信息化背景下乡镇卫生院档案管理模式创新研究

一、引言

乡镇卫生院作为基层医疗卫生服务体系的核心节点，承担着居民健康管理、疾病预防、基本医疗服务等职能。档案管理作为卫生院管理的基础环节，不仅记录着居民全生命周期健康信息，更是医疗质量监控、公共卫生决策的重要依据。传统档案管理模式存在信息分散、更新滞后、利用效率低等问题，难以满足现代医疗卫生服务需求。在信息化背景下，如何通过技术创新实现档案管理模式的转型升级，成为提升基层医疗服务能力的关键课题。

二、乡镇卫生院档案管理现状与问

（一）基础设施薄弱制约发展

多数乡镇卫生院档案管理仍依赖纸质载体，存在空间不足、防潮防虫设施缺失等问题。电子档案存储设备老化，部分卫生院未配备专用服务器，导致数据存储容量有限且安全性不足。例如，某县调查显示， 63% 的乡镇卫生院档案室未安装空调，夏季高温导致纸质档案发黄变脆； 45% 的卫生院电子档案存储仅依赖单台电脑，无异地备份机制。

（二）信息化水平滞后影响效率

档案管理系统建设普遍滞后，仅 12% 的卫生院实现与区域卫生信息平台的对接。数据采集仍以人工录入为主，门诊、体检、预防接种等场景信息未实现自动同步。某市卫健委抽查发现， 38% 的健康档案存在信息断档，如居民在村卫生室测量的血压未及时更新至系统。

（三）管理制度缺失导致风险

档案管理制度不完善，存在借阅登记不全、归还不及时、分类不科学等问题。某省审计显示， 21% 的卫生院人事档案存在涂改现象， 15% 的病历档案因保管不善导致关键页缺失。同时，信息安全防护薄弱，仅 9% 的卫生院部署防火墙，居民隐私泄露风险较高。

（四）人员能力不足制约创新

档案管理人员多由医护人员兼任，缺乏专业培训。调查显示， 76% 的档案管理者未接受过系统化培训，对电子档案分类编码、数据挖掘等技术掌握不足。某县试点中，因操作失误导致 32% 的电子档案信息录入错误。

三、信息化背景下档案管理模式创新路径

（一）技术架构创新：构建全生命周期管理系统

1、多场景数据联动机制

通过 API 接口打通门诊、体检、预防接种等业务系统，实现诊疗数据实时同步。例如，居民在门诊就诊时，医生录入的诊断信息自动关联至健康档案；体检中心测量的血糖值即时更新至系统，避免信息“ 孤岛” 。某试点卫生院实施后，档案信息完整率从 68% 提升至 92%_< 。

2、居民自主更新通道

开发微信公众号、小程序等移动端入口，允许居民补充健康信息。设置血糖监测记录、运动饮食日志等功能模块，居民可上传居家测量数据。某地实践显示，居民自主更新率达 41% ，档案信息丰富度显著提升。

3、动态提醒服务系统

基于大数据分析，设置异常指标提醒、疫苗接种预警、慢性病随访通知等功能。当居民血压连续3 次超标时，系统自动向家庭医生推送提醒；疫苗接种前7天向居民发送短信通知。某市应用后，慢性病管理依从性提高 27%

（二）管理机制创新：建立质量控制体系

1、分级权限管理制度

设置医生、管理员、居民三级访问权限。医生仅可查看负责辖区居民档案，需通过人脸识别登录；居民仅限查询本人档案，授权他人查看需短信验证。某省试点中，信息泄露事件下降

2、数据安全防护体系

采用AES 加密技术对电子档案存储，传输过程使用SSL 协议。实施“ 本地+ 云端”双重备份，云端存储采用分布式架构。定期进行漏洞扫描，修复率达 100‰ 。

3、质量监控指标体系

建立完整性、准确性、及时性三大指标。完整性指标要求档案必填项完整率≥95% ；准确性指标规定信息错误率 ≤0.5% ；及时性指标明确信息更新时限 ≤24 小时。某县应用后，档案质量评分从72 分提升至89 分。

