案管理有助于优化政协机关的管理流程，实现有效控制成本。通过数字化档案管理系统，帮助政协机关简化档案归档、借阅、归还等流程，进而减少纸质档案的使用与管理成本；同时，数字化档案管理还有效减少档案信息的物理损坏和丢失风险，避免因档案管理不当而导致的损失和纠纷。

2.政协机关数字化档案管理存在的现实困境

2.1 数字化档案管理技术落后

当前，随着信息技术的不断发展、新的档案管理技术和工具不断涌现，但政协机关由于资金、人员等限制，难以及时引进和应用这些新技术，导致档案管理水平无法跟上时代步伐；尽管多地已推进档案数字化，但存在采集精度低、数据孤岛现象突出等问题。

2.2 数字化档案管理制度不规范

由于档案管理缺乏统一的数字化档案管理标准和规范，导致档案信息的录入、查询、利用等环节效率低下。对此，政协机关应加大更新档案管理系统的投入力度，及时引进先进的档案管理设备、技术，提升系统的功能。结合自身实际情况和需求，制定统一的数字化档案管理标准和规范，明确档案信息的录入、整理、存储、查询和利用等环的管理制度，以此提高办公效率。

2.2 数字化档案管理人才队伍薄弱

政协机关数字化档案管理人才队相对薄弱，不仅制约数字化档案管理工作的深入推进，也影响政协机关的整体工作效率。具体来看，政协机关数字化档案管理人才队伍存在的问题主要表现在缺乏专业人才、人才结构不合理、人才培养机制不健全。

3.政协机关档案数字化创新发展路径

3.1 引进先进技术，提高数字化档案管理效率

针对当前政协机关在档案管理中存在的不足，应采取积极、有效的措施引进先进的数字化技术，以提升档案管理的效率和质量[3]。诸如，利用OCR技术，精准识别和快速提取档案文字，极大减轻人工录入的工作量，并提升信息的准确性。借助云计算技术，实现档案信息的云存储和云共享，打破传统档案管理中的地域限制，实现档案信息的便捷流通与使用。利用大数据技术深度挖掘和分析档案信息，更好地理解档案的内在规率。

3.2 完善数字化档案管理制度

事业单位应建立健全数字化档案管理制度，明确数字化档案管理的目标、原则、职责和操作流程。制定详细的档案管理规定，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、利用和销毁等环节，确保数字化档案管理的各项工作都有章可循、有据可查[4]。同时，建立监督机制，定期对数字化档案管理工作进行检查和评估，确保制度的有效执行。

3.3 加强政协机关人才队伍建设

针对政协机关数字化档案管理缺乏专业人才、人才结构不合理、人才培养机制不健全等问题，首先，加大专业人才引进力度。通过多种渠道积极引进具备数字化档案管理专业知识和技能的专门人才，为数字化档案管理工作提供人才保障；其次，优化人才结构。根据单位实际工作需要，合理调整人才结构，注重培养高层次、复合型人才。通过内部培训、外部交流等方式，提高现有数字化档案管理人才的业务水平和综合素质；最后，完善人才培养机制。政协机关应建立健全数字化档案管理人才培养机制，制定详细的培养计划和实施方案。通过定期开展培训、组织交流活动、设立奖励机制等方式，激发人才的学习热情和创新能力。建立人才评价体系，定期考核、评估数字化档案管理人才，为人才成长提供长效支持。

4.结论

数字化转型对政协机关档案管理带来机遇的同时也带来许多新的挑战，而创新路径探索是应对这些挑战的关键。数字化转型不仅改变档案管理的形式和方式，更加深其对技术创新和管理创新的依赖。政协机关须在技术与管理创新的双轮驱动下，构建系统化的数字化档案管理框架，以应对复杂的挑战，实现高效、安全、智能的档案管理。通过不断地实践和研究，相信数字化转型将为政协机关的档案管理领域带来更加广阔的发展空间和更高的管理效能。

参考文献

[1] 刘亭.政协机关档案管理数字化路径探究[J].黑龙江档案,2022,(05):252-254.

[2] 杜建桥.信息时代企业档案管理工作的现状与创新思路[J].乡镇企业导报,2024,(09):207-209.

[3] 杨林.数字化战略转型期档案服务业发展取向与演进路径分析[J].档案管理,2023,(04):111-114.

[4] 游明.数字化转型背景下机关事业单位档案管理创新路径研究[J].办公自动化,2025,30(05):58-60.