档案安全管理中的风险识别与控制策略

引言

随着数字化转型步伐加快，档案载体形式和存储环境复杂性显著增加，物理损毁、网络攻击、人为泄密新风险不断出现。传统的管理模式已经很难迎接多维度的安全挑战，迫切需要构建系统化的风险识别框架和动态防控机制。本文立足于档案安全管理的实际，从物理、技术、人为三方面剖析风险产生的原因，并结合技术防护、制度优化、综合治理等方面提出有针对性的对策，对韧性安全体系的建设提供理论参考和实践路径。

一、档案安全管理中的风险识别

（一）物理风险

一是档案存储环境温湿度发生变化会使纸质档案腐败破坏。温度过高或者湿度过大都会造成纸张易碎、易碎、霉变，而长时间的不合适环境又会加快纸张老化进程，甚至会直接造成档案内容丢失。二是火灾为物理风险之首。档案自身纸质结构具有易燃性，在火灾情况下，未经备份和保护的档案就有可能遇到不可逆转的损失[1]。

（二）技术风险

一是信息系统安全漏洞问题是技术风险中的一个关键问题。在科技日益发达的今天，黑客攻击、病毒入侵等网络安全事件也频繁发生，若档案存储系统没有得到及时漏洞修复或者缺少必要防护措施，就会造成档案被非法访问、篡改、泄密。二是数据备份和恢复机制不健全也是技术风险存在的一个重要表现 [2]。当档案数据出现缺失或者破坏时，如果缺乏健全的数据备份系统或者恢复流程，就会造成档案在修复或者修复时出现数据缺失等问题。

（三）人为风险

一是操作失误是人为风险中最为普遍的一种。档案管理人员可能会因为操作失误而造成档案数据的缺失，破损或者是不能进行有效的检索等问题。如文件删除没有备份、信息录入不正确、存储路径不正确等，这些都会给档案完整性带来威胁。二是恶意破坏是人为风险最主要的体现之一。档案管理人员或者外部人员如果故意对数据篡改、删除、窃取档案信息就会严重威胁到档案安全。

二、档案安全管理中安全风险的控制策略

（一）技术性控制措施

其一，数据加密技术就是其中一项基本而又重要的技术控制手段。通过加密档案数据的存储与传递，可以有效地阻止未经许可的人获取或者篡改档案内容。加密技术不仅在数据存储阶段起到保护作用，在数据传输过程中，尤其是在互联网上传输时，使用加密协议（如 SSL/TLS）也能有效避免数据泄露或中途被篡改。所以，保证全部档案数据存储与传输时完全加密，是技术控制最重要的工作。其二，将备份和灾难恢复系统作为保障档案数据安全性的一项重要技术措施。不论因硬件故障、系统崩溃、外部攻击等原因造成档案丢失，完善的备份系统都能保证数据得到恢复。常用的技术手段有定期本地备份、云备份、异地备份等，采用多重备份手段，有效地减少单一备份点不成功所造成的危害。另外，灾难恢复系统应该与业务连续性计划相结合以保证灾难事件之后档案能快速地恢复正常利用。在此过程中对备份数据进行完整性验证与恢复测试一样关键，以保证备份数据不被破坏或者丢失。

（二）管理性控制措施

其一，完善的档案安全管理制度为根本保障。在档案管理制度中，要明确档案在分类、储存、传递、利用各环节中的具体需求，对不同种类档案规定安全保护级别。通过建立详尽的档案安全管理规范可以对日常管理起到清晰的操作指引作用，保证每项作业都能达到法律法规及行业标准的要求。另外，该系统还将涉及应急预案及处理流程等内容，以保证安全事件发生时能快速有效地采取应对措施以降低损失。其二，将档案安全责任落实作为管理性控制措施。在进行档案管理工作时，需要对各级管理人员职责进行明确，保证每个参与档案管理工作的人能够清楚职责范围。如档案管理员承担着日常访问及保管任务，系统管理员承担着信息系统安全保护任务，领导层承担着总体安全战略制定及监管任务等。通过明确分工和建立层级责任制可以避免职责不清或者管理层次不明造成安全漏洞。更进一步地，对档案安全责任进行定期检查和考核，保证各方面责任得到落实，还可以切实提升管理水平。

（三）综合性控制策略

其一，综合性控制策略注重技术与管理有机融合，努力使技术手段与管理制度产生相辅相成的协同作用。技术性控制措施例如数据加密、备份、恢复系统、权限管理都可以对档案数据的安全提供有力保障；而明确职责分工、安全培训、监督审计的管理性控制措施，则可以保证技术措施的有效落实和日常管理的遵循。通过这一多维度防护体系能够将技术漏洞与人为失误给档案安全带来的冲击降到最低。其二，综合性控制策略也侧重于从风险评估与应急响应角度综合规划。档案安全管理不只是一个简单的防范措施，而是要通过经常性的风险评估来发现可能存在的安全威胁，并以此为依据制定有针对性的控制策略。在开展风险评估时，除考察技术系统安全性之外，还应综合考虑档案管理人员运行行为、档案存储环境及可能存在的外部威胁，综合分析。

三、结束语

档案安全风险管理作为一项动态演进的系统性工程，需要综合考虑技术防护能力和管理效能的提升。本文通过多维风险分析表明，有效的防控策略应实现技术措施（如区块链存证）、管理规范（如权限分级）与应急机制的有机融合。今后需要进一步重视人工智能和量子加密新技术在档案安全中的运用，同时加强跨部门协同治理以形成防范 - 回应 - 修复全链条防护网络，最终使档案安全由被动应对转向主动防御范式转变。

参考文献：

[1] 张莹 , 金耀鹏 , 刘文山 , 等 . 总体国家安全观下企业档案安全风险识别治理研究——以国网海东供电公司涉密档案管理为例[J].档案管理 ,2025(1):89-92.

[2] 吴远鹏 . 轨道工程档案信息化管理存在的风险与安全管理措施 [J]. 互动软件 ,2023(4):3817-3818.