档案信息化管理中的数据安全保护措施

在整理档案时，应确保档案资料的完整性、真实性、及时性，并要针对不同档案做好分类管理工作。特别是要对机密档案进行保密存储，加大安全管理力度，避免资料丢失或泄露。还要在此基础上合理开发利用档案，发挥档案的使用价值，满足相关企业的可持续发展需求。

1. 档案信息化管理工作的发展机遇与挑战

1.1 工作的新机遇

基于档案资料的种类不断增多、数量增加，传统依靠人力资源进行档案整理工作的方式已经无法满足企业的档案管理需求，会直接影响工作质量和效率。在这个发展背景下，企业开始引进信息技术，希望构建网络档案管理平台，依托技术手段进行智能化、自动化的信息收集、整理、存储等一系列基础性工作任务。这不仅减轻了员工的工作压力，还能提升资料的保密等级，并实现对资料的永久存储。另外，也为资料共享管理提供了技术支持。因此，各个企业在内部档案管理工作中都在尝试将纸质档案转换成电子档案来集中存储。

1.2 工作中的挑战

在使用档案信息化管理方案时，可能会由于网络环境的复杂性特征，导致计算机系统被黑客攻击或由于系统安全漏洞而出现数据丢失、泄露的情况。再加上，档案管理系统的运行状态会受到计算机软件、硬件设施的影响。同时，员工自身的操作行为不规范，出现误篡改数据的问题，也会影响档案数据的真实性，降低档案的使用价值。结合这些情况来看，在实际推广信息化管理方案时，如何提升数据安全保护水平，在网络渠道中营造稳定、安全的档案管理环境，就是技术人员现阶段的核心工作目标。

2. 提高档案数据安全保护水平的有效措施

2.1 落实好日常安全审计工作

定期进行系统安全审计能用于评估和提升档案信息系统的安全性能，安全审计包括对系统的综合检查和评估，旨在识别潜在的安全漏洞和不足，确保安全措施的有效性和及时性。审计过程中应关注各个层面的安全性，包括物理安全、网络安全和应用程序安全等。审计内容包括对安全策略的合规性审查，检查是否有最新的安全漏洞，以及评估防御措施 ( 如防火墙、入侵检测系统 ) 是否有效。还应审查用户的访问权限，确保只有授权用户才能访问敏感数据。审计后要及时采取措施，纠正发现的问题，更新安全策略，加强技术防御，维护系统的长期安全性和数据的完整性。

2.2 完善计算机硬件及软件系统

计算机硬件装置的质量决定着系统运行的稳定性，硬件的型号也关系到系统的兼容性问题。因此，企业在落实档案信息化管理任务时，为了提升系统的安全保护水平，需要先投入资金，采购专用的计算机硬件设备，并设置管理机制，禁止员工在专门存储档案的计算机中下载不明软件、点击不明链接，更不能随意插入外接设备，例如 U 盘，以免系统中病毒。同时，可以利用硬件设备对档案资料进行备份管理，常见做法是刻录光盘或存储在移动硬盘中，以避免计算机系统故障导致数据损毁而无法恢复。除此之外，应完善软件系统的各项功能，可以引进先进的档案管理软件，并从内部系统架构的角度出发，积极优化系统结构层，关键要设置防火墙、入侵检测系统，全面保障数据的存储和取用安全。

2.3 合理应用信息加密技术

信息的加密处理是在网络时代下保护数据安全的重要措施，该技术的原理是将档案中的文字转换为特殊的代码、符号进行传输，接收档案的人员必须要掌握密钥才能解读档案内容。应用这种方法传输档案时，即便黑客截获了文件，也无法掌握真实的资料内容，更不能随意篡改资料，显著提升了安全管理水平。这种加密方法应通过实施安全套接层 (SSL) 或传输层安全 (TLS) 协议来实现。另外，端到端加密技术也能确保数据从发送端到接收端的整个过程都处于加密状态。而存储加密则涉及到对存储在数据库或其他存储设备中的数据进行加密，应采用加密算法和密钥管理策略，确保只有授权用户才能访问和解密数据。注意定期更新加密方案，提升技术水平，避免密钥被破译而引发安全风险。

2.4 使用多种身份识别技术

为避免由于人为因素影响数据安全保护效果，应在构建档案信息化管理平台时，引进多种身份识别技术，识别访问系统的用户身份，根据不同的身份设定不同的信息查阅、下载和修改权限。并设置责任监督管理机制，提升档案管理工作的规范性。目前，常用的身份识别方法有：指纹识别、人脸识别以及动态验证码识别技术等。注意根据员工岗位调动情况及时在系统中更新员工的访问权限，降低安全隐患。

2.5 提高人才的安全意识及能力

人才的工作态度、能力都是现阶段档案数据安全保护工作中要关注的重点问题，企业应先普及档案工作的重要性，介绍常见安全风险类型，结合真实案例与档案人员探讨风险防控方法。并应定期进行模拟演练，锻炼人才灵活处理安全风险的能力。同时，通过奖励机制调动人才进行档案安全管理工作的积极性和主动性，并面向社会招聘新型人才来壮大档案管理团队。注意及时开通网络沟通渠道，为人才之间提供相互沟通交流的平台，方便共同探讨创新安全管理方法的对策，真正顺应时代的发展潮流，高效解决档案管理难题，推动信息化管理工作的有序开展。

结语：

在网络环境下，档案数据传输、存储和取用的过程中潜藏着一些安全风险。要求企业在落实日常的档案管理工作时，积极开展安全审计工作，明确安全管理重心和方向，合理完善计算机基础设施，引入先进的安全防御技术，并积极提高人才的数据安全保护意识、能力，组建高质量档案管理团队，体现工作的专业性，真正为新时期档案管理工作过程的安全提供技术支持与保障。

参考文献：

[1] 冯秀梅 , 宁家银 , 江文君 , 等 . 电力档案信息化建设中的数据安全与隐私保护问题研究 [J]. 知识经济 ,2024(19):33-35.

[2] 张元智 . 档案管理中的隐私保护与数据安全策略 [J]. 中文科技期刊数据库（文摘版）社会科学 ,2024(9):121-124.