基于智慧档案馆的档案系统平台协同机制研究

前言

信息化时代背景下，智慧档案馆建设已经成为档案管理领域的一大趋势。以往的档案管理模式存在较多的不足，而智慧档案馆通过借助先进的技术手段，实现档案资源的深度整合与高效利用。本研究以上海松江区档案馆为例，针对其系统协同障碍，积极探索智慧化转型，采用 C/S+B/S 混合架构构建档案系统平台。通过深度研究档案系统平台协同机制，并进行验证分析，优化档案管理流程，推动档案事业的现代化发展，进而为其他档案馆的智慧化建设提供有益的借鉴与参考。

1 上海松江区档案馆的系统现状

1.1 业务场景与系统架构

上海松江区档案馆的业务场景涵盖档案接收、保管、利用等核心环节，接收来自不同立档单位的各类档案，档案来源广泛；松江区档案馆拥有专门的档案库房，配备先进的温湿度控制设备、消防设备和安防系统；档案馆为用户提供便捷的查询服务，用户可以快速准确地找到所需档案，并通过现场查阅、电话咨询、网络查询等多种方式利用档案。上海松江区档案馆的系统架构由硬件、软件、网络构成，硬件上配备服务器、存储设备、计算机终端等设备，软件上采用专业的档案管理系统，网络层面搭建内部局域网和外部互联网连接。

1.2 协同障碍诊断

上海松江区档案馆的档案系统虽然有较为完善的架构，但存在一定的系统障碍。由于不同业务系统之间的数据格式、标准和存储方式存在差异，缺乏统一的数据标准和接口规范，导致数据难以实现有效共享；档案管理涉及多个业务环节，现有系统各环节流程衔接不够紧密，导致工作效率低下。协同障碍的存在于技术限制有关，缺乏先进的数据分析和挖掘技术，面对海量的档案数据时，系统的处理速度和存储能力不足，无法充分发挥档案信息的价值。

2 基于智慧档案馆的档案系统平台协同机制

2.1 混合架构协同设计原则

上海松江区档案馆 C/S+B/S 系统主要是将两种架构的优势进行整合，混合架构协同机制设计应遵循一系列关键原则：（1）安全性原则。档案数据包含大量重要信息，混合架构协同设计应遵循安全性原则，设置防火墙和入侵检测系统，防止非法网络访问；采取身份验证的方式，保证用户身份合法。（2）数据一致性。C/S 架构侧重于数据处理与存储，而 B/S 架构侧重于信息共享与发布，所以，在混合架构协同设计中应遵循数据一致性原则，通过采取数据实时同步技术，在数据库层面设置触发器和消息队列，一旦 C/S 端数据发生变化，立即将更新信息推送至B/S 端，保证不同架构间数据的一致性，确保档案信息的准确性[1]。（3）功能互补原则。 C/S+B/S 系统设计应充分发挥两者的优势，C/S 架构具有强大的本地处理能力，适用于档案数据的批量录入、深度编辑，而 B/S 架构具有便捷的访问性和广泛的适用性，在混合架构协同设计中，将档案收集、整理、保管等核心业务功能部署在 C/S 架构上，将档案信息的查询、检索、发布等功能部署在B/S 架构，便于用户远程获取档案信息。

2.2 三层协同架构

如图 1 所示，上海松江区档案馆的档案系统平台采用三层协同架构，包括数据层、业务层和应用层，各层之间紧密协作，实现档案管理业务的高效运行。

图1 三层协同架构

（1）数据层

在档案系统平台协同体系中，数据层协同是重要的组成部分，其实现路径涵盖多个环节，包括数据标准化、数据集成和数据共享等。数据标准化是整个数据层协同的基石，应对各类档案数据制定统一的标准，包括数据格式、编码规则、元数据定义等，确保不同来源、不同类型的档案数据具有一致性和规范性，为后续的数据集成和共享奠定基础。数据集成是数据层协同的核心环节之一，主要是将分散在不同业务系统中的档案数据进行整合，打破“数据孤岛”，通过采用 ETL（Extract-Transform-Load）技术，在业务系统中抽取数据，然后进行清洗、转换和加载，将数据存储到统一的数据仓库中，以便在同一平台上进行集中管理和处理，提高数据的可用性和利用效率。在数据共享上，通过搭建数据共享平台，借助开放的数据接口，实现与不同单位、政府部门的数据共享，实现数据资源的最大化利用。

