信息数据化背景下企业人力资源档案管理创新研究

摘要：为了提升企业人力资源档案管理工作水平，本文主要对信息数据化背景下企业人力资源档案管理创新进行研究，文中分析了工作中的问题，并且提出了有效措施，希望可以为有关人员提供参考。

关键词：信息数据化；企业；人力资源档案管理；创新

信息技术在快速的发展中，已经在各领域中得到了应用，企业人力资源档案管理工作受到了信息数据化影响，为了适应工作发展要求，需要积极的引入及应用先进的技术，有效地整合资源，建立完善的管理体系，优化人力资源管理效果，促进企业健康发展。

1、信息数据化背景下企业人力资源档案管理中的问题

1.1综合型人才不足

很多企业朝着国际化发展，这就需要构建和国际市场接轨的人力资源档案管理办法，但是很多企业对东道国市场以及人力资源情况缺乏足够的了解，且缺乏综合型人才，限制了跨国业务开展。

1.2缺乏现代化管理制度

一些企业在现代化转型中忽视了人力资源档案管理制度的调整，使得现有的管理标准和方法与企业发展要求不符，影响了工作效果及作用发挥。

1.3技术支撑不足

第一，很多企业管理人员对这项工作缺乏足够的重视，并未增加资源投入，加强信息化建设和管理。第二，企业人力资源档案管理包含较多的内容，除了要做好各项信息筛选及管理之外，还要为企业相关工作开展提供参考，然而因为企业缺乏完善的管理系统，使得内部信息传递受到影响。

1.4并未实现全员参与

在工作实践中，很多企业均让人力资源部门负责，部分部门忽视了人力资源管理，没有积极的收集人力资源方面的数据和文件，导致现有资料无法体现部门人力资源变化情况。部分部门负责人员的反馈意识不足，没有及时将该部门的人员需求告知人力资源管理部门，影响了人力资源部门的作用发挥。

2、信息数据化背景下企业人力资源档案管理创新策略

2.1加强综合型人才培养

首先，提升高层对这项工作的重视度。第一，在人力资源档案管理中应该形成正确的理念，提升大局意识，实现以人为本，服务先行。第二，如果企业有跨国业务，需要统一规划及安排人力资源档案管理，分公司应主动地对接东道国人力资源市场，利用猎头公司引入符合要求的人才，补充人力资源。

其次，基于实务培养综合型人才。高层管理人员应该重视基层工作，定期或不定期的抽查相关工作情况，让管理人员能够形成较强的风险意识，让其能够通过档案资料数据了解职工工作能力、职工流失、职业健康等风险，并且分析这些给企业人力资源带来的影响。管理人员需要持续加强风险防控意识，分析风险因素，积极的采取应对措施。

最后，提升管理人员的档案利用意思。档案管理人员应该明确人力资源档案的重要性，确保档案信息质量，加强和企业管理层的沟通，为企业发展提供依据。

2.2构建健全的管理制度

首先，构建日事日毕及日事日清制度。企业每天均会产生很多的人力资源数据，要想提升人力资源档案管理工作的高效性，需要落实该制度，每天均要完成当日的工作，禁止拖延，保证各项工作时效性[1]。其次，构建岗位责任制。安排专门的人员负责信息化管理，管控人员权限，禁止无关人员登录人力资源档案管理系统，防止产生没有必要的问题；还要安排专门的人员负责入职以及离职流程，做好资料收集工作，及时记录到档案中，同时清楚地说明离职原因，档案中还需要记录离职人员的意见与建议，为后续工作优化提供依据；在档案调阅中应该落实好责任，安排专门的人员负责追踪，监督现场借阅情况，防止产生随意修改档案的问题。最后，构建与企业发展要求相适应的工作制度。跨国企业应该掌握东道国行业企业人力资源档案管理情况，积极参考经验和做法，确保国外分公司的工作标准及方法符合地方行业情况。

