高标准农田建设项目档案管理的现状与优化策略

引言

高标准农田创建是执行国家粮食安全战略的关键举措，项目档案作为创建进程，品质把控和后期守护的原始记录，对于项目验收，审查监督以及长久效益发挥有着不可或缺的价值，不过，伴随创建规模增大，管理要求上升，档案管理慢慢表现出同实际需求不相符合之处，一方面，档案管理机制未完全契合高标准农田“点多面广，参加方多，时间长”这一特点，另一方面，数字化技术应用滞后于管理需求，致使档案资源利用效率低，所以，系统剖析当前档案管理的现状及其存在的问题，给出有针对性的改善策略，对于改进高标准农田创建管理水平有着十分重要的意义。

1 高标准农田建设档案管理现状分析

1.1 档案管理机制现状

目前，高标准农田建设项目档案管理已初步建立制度体系，国家层面发布《高标准农田建设通则》《建设项目档案管理规范》等文件，对档案分类、归档范围、保管期限作出规定，地方层面结合区域特点制定实施细则，为档案管理提供基本遵循，但制度落实“形式主义”问题突出，部分基层单位对档案管理重视程度不够，导致制度要求与执行相脱节，如部分项目赶工期、人员流动大，未严格按文件收集整理时间节点要求。管理主体职责划分上，农业农村部门充当牵头单位，统筹协调工作由其负责，建设单位则承担起具体归档任务，档案行政管理部门给予业务指导，由于多主体之间缺少常态化的协作机制，权责界限变得模糊，容易出现“多头管理”或者“责任真空”的情况，就拿施工期间形成的变更文件来说，倘若建设单位同监理单位沟通不顺畅，就会造成归档延误或者遗漏。

1.2 档案管理实践现状

做好高标准农田建设工程档案管理，是高标准农田建设提质升级的重要手段，也是加快完善建后管护机制的有效抓手。总体上说，相关农业农村部门应在加强项目档案管理、建立完整项目档案、规范项目档案保存期限上着力，推动有条件的地方，通过全国农田建设监测监管平台实行高标准农田建设项目电子化管理。同时，针对建设过程中出现的质量问题，在档案工作环节做好整体优化，高标准农田建设项目档案资源类型繁杂，内容丰富，涉及规划设计文件（可行性研究报告，施工图纸），施工记录（隐蔽工程验收单，材料检测报告），监理文件（质量检查记录），验收材料（竣工决算报告）等，都是项目质量的直接体现，也是后期运维的重要参考，但当前档案资源形成存在“重结果，轻过程”的现象，部分重要环节的文件（施工变更依据，质量检测原始数据）没有完全保存，导致档案的凭证作用受到影响。

2 高标准农田建设项目档案管理问题分析

2.1 管理机制协同性不足

制度设计与基层实践的适配性不足成为主要矛盾，国家层面档案管理规范多为原则性要求，高标准农田建设存在明显的地域性与项目性（南方水田与北方旱地建设标准不同），造成部分基层单位制度执行时陷入“一刀切”的困境。多主体协同管理机制未形成，农业农村部门、建设单位、施工单位、监理单位、设计单位之间没有形成信息共享平台，文件传递依靠线下沟通，存在“信息孤岛”。2.2 档案资源完整性和时效性缺陷档案资源完整性不足表现为关键环节文件缺失，高标准农田建设包含规划设计、施工建设、质量验收等环节，某些项目由于过程管理粗放，施工日志、材料进场验收单等过程性文件缺失，致使档案无法完全还原建设过程，部分单位为了赶工期，未按节点归档，档案形成落后于项目建设进度，甚至出现“先验收、后补档”等违法行为，降低了档案的法律效力。而且，档案资源和项目需求不匹配。目前档案管理只对纸质文件进行静态保存，缺少对档案内容的挖掘以及动态关联，造成档案在项目审计、质量追溯、后期管护中的利用率不高。土壤改良记录与作物种植效益没有数据关联，无法发挥档案的决策支持作用。

2.3 数字化管理水平滞后

传统介质管理还是当前的主流，纸质档案占到 70% 以上，电子文件只是辅助形式，纸质档案容易受环境因素影响（潮湿、虫蛀），长期保存成本高，检索效率低。一些项目虽然尝试了电子化管理，但是数字化只是把文件扫描一下，没有提取元数据，没有分类标引，没有全文检索，电子文件成了“电子化纸质件”，没有提高利用效率。信息化支撑能力不够，档案共享和长久保存受限制，缺少涵盖全生命周期的档案管理平台，建设单位，施工单位，档案行政管理部门之间数据互通不顺畅，容易产生“数据孤岛”，一些单位由于资金或者技术限制，没有采用符合国家标准的电子文件管理系统，造成数字档案格式不兼容，长久可读性存疑。

结语

高标准农田建设项目档案管理是保证工程质量，改善管理效能的重要根基，当前的状况显示制度执行，主体合作，技术应用等方面存在不少欠缺，以后要从三个层面去改良，第一，完善制度体系，制订符合地域特色的档案分类，归档细则，加大制度执行的监督考核力度；第二，创建起多主体协同机制，搭建信息共享平台，明晰权责界限，引进第三方监管；第三，加快数字化转型，开发符合行业标准的管理系统，做到档案资源的全程数字化经营和智能分析，通过系统的改革，促使档案经营从“被动保管”向“主动支撑”转变，给高标准农田经营的可持续发展赋予强有力的保证。展望未来，高标准农田建设项目档案管理会在制度，技术，协作这三方面不断努力，通过不断地更新改良，塑造起科学高效，规范有序的档案管理架构，给农田创建给予精准，完备的数据支撑，助力农业现代化和可持续发展迈上新的台阶。

参考文献

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