（三）服务模式创新：实现精准健康管理

1、慢性病靶向服务系统

通过分析档案中的血压血糖波动、用药记录等数据，自动生成个性化管理方案。例如，系统识别某糖尿病患者近期血糖控制不佳，提示医生调整用药剂量；

向患者推送低糖食谱建议。某地实践显示，慢性病控制率提高 19%_< 。

2、重点人群专属台账

筛选老年人、孕产妇、儿童等重点人群，建立动态管理台账。为孕产妇关联孕期检查记录，设置产检提醒；为老年人汇总历年体检异常指标，生成健康干预计划。某市应用后，重点人群管理覆盖率达 100% 。

3、应急诊疗快速响应机制

医生接诊时可通过系统快速调阅患者既往病史、过敏药物等信息。某卫生院实施后，重复检查率下降 31% ，用药错误率降低 。

四、实施路径与保障措施

（一）硬件设施建设

1、空间与设备配置

按每万份档案配置 50 平方米存储空间的标准改造档案室，配备空调、除湿机、防火柜等设备。为家庭医生配备平板电脑，实现移动端信息采集。

2、信息系统升级

部署专业档案管理软件，集成电子签名、OCR 识别等功能。与区域卫生信息平台对接，实现数据互联互通。某省投入1.2 亿元用于系统建设，覆盖 87% 的乡镇卫生院。

（二）管理制度完善

1、标准化操作流程

制定档案归档、借阅、销毁等 12 项标准流程。明确信息采集遵循自愿、真实、完整原则，规定采集内容包含基本信息、体检数据等6 大类32 项。

2、信息安全制度

建立保密协议签订、操作权限管理、数据备份等制度。规定非授权人员禁止查看档案，违规者追究法律责任。某市实施后，信息安全事件下降 91‰ 。

（三）人员能力提升

1、专业化培训体系

开展信息系统操作、信息安全、档案管理规范等专题培训。每年组织不少于40 学时的继续教育，考核合格者颁发证书。

2、人才引进机制

设立档案管理专项岗位，招聘计算机、公共卫生等专业人才。某县通过人才引进计划，使专业档案管理人员占比从 12% 提升至 34‰ 。

五、实践案例与效果评估

（一）某省试点实践

2024 年，某省选取32 个乡镇卫生院开展档案管理信息化试点。通过建设统一平台，实现省-市-县-乡四级数据互通。试点单位档案电子化率达 100% ，信息更新及时率从 58% 提升至 94‰ 。居民通过手机端查询档案次数达每月12 万次，满意度从71 分提升至89 分。

（二）效果评估指标

1、管理效率指标：档案查询时间从平均15 分钟缩短至2 分钟，信息录入错误率从 3.2% 下降至 0.8%

2、服务质量指标：慢性病管理依从性提高 27% ，重点人群健康干预覆盖率达 100‰ 。

3、居民满意度指标：通过问卷调查显示，居民对档案服务满意度从68 分提升至85 分。

六、结论与展望

信息化背景下乡镇卫生院档案管理模式创新，通过技术架构、管理机制、服务模式的三维创新，实现了从“ 静态保存” 到“ 动态应用” 的转变。实践表明，该模式可显著提升档案利用效率，为基层医疗卫生服务提供精准数据支撑。未来研究可进一步探索人工智能在档案分析中的应用，如通过自然语言处理技术自动提取病历关键信息，推动档案管理向智能化方向发展。

参考文献：

[1]李一腾.信息化背景下乡镇卫生院病案管理创新策略[C].2024 精益数字化创新大会平行专场会议——冶金工业专场会议论文集（中册）.中国天津市天津市，2024：29-31.DOI：10.26914/c.cnkihy.2024.037541.

[2]王兴德.信息化背景下乡镇卫生院病案管理创新策略[J/OL].中国科技期刊数据库 医药，2023（1）[2023-01-01].https：//www.cqvip.com/doc/journal/2010228836518429186.

[3] 李 洪 涛 . 乡 镇 卫 生 院 档 案 管 理 信 息 化 建 设 路 径 [J]. 丝 路 视野，2025，（8）：0053-0055.