机关单位档案外包服务监管策略研究

中图分类号：G27 文献标识码：A

引言

新时期，有更多的机关单位开始关注档案管理工作，支持内控进程，但依靠机关单位自身的力量，很难完成档案数字化改革。然而，档案服务外包过程中涉及大量敏感信息，安全保障和监管机制的缺失可能导致信息泄露、数据丢失等严重问题。因此，研究如何在档案服务外包中构建有效的安全保障和监管机制，确保档案数据的安全性和完整性，具有重要的现实意义。

1、机关单位档案外包服务概述

档案外包服务是指机关单位将档案管理工作中的部分或全部业务委托给专业的档案服务机构来完成的一种管理模式。这种服务模式具有专业化、高效化和成本节约等特点。通过外包，机关单位可以借助外部专业机构的技术和经验，提高档案管理的效率和质量，同时降低自身的管理成本和风险。档案外包服务的优势主要体现在以下几个方面：一是专业化服务，外包机构通常拥有专业的档案管理团队和先进的技术手段，能够提供高质量的档案管理服务；二是成本节约，机关单位无需投入大量人力物力建立自己的档案管理团队，可以显著降低管理成本；三是灵活性高，可以根据实际需求灵活调整外包服务的范围和内容。然而，档案外包服务也存在一定的风险，如信息安全风险、服务质量风险和法律合规风险等。因此，机关单位在选择档案外包服务时，需要谨慎评估外包机构的资质和能力，并建立有效的监管机制。

2、机关单位档案外包管理存在的问题

机关单位档案外包管理在实践中暴露出若干亟待解决的问题，部分单位在选择外包商时过分注重价格因素，忽视了服务商的专业资质和实际能力，导致后续服务质量难以保证。有的单位甚至未建立科学的选择标准和程序，存在随意性和主观性；一些外包合同条款模糊，权责划分不清，特别是对服务质量标准、保密要求、违约责任等关键内容约定不明确。这给后续合作埋下隐患，一旦出现问题，双方容易产生纠纷且难以有效解决；许多单位缺乏专业的外包管理团队，对外包过程监督不力，对服务质量评估缺乏科学标准和有效手段。这导致无法及时发现和纠正外包服务中的问题，影响最终服务效果；外包意味着档案要脱离机关单位的直接控制，增加了信息泄露、损毁或丢失的风险。特别是在数字化过程中，电子档案的安全管理面临更大挑战。一些单位对外包商的保密管理不到位，存在安全隐患。

3、提升机关单位档案外包服务监管策略

3.1、构建全过程质量监控体系

设立专门的外包管理机构或岗位，配备专业人员负责外包过程监督。建立分阶段的质量检查制度，对关键环节设置质量把控点。引入第三方评估机构，定期对外包服务质量进行客观评价。建立质量问题反馈和整改机制，确保问题及时发现和解决。建立统一的行业标准，包括服务流程、质量要求、安全标准等。完善合同管理制度，规范合同条款，强化法律约束力。同时，应推动相关立法工作，为监管提供坚实的法律基础。同时建立严格的准入制度，对服务商进行资质审查和能力评估。加强过程监督，定期检查服务质量和安全措施落实情况。引入第三方评估机构，开展独立客观的服务质量评价。建立应急处理机制，及时应对突发事件。完善退出机制，对不合格服务商实行淘汰。

3.2、确定档案数字化外包范围

相比纸质档案来说，数字形式的外包档案更易被泄露，因而确定档案数字化外包范围极其重要，要求发包企业能在企业领导的指导下，进一步梳理外包档案内容，确定外包范围、责任，由专业外包小组负责该项工作，党政机关、企事业单位办公室领导、档案室人员、外包小组组长及外包人员对其展开层层检验，最大限度地降低信息被泄露的风险。发包方（即档案的所有者或管理者）在决定外包档案数字化服务之前，需要全面鉴定拟外包的档案，明确哪些档案需要数字化以及数字化的优先级和范围，从而避免不必要的资源浪费，确保只有需要且适合数字化的档案被选中。当档案内容涉及国家秘密时，发包方在选择外包服务商时必须格外慎重。国家秘密被泄露可能对国家安全和利益造成重大损害，选择具备国家保密部门颁发的保密资质的单位至关重要，该单位通常已经通过了严格的审查和认证，具备处理涉密档案所需的保密措施和技术手段[1]

3.3、构建档案服务外包风险评估与应急响应机制

风险评估是档案服务外包安全保障的重要环节。档案机构应建立一套全面的风险评估指标体系，对外包公司的资质、信誉、技术能力、管理水平等方面进行综合评估。例如，可以采用定量和定性相结合的方法，评估外包公司的内控管理机制、信息安全管理能力、员工素质、设备状况等。此外，还应考虑外包公司的历史业绩和客户反馈，通过实地考察和第三方评估等方式，确保评估结果的客观性和准确性。应急响应方案是应对突发安全事件的关键，档案机构应与外包公司共同制定详细的应急响应方案，明确各自的职责和任务。例如，在发生信息泄露事件时，外包公司应立即启动应急预案，封锁泄露源，通知档案机构，并采取相应的补救措施；档案机构则应及时向上级管理部门报告，并协助外包公司进行调查和处理；应急响应方案还应包括信息恢复、数据备份、法律援助等内容，确保在最短时间内恢复正常工作。例如，可以采用网络监控、视频监控、日志分析等技术手段，及时发现和处理潜在的安全威胁；应定期进行安全评估和审计，通过漏洞扫描、渗透测试等方法，及时发现和修复系统中的安全漏洞，提高整体的安全防护能力 [2]。

4、机关单位档案外包管理发展趋势

随着技术进步和管理理念革新，机关单位档案外包管理将呈现新的发展趋势。智能化将成为重要方向，人工智能、大数据等技术将广泛应用于档案分类、检索和分析，提高外包服务效率和质量。区块链技术的应用有望解决档案真实性和安全性的验证难题；除传统的整理、数字化服务外，知识管理、数据分析等增值服务将日益重要。外包服务商可能从单纯的服务提供者转变为知识合作伙伴，为机关单位提供决策支持；预计将出台更多针对档案外包的行业标准和规范，推动服务质量提升。第三方认证和评估机构将发挥更大作用，促进市场良性竞争。机关单位与外包商的合作将更加注重长期战略关系建设，而非简单的交易关系，随着网络安全形势日益严峻，外包过程中的信息安全保障措施将更加严密。机关单位将建立更完善的外包风险管理体系，提高应对突发事件的能力 [3]。

结束语

机关单位档案外包服务监管是确保档案安全、提升服务质量的关键环节。当前监管体系存在法规不完善、标准不统一、手段落后等问题，亟需优化改进。通过健全法规制度、强化过程监管、引入技术手段等措施，可以构建更加有效的监管体系。未来研究应进一步探索监管技术的创新应用，平衡监管成本与效益，建立更加科学高效的监管模式。机关单位应高度重视档案外包监管工作，加大投入力度，不断提升监管能力和水平，为档案事业健康发展提供有力保障。

参考文献：

[1] 吴英 . 机关单位档案管理转向档案治理的创新模式 [J]. 办公室业务 ,2022,(08):124-125.

[2] 王海平 . 如何强化机关单位档案规范化管理工作 [J]. 劳动保障世界 ,2016,(17):47.

[3] j^♭ 辉 . 新时期加强行政机关、事业单位档案监管力度探讨 [J]. 黑龙江档案 ,2013,(06):88.