乡镇综合执法单位档案管理中的分类标准与规范化探讨

乡镇综合执法单位承担着保障群众权益以及社会秩序等重要职能，执法过程中形成了处罚决定、证据材料以及执法文书等各类档案资料，客观记录了执法活动同时，也是衡量执法过程规范性和应对行政复议的重要凭证。但现阶段乡镇综合执法单位档案管理中暴露出许多问题，分类标准不统一，资料整理不规范，影响档案资料有效开发和利用，阻碍档案管理数字化转型进程，制约执法资源的有效共享与利用，如何进一步提升档案管理规范化水平，还有待进一步改进升级。

1 乡镇综合执法单位档案管理中的问题分析

1.1 档案分类混乱无序

乡镇综合执法单位档案管理工作实践中，档案分类混乱无序，与实际情况相脱节，严重制约档案管理效率和质量提升 [1]。部分单位分类标准不统一，工作人员多依据自身主观意识和工作经验展开，不同工作人员实行的档案管理逻辑有所不同。部分档案管理人员依据执法人员归属部门进行档案分类，部分档案管理人员则依据案件发生区域分类，多种分类方式混合存在，使得档案分类管理无章可循。

1.2 档案资源检索不便

档案资源价值的发挥，关键点在于资源开发和利用，而档案是否便捷、高效检索，直接关系到档案资源利用价值。部分档案分类混乱无序，乡镇综合执法单位档案资源检索效率不高，配套分类体系不规范，检索标识模糊不清，使得工作人员只能依靠记忆和经验检索档案 [2]。如果需要检索几年前违规搭建档案，需要工作人员大致回忆年份，然后在该年份的众多档案资料中逐一检索，耗时耗力。针对新入职员工，对于以往档案分类方式不熟悉，使得无法快速、精准检索所需要的档案资料，降低档案利用价值。

1.3 档案资源保存不当

档案资源保存不当，配套软硬件设施不完善，导致许多档案资料受损、丢失，严重影响档案资源有效开发和利用。部分单位档案硬件设施不完善，多存放在普通办公室柜子或角落中，难以满足档案资料防火、防潮以及防虫蛀等要求。如果季节潮湿，纸质档案容易发霉、受损，字迹模糊不清 [3]。

2 乡镇综合执法单位档案管理的规范化管理策略

2.1 制定统一的分类标准

乡镇综合执法单位档案管理工作开展中，如何有效提升档案管理规范化水平，一项重要措施即制定统一的分类标准，优化工作流程，覆盖档案资料收集、整理、归档、借阅和销毁等全流程，确保各环节有章可循。前期档案收集环节，确定具体档案收集时间节点、责任，要求执法人员在执法案件办结后 3 个工作日内，完整移交案件相关证据材料、执法文书以及处罚决定书等档案，保障档案资料收集完整性、即时性，避免人员操作偏差导致重要档案遗漏 [4]。档案整理环节，依据统一标准从案件性质、执法业务类型等维度分类整理，同时确定档案具体编号规则、组卷方式等。例如，针对环境保护类执法档案类型，依据案件发生时间组卷，标注案件名称、行程日期以及页码等信息，便于档案后期检索、管理。档案归档保管，明确具体档案保管期限和环境，具体包括 10 年短期保管、30 年长期保管以及永久保管，落实各类档案责任人和档案检查周期，定期清点、盘查档案资料，并对档案防潮、防虫蛀、防火处理，实现档案资源安全、妥善保存。档案借阅和销毁环节，设定科学的审批流程、保密要求、借阅权限，最大程度上保障档案资料安全性和完整性。

2.2 完善软硬件设施

在乡镇综合执法单位硬件设施建设方面，加大资源投入力度建设标准的档案室。档案室内部做好防火、防潮、防虫、防盗、防光、防高温等工作，保障档案资源能够满足5 年 ～10 年档案安全存储需求；档案室依据规范化管理要求，合理规划档案整理区、存储区、查阅区等区域，便于后期档案资料有效整理、开发和利用。关于档案装具的选择，应根据规范化管理需要配备标准、规范的档案柜、档案盒等设施，优先选用防潮、防磁金属柜，或是选择防水、质量高的档案盒，避免档案资源受损 [5]。档案保存区域配备除湿机、加湿器等环境温湿度控制设备，控制档案室温度始终处于 14°C～24 ℃范围内，相对湿度处于45%～60% 范围内，减少环境因素负面影响。而在软件设施建设方面，重点采购契合乡镇综合执法单位实际需求的档案管理软件，在软件中可完成档案资料数字化采集、存储、检索和利用的全流程管理。该软件功能应定期更新，提供档案全文检索、分类管理、以及备份恢复等功能，便于档案资源有效管理和利用。

2.3 加强人员专业培训

为了持续提高档案管理质量，乡镇综合执法单位应定期组织档案管理人员参加专业培训活动，强化自身业务能力、职业素养，推动乡镇综合执法单位档案管理规范化转型改进。在培训内容方面，学习《行政执法档案管理办法》《中华人民共和国档案法》等法规政策；丰富档案分类、保管等理论知识储备，掌握档案管理方法以及内在逻辑。同时，结合乡镇综合执法档案特点，针对性组织档案组卷、编号、数字化扫描以及软件操作等实战训练活动，切实提升档案管理人员实操技能水平。

结论:

综上所述，乡镇综合执法单位档案管理工作中，为了提升档案管理规范化水平，应契合实际情况建立科学合理的分类标准，完善配套软硬件设施推动档

案管理规范化改革。同时，建立完善的档案管理制度，组织人员专业培训，多措并举下提高档案管理效率和质量。

参考文献:

[1] 任欢欢 . 行政执法档案管理工作中存在的问题及对策 [J]. 办公室业务 ,2023,(16):132-134.

[2] 何 颖 莎 . 深 圳 市 加 强 行 政 执 法 档 案 管 理 创 新 实 践 [J]. 中 国 档案 ,2022,(02):30-31.

[3] 贺迎芳 . 路政执法综合档案管理的现代化建设路径探索 [J]. 陕西档案 ,2021,(03):45-46.

[4] 魏 凌 云 . 交 通 执 法 领 域 档 案 管 理 问 题 研 究 [J]. 办 公 室 业务 ,2020,(02):125+147.

[5] 须蕊 . 综合监督执法文书档案的有效管理和开发利用探讨 [J]. 办公室业务 ,2019,(17):101.