2.3加强技术支撑

第一，要想提升相关工作的高效性，企业应该应用人力资源文档一体化管理模式。基于运用文档一体化管理系统，可以对接不同的部门，采集人力资源信息，形成系统的文档，为档案采集、立卷归档、类型划分等工作开展提供便利，保证工作的时效性。利用该模式可以借助数字技术，提升工作的高效性及准确性，防止文件产生风险，增加档案文件使用时间，减少管理成本。

第二，重视信息泄露问题。虽然在人力资源档案管理中运用信息化技术具有显著的优势，但是也存在一些问题，比如安全问题，因此，企业应该引起重视，采取有效的措施，保护信息安全及网络运行安全。首先，形成有效的网络拓扑设计，提升网络的稳定性及安全性。其次，在档案信息化管理平台中运用安全预警技术，控制访问行为，禁止无关人员访问，技术人员需要研究开发系统安全日志，明确非法操作特点及形式，制定有效的防控计划，从而减少各种风险[2]。最后，容灾系统。要想应对不可抗力因素，保证软硬件系统安全，需要定期做好备份工作。

第三，强化技术培训。企业为了提升人力资源档案信息化管理水平，应该重视人员技术培训，让其规范的进行操作。比如职工档案内容填写、相同人员不同材质档案存放、档案盒索引，均要依据相关规定进行操作，清楚的划分类型，合理的进行存放，规范的做出标注。档案管理人员需要灵活的运用信息技术，高效的采集人力资源数据信息，深度的对其进行分析，从而及时找出其中的风险，预先告知人力资源部门，加强风险防控。除此之外，管理人员应该及时了解政府及行业信息，把握重要数据，体现行业人力资源状况、技术数据，和各部门互通共享。

第四，以数据为驱动，发挥人力资源档案管理工作的指导作用。企业和行业人力资源存在交叉，因此，企业人力资源档案管理能够获取行业相关信息，为企业提供指引。对此，企业应该加强信息化建设，构建完善的信息化管理系统，加强技术应用，促进工作深入行业，分析行业人力资源变化和资源配置、政府政策、科技发展的关系，帮助企业预测行业发展趋势，及时的调整发展方式[3]。

2.4促进全员参与

首先，加强宣传工作。人力资源档案管理及宣传部门应该加强合作，利用企业的各种平台开展宣传活动，让所有职工明确档案管理工作的价值，积极配合工作，确保有关资料的系统性及完整性。其次，与其他部门进行合作。引导相关部门领导意识到部门人力资源流动情况及特点，发现管理中的不足与问题，持续提升部门管理的高效性，合理、科学的应用人才，减少人才流动问题，有效地发展人才。再次，相关部门领导应该重视人力资源需求反馈。人力资源管理部门应该与相关部门进行沟通，及时采集不同岗位要求，引导其提出意见和建议，还要连接管理层，了解基层想法。基于开展这些工作，能够让相关部门更好地支持人力资源管理工作，主动地参与到人力资源和档案管理工作中。最后，对接行业，采集行业人力资源信息。部门需要利用该体系对接招聘平台以及行业网站，持续采集信息，为相关部门的岗位设置提供依据，如工作内容、薪资待遇等，提升人力资源管理效果，人让企业内部人员均提升对这项工作的重视度，加强档案意识。

结语：

综上所述，人力资源档案管理具有重要的意义，信息数据背景下，企业应该对工作进行改革及创新，因此，企业应该结合实际情况，采取多样化的措施，不断提升工作水平。

参考文献：

[1]权瑞瑞. 信息数据化背景下企业人力资源档案管理创新分析 [J]. 办公室业务， 2025， （01）： 16-18.

[2]高爱芹. 试析中小企业人力资源档案管理信息化的实现 [J]. 人才资源开发， 2017， （09）： 55-57.

[3]徐航. 浅论数字环境下的企业人力资源档案管理[C]// 新形势下档案资源 管理 服务. 山西省交通规划勘察设计院;， 2014： 4.

作者简介：郑文英（1985.08）女，汉族，湖南汨罗，硕士研究生，馆员，从事人力资源工作