数据安全治理体系中的档案数据风险防控策略

一、引言

随着信息技术发展，数据成为核心资产。档案数据记录历史、支持决策，其安全性关乎组织运转与社会稳定。构建数据安全治理体系、强化档案数据风险防控，是档案管理领域的关键任务。有效的防控策略可降低数据泄露、篡改等风险，保障档案数据真实、完整、可用，对提升档案管理水平意义重大。

二、档案数据面临的风险分析

(一）技术风险

一是存储介质故障：档案数据多存于硬盘、磁带等有使用寿命的介质中，可能因物理损坏、老化等致数据丢失，如某档案馆硬盘老化坏道致部分数据无法读取。二是网络攻击：黑客、恶意软件等网络攻击手段翻新，档案管理系统易被攻击，攻击者可能窃取、篡改或破坏数据，如不法分子入侵系统篡改珍贵档案数据。三是数据加密不足：档案数据传输和存储若未有效加密，内容易被窃取或窥探，部分档案馆为降成本采用低强度加密算法，使数据面对专业破解工具无安全保障。

（二）管理风险

一是制度不完善：缺乏健全数据安全管理制度，如权限设置不合理、备份恢复机制不明等，易致管理混乱和数据风险，如单位未明确访问级别致数据随意访问下载。二是流程不规范：档案数据采集、整理等环节流程不规范，易出现数据错误、遗漏或被非法获取，如采集环节操作不规范致重要数据缺失关键信息。三是监管不到位：对档案数据管理缺乏有效监督，难以及时发现和纠正违规操作，部分单位有制度但无监督机制，使制度成空文。

（三） 人员风险

一是全意识淡薄：档案管理人员缺乏安全意识，可能因误操作致数据泄露或损坏，如工作人员带移动硬盘外出丢失致数据泄露。二是专业能力不足：部分管理人员对数据安全技术和管理知识掌握不够，难应对复杂安全问题，如面对新型网络攻击无法及时防范。三是道德风险：个别人员可能因利益诱惑故意泄露、篡改数据，如单位内部人员为获利出售机密档案数据。

（四）外部环境风险

一是法律法规变化：档案管理相关法律法规不断更新，单位若未及时调整策略适应要求，可能面临法律风险，如新法规对个人信息保护要求提高，档案馆未加强保护可能涉诉。二是自然灾害：地震、洪水等自然灾害可能破坏存储设施致数据丢失，如某次地震使当地档案馆设备毁坏，大量档案数据消失。 [1]

三、档案数据风险防控策略

(一） 技术保障策略

1、 构建网络安全防护体系

部署防火墙、入侵检测系统（IDS）、入侵防御系统（IPS）等网络安全设备，阻挡外部非法网络访问和攻击。例如，通过防火墙设置访问规则，限制外部网络对档案管理系统的访问端口，只允许授权的 IP 地址访问，降低网络攻击风险。2、加强数据加密

对重要档案数据在传输和存储过程中采用高强度加密算法，如 AES（高级加密标准）。同时，结合数字签名技术，确保数据的完整性和不可抵赖性。如在数据传输前，利用数字签名对数据进行签名，接收方通过验证签名来判断数据是否被篡改。

3 、完善数据备份与恢复机制

建立定期的数据备份制度，将档案数据备份到多种存储介质，并采用异地备份方式，防止因本地灾难导致数据丢失。例如，每周对档案数据进行全量备份，每月将备份数据传输至异地存储中心。同时，定期进行数据恢复演练，确保在数据丢失时能够快速恢复数据。

4、引入智能化安全监测技术

利用人工智能和大数据分析技术，对档案数据的访问行为、系统运行状态等进行实时监测，及时发现异常情况并预警。例如，通过分析用户的访问日志，若发现某个账号在短时间内频繁访问大量敏感档案数据，系统自动发出警报，提示可能存在数据安全风险。 [2]

（二）管理优化策略

1、完善数据安全管理制度

制定全面的数据安全管理制度，明确数据访问权限、数据备份与恢复流程、数据安全责任追究等内容。例如，规定不同岗位人员对档案数据的访问级别，普通员工只能查看公开档案数据，而涉及机密的档案数据只有特定领导和授权人员才能访问。

2、规范档案数据管理流程

对档案数据的全生命周期，从采集、整理、归档到利用，制定详细、规范的操作流程，并加强对关键环节的监控。如在档案数据采集环节，要求采集人员对采集的数据进行严格审核，确保数据的准确性和完整性；在数据利用环节，建立数据使用审批制度，对申请使用档案数据的人员和单位进行严格审批。

3、强化监督管理

成立专门的数据安全监督小组，定期对档案数据管理工作进行检查和评估，及时发现并纠正管理中的问题。例如，监督小组每月对档案数据的存储环境、访问记录等进行检查，对发现的安全隐患下达整改通知，要求相关责任人限期整改。

（三）人员培训策略

1、 加强安全意识培训

定期组织档案管理人员参加数据安全意识培训，如每季度开展一次案例分析会，通过案例分析、安全知识讲座等形式，提高其安全意识，使其深刻认识数据安全重要性。

2、提升专业能力

开展数据安全技术和管理知识培训，提升管理人员专业能力。邀请专家培训加密、网络安全防护等技术，组织参加管理培训课程，让其掌握防护技能，学习先进理念和方法。

3、建立人员考核机制

建立数据安全人员考核机制，将工作表现纳入绩效考核，激励员工做好安全工作。对表现突出者奖励，对失误致事故者处罚。

（四）应急响应策略

1、制定应急预案

制定详细应急预案，明确事故应急处理流程、责任分工和报告机制。如发生数据泄露，相关人员应及时报告并封锁系统，防止数据进一步泄露。

2、定期应急演练

定期组织应急演练，检验和提升响应能力。每年组织一次演练，模拟数据被篡改场景，检验各部门响应速度和处理能力，让人员熟悉流程，提高协同配合能力。

3、事后总结与改进

事故处理结束后，及时总结分析原因、过程和结果，针对问题提出改进措施，完善预案。如复盘数据丢失事故，因备份策略不完善导致，就优化备份策略，防止类似事故发生。 [3]

四、结语

档案数据风险防控是数据安全治理的重要内容。通过分析四类风险，从多维度制定防控策略，可有效降低安全隐患，保障档案数据安全。各单位需结合实际完善防控体系，适应数据安全新形势。未来需持续优化策略，应对技术进步带来的新挑战，确保档案数据为组织与社会发展提供有力支撑。

参考文献

[1]张娟.信息安全视角下的档案管理风险识别与防控维度探析[J].兰台内外,2025 (17) :29-3

[2]杨宏杰.面向治理现代化的档案安全管理体系构建[J].山西档案,2025 (04)：41-44.

[3]郑凌峰;王雪.新质生产力赋能档案治理现代化：机遇、挑战与对策[J].山西档案,2025 (04):72-

作者简介：常妍（1983.02—），女，江苏泰州，研究生，公共行政学专业，专技八级，研究方向：行政领导方法与艺术。