新时代文书档案数字化转型的策略探讨

引言

传统文书档案以纸质形式为主，在长期管理过程中，不仅面临存储空间紧张、保存环境要求高、易受损坏等问题，还存在检索繁琐、跨部门共享困难等弊端，导致档案资源的价值难以充分发挥。新时代对文书档案管理提出了更高要求，既需要保障档案的安全性与完整性，又需要实现档案资源的高效利用与便捷共享。因此，推进文书档案数字化转型，构建数字化的档案管理体系，成为新时代档案工作的重要任务。本文以此为出发点，系统梳理转型中的问题，提出针对性策略与保障措施，为文书档案数字化转型实践提供指导。

一、新时代文书档案数字化转型现存主要问题

（一）数字化转型理念滞后

部分单位对文书档案数字化转型的认识存在明显偏差，将其简单等同于 “ 纸质档案电子化” 的浅层操作，仅关注把纸质档案扫描成电子文档进行存储，却未意识到数字化转型是覆盖档案全生命周期的系统性变革 —— 从档案生成时的数字化采集，到存储环节的安全加密与智能分类，再到管理过程中的动态更新与权限管控，直至利用阶段的便捷检索、跨域共享与价值挖掘，每个环节都需协同联动。同时，部分管理人员受传统管理思维影响，对数字化技术的可靠性信任度不足，既担心扫描、传输过程中因操作不当或系统漏洞导致档案信息泄露，又忧虑电子档案易受网络攻击、设备故障影响而丢失，相较之下更倾向于依赖纸质档案 “ 看得见、摸得着”的安全性，坚持维持传统管理模式。这种认知偏差与担忧，使得单位缺乏主动推进转型的内在动力，难以从长远战略层面明确转型方向、制定系统目标，进而导致转型工作停留在表面，无法全面推进，严重制约了文书档案数字化转型的整体进程与实际成效。

（二）数字化技术应用不足

在文书档案数字化转型过程中，部分单位存在技术应用碎片化、低端化的问题。一方面，数字化工具选择单一，仅使用基础的扫描、存储软件，缺乏具备智能分类、自动检索、安全加密等功能的专业数字化管理系统，导致档案数字化处理效率低、质量参差不齐；另一方面，对大数据、人工智能等先进技术的应用不足，无法通过技术手段挖掘档案资源的潜在价值，难以实现档案资源的智能化管理与高效利用，未能充分发挥数字化技术的优势。

（三）档案信息安全保障薄弱

数字化转型使文书档案从物理载体转向数字载体，面临着新的安全风险，但部分单位的档案信息安全保障体系尚未完善。一方面，缺乏完善的安全管理制度，对档案数字化采集、传输、存储、利用各环节的安全管控不到位，存在权限管理混乱、操作不规范等问题；另一方面，安全技术防护不足，未建立有效的数据备份与恢复机制，对网络攻击、病毒入侵等风险的抵御能力较弱，难以保障数字化档案信息的安全性与完整性。

二、新时代文书档案数字化转型的核心策略

（一）树立系统化的数字化转型理念

推进文书档案数字化转型，首先需更新理念，树立全流程、系统化的转型思维。单位应从战略层面明确数字化转型的目标与定位，将其纳入整体发展规划，认识到数字化转型不仅是技术的更新，更是管理模式、工作流程的全面变革。同时，加强对管理人员的理念培训，通过专题讲座、交流学习等方式，提升其对数字化转型重要性的认识，消除对数字化技术的顾虑，培养主动拥抱数字化的意识，为转型工作奠定思想基础。

（二）推进数字化技术深度应用

结合文书档案管理需求，推动数字化技术在档案管理全流程的深度应用。在档案采集环节，采用专业的扫描设备与采集软件，实现纸质档案的高质量数字化转换，并建立标准化的数字档案格式与元数据规范；在档案管理环节，引入智能档案管理系统，利用大数据技术实现档案的自动分类、智能检索，借助人工智能技术进行档案内容的深度分析，挖掘档案资源价值；在档案利用环节，构建便捷的档案共享平台，实现跨部门、跨区域的档案资源共享，提升档案利用效率，充分发挥数字化技术对档案管理的赋能作用。

（三）构建全方位的档案信息安全体系

保障档案信息安全是数字化转型的前提，需从制度与技术两方面构建全方位的安全体系。在制度层面，建立覆盖档案数字化全流程的安全管理制度，明确各环节的安全责任与操作规范，加强对档案信息访问权限的严格管控，实行分级授权管理，防止未经授权的访问与操作；在技术层面，采用加密技术对数字化档案信息进行加密存储与传输，建立多副本备份与异地备份机制，确保档案数据在遭遇意外时可快速恢复，同时部署防火墙、入侵检测系统等安全防护工具，抵御网络安全风险，保障数字化档案信息的安全。

三、新时代文书档案数字化转型的实施保障措施

（一）加强组织与人才保障

单位应建立专门的数字化转型工作小组，明确各部门与人员的职责分工，统筹协调转型工作的推进，避免出现职责不清、推诿扯皮的情况。同时，加强人才队伍建设，一方面，引进具备档案管理专业知识与数字化技术能力的复合型人才，充实转型工作队伍；另一方面，对现有管理人员开展技术培训与业务培训，提升其数字化操作技能与档案管理专业水平，为数字化转型提供人才支撑。

（二）完善数字化转型保障机制

建立健全的数字化转型保障机制，为转型工作提供制度支持。一方面，制定科学的数字化转型实施方案，明确转型的阶段目标、工作任务与时间节点，确保转型工作有序推进；另一方面，建立合理的考核与激励机制，将数字化转型工作成效纳入相关部门与人员的绩效考核，对在转型工作中表现突出的单位与个人给予表彰与奖励，激发参与转型工作的积极性与主动性。

（三）加大资源投入力度

充足的资源投入是文书档案数字化转型的物质基础。单位应加大对数字化转型的资金投入，重点用于专业数字化设备的购置、智能管理系统的开发与引进、安全防护技术的升级等方面，改善数字化转型的硬件与软件条件。同时，合理调配人力、场地等资源，为数字化档案的采集、存储、管理提供必要的空间与设施支持，确保转型工作顺利开展。

结束语

新时代文书档案数字化转型是适应数字化发展趋势、提升档案管理水平的必然选择，也是充分发挥档案资源价值的重要途径。当前转型过程中存在的理念滞后、技术不足、安全薄弱等问题，需要通过树立系统化理念、推进技术深度应用、构建安全体系等策略加以解决，同时依托组织人才保障、机制完善、资源投入等措施，为转型工作提供有力支撑。通过有序推进文书档案数字化转型，能够构建高效、安全、便捷的数字化档案管理体系，实现档案资源的高效利用与共享，为单位发展与社会服务提供更有力的档案支撑。未来，还需结合技术发展与实践需求，持续优化转型策略，推动文书档案数字化转型向更深层次、更高水平迈进。

参考文献

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