事业单位人事档案管理规范化水平提升策略

引言

在复杂多变的社会环境中，事业单位扮演着重要的角色，其持续健康发展和稳定运营需要有稳固的组织结构和高效的人力资源管理作为支撑。其中，人事档案管理作为事业单位人力资源管理的关键环节，其规范化水平的提高至关重要。然而，当前事业单位人事档案管理还面临着一些亟待解决的问题，影响档案管理的规范化、信息化水平[1]。因此，事业单位需要不断规范人事档案管理，实现档案的有效管理，充分利用人力资源，全面提高人事档案管理的科学化、规范化水平。

一、事业单位人事档案管理规范化的意义

事业单位的人事档案管理工作是重要基础，档案管理规范化能使事业单位的各项工作有序推进，获得更好的管理效率，使整体工作效率得到全面提升。另外，还能为领导层和管理者的决策提供科学依据，促使事业单位实现有效的人岗匹配，体现出人力资源的优势，避免业务交叠，优化部门设置和人员配备，并为做出科学合理的决策提供重要依据[2]。

二、事业单位人事档案管理存在的问题

（一）制度体系不完善

部分事业单位的人事档案管理制度体系不完善，未按照国家有关的法律、法规和单位的实际状况，更新人事档案管理制度。比如，在档案材料的搜集上，没有针对新出现的职业资格证书、培训结业证明等材料，制定明确的收集标准和流程，致使一些宝贵的资料没有及时归档。同时，档案借阅制度也存在缺陷，如借阅审批流程不严谨、借阅登记资料不全等，容易导致档案的丢失和信息的泄漏。

（二）信息化水平滞后

很多事业单位认识到了档案信息化的重要性，但在推行的过程中却出现了许多问题。一是信息化基础设施薄弱，部分电脑设备老化，网络带宽不足，难以适应海量档案资料的存储和传输。二是档案管理软件功能单一，仅实现档案目录的电子化，缺少对档案内容的深层次的挖掘和分析。另外，由于档案信息化安全保障措施不到位，存在着档案数据篡改和丢失的风险。

（三）管理人员专业素养不足

人事档案管理是一项专业性很强的工作，要求管理者既要了解档案管理的流程，又要掌握档案保护技术，并具备一定的信息技术。但是，当前部分事业单位从事人事档案管理的人员并不是档案专业出身，也没有经过系统的培训。在实际工作中，缺少对档案的鉴别能力，不能对材料的真实性和价值做出正确的判断，导致一些虚假、无关的材料混入档案之中。在档案整理工作中，没有严格按照规范对档案进行分类、编号、装订等，影响档案的查阅利用效率[3]。同时，也存在着一些人员不能很好地运用信息技术的问题，阻碍了档案工作的有效开展。

（四）档案材料收集不完整

事业单位的人事档案资料来源十分广泛，主要有职工参加工作时的简历和学历证书，工作期间的考评材料，奖惩文件以及培训和学习的记录等等。在实际采集中，存在资料缺失的现象。由于员工工作变动频繁，原单位的重要资料也不能及时转交。对在职人员参与的外部培训，如培训证书等资料，因缺少有效的交流机制而无法及时归档。另外，部分事业单位对档案资料的搜集工作不够重视，没有制定定期催缴制度，造成档案资料的不及时更新，影响档案资料的完整性。

三、事业单位人事档案管理规范化水平提升策略

（一）完善制度体系

事业单位应明确档案材料的收集范围，将员工新获得的职业技能证书、培训结业证明等材料纳入到收集范围中，并制定详细的材料收集流程，附上材料说明，在规定的时间内提交到档案管理部门，以保证其对资料的内容和价值有正确的认识。建立材料催缴机制，对逾期未提交的材料要定期提醒，对故意延误、不交材料的单位或个人，要进行问责。事业单位还应优化档案借阅制度，严格借阅审批的流程，需要填写借阅申请表，将借阅理由、时间、档案名称和编号等信息记录在内，经过部门负责人和档案管理部门的负责人的审批之后，方可借阅。还应加强借阅登记管理，确保借阅信息能及时的追溯。

（二）加强信息化建设

事业单位增加资金投入，升级信息化基础设施，购买电脑设备、服务器等，同时提升网络宽带，确保档案的快速稳定传输；还需要为档案管理部门配置专用存储设备，通过磁盘阵列和云端存储等方式，确保档案信息的安全性。事业单位应从市面上挑选出具备输入、储存、查询及统计分析等多功能的档案管理软件，具备数据分析功能，实现对档案的高效管理和利用，为人力资源管理决策提供数据支持。另外，事业单位还应强化档案信息化安全保障，建立严格的信息安全管理制度，设置用户权限，对用户进行身份验证和权限管理，只有授权人员才能访问敏感的信息。采用数据加密技术，对服务器上保存的档案资料进行加密，避免档案被窃取和篡改的风险。

（三）提升管理人员专业素养

事业单位应定期组织人事档案管理人员参加专业知识的培训，并邀请专家、学者授课，讲解档案管理的相关理论、档案材料鉴别方法及档案整理和规范和流程等，以提高员工的专业知识和工作能力。还需开展信息技术培训，促使其能熟练掌握档案管理软件的操作技巧和数据录入与分析方法等。在培训结束后，还应通过考核评估的方式，确保管理人员能真正掌握所学的知识和技能。事业单位还可以引进专业的人才，增加档案学专业人才的招聘比例，充实档案管理团队。新进人员具备系统的档案学知识，有很强的创新性，能给档案工作提供新的思想和方法。通过“ 以老带新”的形式，加强新老人员的经验和知识的分享，提高整体的专业素养

（四）确保档案材料收集完整

扩宽资料收集渠道，加强与职工原工作单位的联系，开辟档案材料转递“ 绿色通道” ，保证员工原工作单位的重要文件能及时准确地转递到现单位。鼓励员工积极递交科研论文、专利等重要的成果材料，以丰富档案内容。在档案管理部门成立一个专门的负责材料审核的岗位，负责对所搜集的资料进行审核。审核的内容应包括材料的真实性、完整性和规范性等。对查实的不实材料，要严肃处理，追究相关人员责任。一旦发现资料不全、不标准，应及时告知资料递交单位或人员，进行补充和修改。另外，还要加强宣传教育，利用单位内部宣传栏、工作群等途径，向员工宣传人事档案管理的重要性，明确方案材料收集的相关要求，提高员工对人事档案工作的重视程度，能积极配合档案管理部门的工作。

结论

提升事业单位人事档案管理的规范化水平，是一个长期性的系统工程。通过完善制度体系、加强信息化建设、提高管理人员专业素养及确保档案材料的收集完整等策略，使事业单位的人事档案工作更加规范，为事业单位的健康发展提供强有力的保障。在今后的工作中，各事业单位要继续重视新的技术和方法的应用，积极开拓和创新，把人事档案工作提高到一个新的水平。

参考文献

[1]王秀富.解析事业单位人事档案管理规范化水平提升策略[J].兰台内外，2025，（20）：54-56.

[2] 赵阳. 事业单位人事档案管理规范化水平的提升[J]. 兰台世界，2024，（06）：95-97.

[3]郭红艳.事业单位人事档案管理规范化水平提升策略分析[J].办公室业务，2023，（20）：143-145.