人社人事档案数字化工作的研究

一、人社部门推进人事档案管理数字化意义

（一）人社人事档案数字化是提升组织管理效能、实现人事档案规范化的重要举措，在很大程度上提高人事档案工作效率。以群众李某办理退休为例，李某到了退休年龄，符合办理退休手续，到人社综合窗口申请办理退休，人事档案如果没有做数字化，那李某要自己先带身份证、查档证明等到人事档案管理部门去查找个人档案，查到个人档案后库房管档工作人员进库房找到档案，进行身份核对、借出登记、贴密封条拿到窗口工作人员审核档案办理退休手续，办完退休再密封把档案归还，花费时间 1-2小时，还有档案资料遗失的风险。如果人事档案做了数字化，窗口工作人员可以直接登录人事档案管理系统，输入李某身份证号码，申请查阅该群众人事档案，管档工作人员在系统中通过窗口工作人员申请，给与权限给窗口工作人员就可查看该群众电子版人事档案，确定“三龄两历”，办理退休手续。办事群众如果手续齐全从申请到办理完退休，10-15 分钟可以全部完成。人事档案数字化很大程度上提高了办事效率，减少档案丢失的风险。

（二）实施纸质档案数字化工作，能保护纸质版人事档案的完整性。随着组织人事管理向精细化、科学化发展的趋势，人社人事档案利用率越来越高，根据研究生升学需要复印本科时期相关成绩、各类人员政审、退休人员前查阅“三龄两历”等的要求，查阅复印人事档案的利用增加，另外近几年档案专审工作，人事档案经历用人单位初审，人社部门复审，专审领导小组上会讨论通过等程序，一份档案可能被翻四到五次，复杂的情况还需和单位人事反复沟通、核对档案，一册人事档案可能被翻阅五次以上，对纸质档案有一定的磨损，特别是一些老旧档案，有信纸写的入党申请书、转正申请书，纸张老化、破烂，人事档案数字化一定程度上可以减少对纸质档案的损害，保证干部人事档案的完整性和长久性。

二、人社人事档案数字化工作中存在的问题

结合当前人社人事档案管理情况进行分析，大部分人事档案完成数字化工作或者正在逐步推进干部人事档案数字化工作。加大了基础设施建设力度，建立了专门的人事档案库房、并为档案管理人员建立了办公区域、人事档案数字化工作办公室、阅档室，提高了人事档案数字化管理的水平与成效。但是，人事档案数字化工作仍存在以下问题。

（一）数字化人事档案使用效率低。人事档案已经进行了数字化处理，但是在实际工作中使用率比较低，一是档案查询率低。人事档案对组织人事单位部门开放权限，仅供内部使用，如果其他单位有查档需求，需要填写《档案查借阅审批表》，由分管领导签字，单位盖章，查阅流程复杂、操作不便利。二是电子版人事档案利用率不高。现在数字档案管理中普遍存在的问题是，人事档案的纸质档案进行了数字化，但是因为每年人事档案还是会产生新的散材料，比如年度考核、工资呈报表、继续教育证书等材料，不能及时的扫描归档导致需要查询档案时，有些资料无法在数字化档案中体现，还是需进入库房查阅纸质版人事档案，导致数字档案的价值无法充分展现。

（二）人事档案管理平台更新滞后。“三龄两历”都以档案专审的结果为准，然而人事档案的基本信息不是一成不变的，比如学历、工作经历、身份，都可能发生变化。档案专审的结果更新后，所有对应的系统信息都需要更新，但由于不同人事档案管理系统之间存在不兼容导致信息不同步，不能实现共享和互通。

（三）人社人事档案数字化优化了人社服务的同时还需要人事档案管理人员掌握人事档案专业知识、信息技术知识等。但目前人事档案管理工作人员对于多元知识的学习力度不够，人事档案专业型人才在引进和培训的力度上也存在不足，导致人事档案管理人员在管理思路、创新管理方法等方面存在一定的问题。

三、人社人事档案数字化工作的研究对策

（一）重视人事档案数字化工作。正确的人事档案管理理念是现阶段人社部门人事档案数字化工作顺利推进的基础保障。只有充分认识到推进人事档案数字化工作的重要性及必要性，才能够制定更具针对性、合理性的工作方案、管理制度和发展规划。人社部门应该对做好人事档案数字化工作必要性及重要性的宣传工作，促使各部门负责人及干部职工对人事档案数字化工作形成正确认识，进而在单位内部营造良好的思想氛围，促进人事档案数字化工作的顺利开展。

（二）构建数字化人事档案管理体系。在大数据时代，人社部门人事档案类别多，有干部人事档案、大中专毕业生档案、灵活就业人员档案、退休人员档案等，人事档案数量逐年不断增多，内容复杂性不断提升，人事档案管理工作需要做好科学管理，结合本单位的实际情况及发展规划对有价值的信息进行筛选、提取，从而为组织人事选人用人等工作提供决策参考。因此，人社部门在推进档案数字化工作的进程中，需要积极利用各类现代化信息技术构建人事档案管理系统，实现对各类档案数据信息的智能化整合与分类。第一，搭建人社人事档案数字化管理平台，深入应用各类信息化技术软件，从而最大限度地提高公开信息的共享性和人事档案的安全性，统一人事档案管理标准，将分散于二级单位的人事档案进行收集与整合，确保人事档案可以与数字化管理系统进行有效对接。可以有效提高人社人事档案管理水平，同时还可以避免传统档案管理模式中高成本损耗的问题，促使人社人事档案管理工作有序开展。

（三）结合实际创新人社人事档案管理制度。数字化时代需要全面掌握和分析人事档案管理出现的新变化、新要求，从而制定相应的人事档案管理制度，为人社人事档案管理工作的顺利开展奠定坚实基础。参照《干部人事档案工作条例》、《电子文件归档与电子档案管理规范》等，以及传统纸质档案管理及数字化档案管理的差异、人社人事档案管理需求等，逐步建立和完善档案管理制度，并确保该制度涵盖档案收集、审核、利用等多个环节，为人事档案数字化管理工作提供制度保障。

（四） 提升人事档案管理人员业务素质。一是建立绩效考核激励机制，对积极参与各类专业培训的档案管理人员给予一定的加分奖励，提高档案管理人员参加人事档案培训工作的积极性，充分调动档案管理人员的工作热情，从而提高人事档案管理队伍的稳定性；二是培养专业型档案管理人才，事业单位可以拿出空编到高校去开展专项招聘活动，通过“人才引进”、事业单位公开招聘等方式招录档案专业人才。

四、结语

提高人社人事档案数字化需要从技术、流程、制度、人员等多方面协同推进，通过数字化转型，结合科学管理方法的运用，可以更好提升各项人社工作效率，更好地服务于群众。人社人事档案数字化不仅是技术升级，更是管理理念和服务模式的革新。人社部门以“安全、高效、便民”为核心，统筹规划、分步实施，同时注重与智慧城市、数字政府建设协同推进，最终实现从“档案保管”向“数据赋能”的跨越。

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