（2）业务层

业务层聚焦档案业务流程的优化和整合，主要是提升档案管理效率、质量。档案业务的自动化处理是业务层协同的重要体现，通过引入工作流技术，对档案接收、保管、利用等业务流程进行自动化改造。在档案接收环节，借助预设的规则和算法，对档案数据进行自动审核。对于满足要求的档案数据，系统直接将其录入系统，并按特定规则进行分类整理。在档案利用环节，系统自动完成档案检索、借阅和归还等各种档案操作，用户提出档案检索需求时，系统根据用户输入的关键词或检索条件，快速在庞大的档案数据库中进行搜索，然后将符合条件的档案信息呈现给用户。跨部门业务协同作为业务层协同的关键，通过搭建跨部门业务协同平台，进行信息共享和流程协同。例如，在档案利用过程中，直接在平台上提出档案查阅申请，档案部门接收信息后，及时进行审核与处理，然后再将结果反馈给利用部门，有效提升业务处理的透明度和效率。

（3）应用层

应用层的核心功能是实现系统集成以及互操作性，确保各个系统能够有效进行数据交互。在松江区档案馆的档案管理系统中，需要和多个系统集成，主要是通过接口设计和数据交互机制，打破不同系统之间的数据壁垒，实现数据共享，进而促进档案管理相关业务流程的系统运作[2]。在档案接收环节，松江区档案馆的档案管理系统与立档单位的业务系统紧密相连，通过借助先进的集成技术，实现档案数据的自动传输，并按预设的规则和流程完成归档操作；在档案利用环节，系统与政府部门办公系统的集成发挥重要作用，不同应用系统之间需要具备良好的互操作性，通过采用标准化的接口协议（表2）和数据格式，保证不同系统间的兼容性和互操作性。

2.3 关键技术实现

（1）物联网技术

在设备接入环节，采用MQTT 协议构建高可靠性的物联网通信框架。该协议凭借自身优势，如轻量级特性和低功耗优势，在档案馆内智能密集架、恒温恒湿一体机等关键设备的接入上具有较好的适用性。通过MQTT 协议，实现智能密集架与系统的连接，实时反馈自身的运行状态，管理人员能够远程查看密集架的开合状态、承重分布等参数，为档案存储布局提供数据支持。恒温恒湿一体机接入系统后，系统会结合其温湿度数据，自动调整设备运行状态，确保档案库房温湿度环境适宜[3]。

在数据采集方面，通过部署NB-IoT 低功耗传感器，实时监测档案库，并采集温度、湿度、空气质量等环境数据，然后通过NB-IoT 网络，将数据稳定、高效地传输至档案系统平台。如表1 所示，为技术参数，涵盖温湿度、粉尘等测量范围与误差等。

结束语：上海松江区智慧档案馆的建设尤为重要，通过 C/S+B/S 架构的协同机制，实现档案管理的智能化、数字化。档案系统平台协同机制在档案管理中发挥着重要的作用，并且在多个方面展现出强大的优势，也为档案管理智慧化转型提供宝贵经验。随着技术的不断发展，智慧档案馆的建设在提升档案管理水平上将会发挥更大的作用，有效推动档案事业的创新发展。

参考文献：

[1]杜琳琳.“互联网+政务服务”环境下档案管理系统与政务服务平台协同设计[J].中国档案，2020（04）：64-66.

[2]刘亚琳，骆兆强，孙全，等.长江大保护项目档案工作协同创新的实践探索[J].档案管理，2022（06）：80-82.