浅谈档案馆的智慧化建设

一、智慧档案馆的概念

关于智慧档案馆的概念，现在并没有较为统一和固定的认知，但是综合各方面的信息可知，智慧档案馆应是由物联网、云计算、人工智能等新一代信息技术所构建的，能够实现档案资源智能化管理，具有感知与处置档案信息能力，且可以为利用者提供档案信息泛在服务的新型档案馆。由此可知，从数字档案馆到智慧档案馆，是一个从“数据”到“智慧”的质变过程。

二、智慧档案馆的特征

在确定智慧档案馆的概念后，结合网上资料与各类有关文献，大致可以将智慧档案馆的特征总结为以下四点：

（一）全面的感知系统

即利用如 RFID （射频识别）标签、传感器等物联网技术，对实体档案的状态、库房环境、管理者及用户行为等进行实时监控，实现档案与设备、用户、管理者之间的互联互通。

（二）档案的智能管理

在档案数据管理方面，能够借助人工智能与大数据技术，整合各类档案资源，实现档案的自动分类、编目和数据分析。在档案实体管理方面，则可将档案系统与恒温恒湿、消防、安防、照明等系统相对接，实时确保库房环境符合标准规范。

（三）高效的泛在化服务

档案的泛在化服务指基于移动互联网和人工智能技术，提供跨时空的档案利用服务，并且能够结合用户行为（如检索历史、浏览偏好等）提供个性化服务。举例来说，用户可通过手机APP、电脑终端等远程手段，实现档案在线查询、预约和下载等。人工智能则利用用户的行为数据进行分析，主动推送户可能感兴趣的档案等，实现按照需求的定制服务。

（四）持续的升级和创新

智慧档案馆强调技术与管理的深度融合，倚靠新的技术与管理制度，通过不断进行的服务创新，建立一站式服务平台，让用户可以方便地获取档案信息，以此提升用户体验。同时也会通过各类平台，以各种方式征集档案，鼓励用户参与档案资源的共建共享，丰富档案馆藏，形成 “泛资源库”。

三、档案馆智慧化建设的主要方式

关于档案馆的建设，一般是围绕档案的 “收、管、存、用” 这四方面进行的。因此，档案馆的智慧化建设也应从以上四方面进行，参照智慧档案馆的概念与特征，结合档案业务的实际需求和技术发展趋势，构建智能化的服务管理体系。具体建设方法应大致如下：

（一）收——智能化的档案征集与资源整合

传统档案征集依赖人工筛选和线下渠道，效率低下且易受主观因素影响，而智慧档案馆则可以通过技术手段实现征集流程的自动化与多元化，其主要包含：

1. 多渠道征集

从外部来讲，可搭建外部云平台，整合社交媒体（如微博、微信）、网站、各单位 OA 系统等渠道，实时接收、征集各类型的资料与文件。从内部来讲，则可以建立统一的数据接口，与诸如办公、财务、生产等各类系统相对接，自动捕获办公、业务流程中产生的各类电子文件，实现档案生成与归档的无缝衔接。

2. 智能筛选与分级管理

在筛分阶段，可以结合大数据与人工智能技术对征集到的档案进行初步筛选，再根据事先设置好的指标自动分级分类，最后由人工进行最终审核。

（二）管——智能化与数字化的管理

传统的档案管理往往会存在信息孤岛、流程繁琐等问题，而智慧化就是通过技术手段来解决以上问题：

1. 数字资源的整合

即整合企业内部各部门的数字档案资源，形成统一的数据中心。通过数据挖掘等技术分析档案内容的关联性并建立知识图谱，以此为用户提供语义检索和关联推荐等服务。

2. 工作流程的自动化与标准化

利用工作流引擎来实现档案管理流程的自动化，如自动进行档案统计、鉴定并辅助进行档案销毁、移交等工作流程，同时通过区块链技术确保工作流程记录的不可篡改性。此外，还可以制定统一的元数据标准和著录规则，以此来确保不同系统间数据的兼容性。

（三）存——多模式存储与安全备份

现代的档案存储需兼顾实体档案的物理安全与数字档案的技术安全，智慧化建设应针对这两类档案的特性，构建差异化、立体化的存储管理体系，其具体为：

1. 实体档案的智能化库房与精准化管护

实体档案的存储应以 “安全保存、便捷调阅” 为核心目标，通过物联网技术实现库房环境与档案实体的动态监控，降低物理损耗风险。在库房环境管理方面，可采用传感器网络实时监测库房温湿度、光照、空气质量等参数，设定安全阈值并联动相关的智能设备进行自动调节。在实体档案智能定位与盘点方面，可以为每份实体档案粘贴 RFID （射频识别）标签，利用智能密集架、手持终端设备、RFID 智能盘点车等设备，实现档案位置的精准定位和快速批量盘点。

2. 数字档案的分层存储架构与全生命周期保护

数字档案的存储应以 “高效访问、安全可靠” 为原则，结合云计算、大数据技术构建弹性存储体系，同时强化数据安全防护。存储方面，可考虑采用云存储架构设计，例如将重要且利用率高的数据存放于私有的数据中心，确保数据的安全与访问、检索的高速；将重要性与利用率低的数据存放于共有的云存储空间，以此来降低存储与维护成本；而对于需要永久保存或涉密的数据，则采用光盘、硬盘、磁带等存储设备进行离线保存。在数据安全防护方面，可考虑在档案的数据采集、传输、存储环节均采用加密处理。同时引入区块链技术，构建 “数字档案存证链”，将档案元数据上链存储，利用分布式记录和共识机制来确保档案的真实性和完整性。最后，在数据备份与恢复方面，应建立多级备份体系，包括本地备份、同城备份和异地备份。

（四）用——多元化服务与知识挖掘

在档案利用方面，需要从传统的“被动查询” 转变为对用户的“主动服务”，智慧化建设需通过技术创新来提高服务的精准性和深度：

1. 智能检索与推荐

可利用自然语言处理和机器学习技术，实现档案的全文检索和语义理解。应做到在用户进行模糊查询词时，系统可自动联想相关档案，并根据用户历史行为进行个性化推荐。又或者，可以利用人工智能技术创建智能问答系统来提供实时咨询服务，解答用户问题。

2. 移动化与泛在服务

可开发手机、PAD 等移动端的应用，支持用户随时随地查询、下载档案。同时，也可利用信息推送功能，向用户主动推送档案更新、展览活动等信息。

3. 知识化与深度开发

利用数据挖掘和可视化技术，从档案中提取有价值的知识资产。例如，通过深度学习、文本聚类分析等技术发现政府机关、企事业单位等发展历程中的关键事件，生成专题报告。又或者通过关联分析揭示业务数据与档案信息的内在联系，为市场预测提供支持。

四、结语

档案馆的智慧化建设是档案事业发展的必然趋势，其核心在于通过技术创新来实现档案管理工作的转型升级。通过构建智能化的 “收、管、存、用”体系，不仅能提升档案工作效率，还能深度挖掘档案的潜在价值，为企业生产和公共事业提供更加有力的支持。

参考文献

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