基于知识管理理论探索医院做好档案管理的路径

引言

目前，传统的档案管理方法已经无法满足医院日益增长的信息处理需求和知识创新的要求，因此，优化档案管理模式变得极为迫切。知识管理理论，其核心在于强调知识资源的有效整合、共享与应用，为医院档案管理提供了新的视角和途径。

1.基于知识管理理论的医院档案管理目标

1.1 促进档案资源的知识化整合

在知识管理的理论体系中，医疗机构档案管理的基本宗旨在于推动档案资源向知识资本的高阶转变与效能融合，打造涵盖病历、研究、教育、行政等多领域信息的集成化、智能化知识存储系统，并利用元数据索引、信息内容解析等科技方法，对档案信息进行有序化和语义化处理。这一流程着重于对档案内容的深入挖掘与相关性探究，助力隐性知识转化为显性知识，把档案信息从原始的数据集升级为可搜索、可解读、可利用的知识架构，进而为医院的决策制定提供精确的信息支撑。

1.2 实现档案信息的高效共享与利用

依托知识管理体系，医疗机构在档案管理上努力构建一个开放性与协作性兼备的信息交流体系，保障档案资料在机构内部以及不同机构之间能够顺畅且高效地进行流转和应用。通过实施分级权限控制、数据接口统一化等策略，促进档案资料的迅速查询、网络浏览及远程获取，消除了“信息壁垒”，推动了知识资源的顺畅衔接。同时，倡导用户参与知识的共建与反馈，营造了一个知识共同创新的积极环境，从而最大限度地挖掘档案资料的价值，推进科学研究与临床应用的深入整合。

2.医院档案管理工作的现状

2.1 档案专业人员素质参差不齐

在我国，档案工作者的整体专业素养、学术水平以及教育背景存在较大差异，与时代进步的需求存在较大差距。具体表现为，档案专业背景的从业者数量有限，知识体系不够均衡，学历水平普遍不高，对现代科学知识的掌握不足，高层次的专业人才匮乏。这些现状与档案事业在新时代的发展需求不相适应，档案管理人员的素质直接关系到档案管理工作的水平。在医疗机构人才培养方面，虽然重视提升医疗技术人员的素质和持续教育，但对档案管理人员素质的提升和继续教育并未纳入既定计划与要求，导致众多档案管理人员的思想观念和管理水平未能跟上时代的步伐，缺乏创新精神和活力。

2.2 对于档案管理的认识不足

在当前医疗机构档案管理实务中，医疗机构对档案价值的认知存在不足，档案资源未能得到充分挖掘。在医疗机构日常运营中，我们必须深刻认识到档案在医疗工作中的关键作用，以及高效运用档案资源对医疗事业带来的深远影响，包括对医院的社会和经济效益的显著贡献。随着时代的进步，档案管理的重要性日益受到关注，其带来的社会及经济效益也被广泛传播，但医疗机构在重视科研的同时，对档案管理的重视程度仍显不足。部分领导对档案管理的认识存在偏差，档案管理人员因受限于资金、设备等因素，难以对档案实施精细化管理。由于对档案的重视程度不高，档案信息开发不足等因素，使档案管理工作受到了不利影响。

2.3 档案管理制度不健全，档案收集效率不高

在医院管理领域，不同级别的医疗机构已经建立了相对完善的医疗、人事、行政和后勤管理制度，但针对档案管理的制度却相对较少。在医院的目标管理考核方案中，通常未将档案管理纳入考核指标，这导致了档案收集效率低下，档案资料不完整。

3.医院做好档案管理的路径

3.1 科学分类，优化档案知识组织结构

制定全面、细致的档案管理标准，包括分类、编码、描述、存储、检索等，确保档案知识的系统性、一致性和可溯源性。采用专家评审、试点运行、持续优化等策略，提升管理效率和档案知识共享。构建智能化检索系统，集成先进技术，实现深度理解和智能分析，支持多维度检索。引入智能推荐功能，提升用户体验。系统需具备可扩展性与可维护性，与现有信息系统集成，持续优化检索算法和界面设计，提高智能化水平和用户满意度。

3.2 多元采集，完善档案知识获取渠道

拓宽合作渠道，增添档案信息资源。医疗机构的档案管理工作不应仅囿于自有资源，而需主动寻求外部合作，以增加档案信息的多元性。一方面，与医学教育机构、科研实体搭建稳固的协作桥梁，交流科研成果与教育资源。另一方面，增进与同业医院的互动交流，通过组织研讨会、研习班等活动，交流档案管理心得，探究知识管理的创新动态，共同促进领域发展。同时，积极参与医疗档案信息交流联盟，开阔国际视野，借鉴国际领先的管理理念和技术，不断提高档案管理工作的国际竞争力。此外，档案管理工作的完善性和精确性依赖于机构内部沟通的流畅与高效，必须完善内部交流体系，保障档案信息的全面采集与实时更新。首先，确立各部门在档案管理中的责任和任务，实施责任追溯机制，确保每项档案都有明确的责任人和归档程序。其次，增强部门间的常规沟通，运用定期会议、工作报告、内部通讯等手段，及时互通档案管理资讯，确保各部门对档案工作的认知与支持，激励员工投身档案管理，构建反馈机制，对档案的搜集、整理、应用等环节中出现的问题进行反馈和处理。最后，提升档案管理人员的专业技能和服务理念，增强其对档案信息的敏感性与鉴别力，保障档案信息的完整性及准确度。

3.3 创新驱动，构建档案知识创新体系

打造跨部门合作体系，推动知识革新。在知识管理的理论架构中，医院的档案知识革新亟需跨部门间的紧密合作。基于此，有必要构建一套高效的协同工作机制，冲破固有的部门界限，推动信息的交流与知识的流通。具体来说，可以成立一个档案管理领域的跨部门协作小组，其成员来自医疗、护理、科研、行政等关键部门，定期组织联合会议，集中讨论档案管理中的知识需求及创新点。启动跨学科的研究项目，促进不同领域的协作，把医疗过程中的新发现、新技术、新疗法迅速转化为档案的知识财富。运用信息化手段建立知识交流平台，实现档案资料的高效检索与部门间的资源共享，为知识的革新提供坚实的支持。同时，建立一套知识贡献的激励机制，对在档案知识革新中做出显著贡献的个人或团队进行嘉奖，以激发全体员工参与知识革新的热情。伴随大数据、人工智能等技术的迅猛发展，医院档案管理需与时俱进，积极融合新技术以提升知识创造的速度与品质。首先，应用大数据分析技术对大量档案数据进行深层次挖掘，挖掘潜在的知识联系与发展趋势，为医院管理决策提供科学支撑。其次，引入人工智能强化档案管理系统，利用智能分类、自动编目、语义搜索等功能提高档案处理的效率与精确度，并探索区块链技术在档案管理中的应用，保障档案数据的不变性及安全性。最后，鼓励技术革新与自主研发，针对医院的具体需求开发个性化的档案管理软件与工具，从而进一步提高档案知识创造的效率与适应能力。

4.结束语

随着技术的持续进步，医院应不断深化知识管理理念，进一步探索新技术的应用，加强内外部合作，不断优化档案管理策略，为医院的发展提供更多的知识支持和决策依据。

参考文献

[1]刘晓卿，肖燕.医院档案综合管理的意义及对策[J].现代医院，2022（12）.

[2]李秀艳，张洪文，姜巍.医院档案管理的现状与展望[J].中国医院管理，2021（5）.

[3]段鹃娟，医院档案管理工作初探[J].山东档案 2022（6）.