国企人事档案电子化管理优势，风险及其防范

文章主要对国企人事档案电子化管理的优势进行分析，结合人事档案电子化管理的风险问题，提出具有针对性的防范措施，维护人事档案信息管理的自动化、信息化发展，不断更新电子化管理系统。

一、国企人事档案电子化管理的优势分析

在国有企业现代化发展过程中，人事档案作为企业信息的重要组成部分，电子化管理发挥着极其重要的影响，相较于传统管理方式，其优势集中于信息自动化、数据存储高效性，以及传输快速稳定。首先，电子化管理能够有效提高档案信息的利用率，人事档案管理部门利用先进的管理平台，不仅管理操作简单，还利于档案信息在企业内部传递，保证信息内容的合理运用，相关部门在获取权限后能够快速调取人事档案信息，提高档案信息的管理效率；其次，电子化管理简化操作流程，传统的人事档案管理以人工采集、整理为主，不仅造成严重的人力资源浪费，还导致操作流程复杂，增加管理人员的工作量，还容易出现档案信息录入错误的情况，而电子化管理方式能够达到“一键录入”“一键存储”，简化管理人员操作流程，做到随时存储、随时运用，方便快捷；最后，电子化档案管理能够完成自动化保存，通过智能化平台的建设开展人事档案的录入与存储，相较于人工管理的方式，电子化管理能够自动整理数据信息，做好及时的人员信息更新，便于快速查询员工信息，并按照一定的规律自动化整理，节约更多的人力成本和时间成本【1】。同时，电子化人事档案管理的功能强大，将员工信息全面整合，自动生成图表、文档、序列等，便于查询，第一时间找到关键信息，有效提高企业的信息管理效率。

二、国企人事档案电子化管理风险问题分析

（一）电子化流程安排不严谨

在企业的人事档案信息管理过程中，电子化管理要完成由纸质向网络系统转变工作，明确具体的电子化流程，保证信息录入的及时性和准确性，通常情况下，人事档案的电子化由管理人员自主扫描，上传到管理系统，并整合保存，在这个过程中要求人员操作的规范性和准确性。然而，部分管理人员为了节约时间成本，往往只是利用扫描仪直接录入管理系统中，并没有将录入信息与纸质档案核对，缺乏必要的信息鉴定，容易出现后期档案信息不全或不准确的情况。同时，纸质档案与电子档案更新不一致，电子信息录入速度较慢，容易出现查询结果不一样的情况，未能约束扫描流程。

（二）容易出现信息泄露情况

随着现代网络的快速发展，国企的人事档案信息内容复杂，企业内部资源共享、信息传递，隐私和信息保护问题受到广泛重视，考虑档案信息平台建设的安全性。然而，由于电子化档案管理处于发展阶段，部分平台存在漏洞问题，系统的运行容易出现数据泄露或丢失的情况。还有部分企业并没有增加网络防护措施，防火墙、访问权限、密匙设置不到位，导致网络系统具有不稳定性，容易受到外部攻击，严重影响信息的安全性管理。

（三）缺乏专业人才储备

国有企业的人事档案构成内容较为复杂，电子化管理能够有效提高信息管理效率，对专业的管理人才要求较高，不仅要具备基本的专业知识与技能，还要充分重视自身工作，保持较强的责任意识。然而，部分企业的电子化管理人才不足，缺乏理论与实践经验的专业人才，大部分管理人员仍习惯于传统管理模式，不具备电子化管理理念，信息化技术、电子档案平台的利用较低，各方面操作不稳定，影响电子化档案管理的高质量发展【2】。

三、国企人事档案电子化管理的风险防范措施分析

（一）构建完善的信息化管理机制

在国企的人事档案管理过程中，电子化管理存在各种风险问题，为了规避风险，应从信息化管理机制建设层面出发，通过制度约束管理人员的操作行为，支持电子化档案信息管理的规范性和制度化发展。首先，结合企业实际发展情况，完善内部管理机制，国企的人事档案要在纸质版档案保存的基础上，完成电子化流程审计，转化为电子档案，并录入管理系统中；其次，开展网络技术的有序管理，电子化管理要强化大数据分析技术、信息化手段的运用，明确这些技术应用的标准，展开网络技术间的密切合作；最后，协调程序员与管理人员的关系，程序员支持技术运维，做好网络平台的合理建设，管理人员开展定期的档案检查，完成档案信息的存储与运用。

（二）明确档案信息平台使用流程

人事档案管理部门承担着重要职责，推动档案保存的信息化从、自动化发展，明确电子化档案管理的核心要素，注重信息平台的建设与运用，规范电子化管理流程。首先，开展软硬件建设与管理，国有企业要为人事档案管理部门提供基础的资金支持，购买先进的网络设备，开展信息平台和管理系统的开发工作，在软硬件实力保障下完成档案的电子化管理；其次，引导管理人员合理运用管理系统和信息平台，企业内部应开放系统，各个部门可以自行审核后获取人事档案信息，发挥信息平台的基础服务功能，提高电子化档案管理能力。最后，构建信息平台的防护措施，为了保证档案信息的安全性，管理人员要严格审批各个部门的访问需求，设置防火墙、访问权限等，规范信息平台的使用流程，避免出现信息泄露的情况。

（三）开展电子化档案的监督工作

在国企人事档案管理过程中，电子化管理效率高，速度快，便于信息的存储与查询，但同时容易出现信息泄露问题，由于网络环境存在不稳定性，管理系统受到外部攻击，导致信息泄露。针对这种情况，国有企业应重视电子化管理的监督工作，重点考察人事档案管理中的安全问题，对系统漏洞进行综合分析，由专业的程序员进行系统处理与更新【3】。同时，监督工作的落实要先从档案的信息来源层面出发，开展人事档案的安全性评估，考虑档案的公开情况和保密情况，对保密内容进行严格管理，监督系统的安全状态；其次还要结合国企实际发展情况完成管理系统的更新与调节，针对漏洞完成系统升级工作，保证信息内容的完整性；最后开展企业内部的全面监督，人事档案管理部门作为主要的电子化档案责任方，受其他部门监管，形成企业内部良好的监管氛围，共同推动人事档案管理的电子化、信息化发展。

（四）提升管理人员的素质能力

在国企人事档案管理过程中，管理人员应认识到电子化管理的重要性，具备较强的专业知识与技能储备，不断提高个人综合素质和核心素养，保持专业认知，掌握先进的管理方法，具备基本的服务意识与安全管理意识。那么，国企要定期开展人事档案管理部门的教育培训工作，引导管理人员学习更多专业技能，培养管理人员的信息素养，组织管理人员相互交流，总结电子化管理经验。同时，管理人员还要强化自身责任意识，认真完成信息的存储与录入，完成信息数据的核对工作，维护管理系统的稳定运行。

结语

综上所述，在现代企业建设与发展过程中，国企人事档案管理要求较高，推动档案的电子化管理，综合考虑档案信息的完整性和安全性，做好信息维护工作，及时处理电子化档案的风险问题，落实具体的防范措施。

参考文献

[1] 胡 鹤 宁 . 信 息 化 技 术 在 人 事 档 案 管 理 中 的 运 用 探 究 [J]. 办 公 室 业务,2022(20):116-118.

[2]魏巍.事业单位人事档案管理信息化建设及发展探讨[J].陕西档案,2022(05):44-45.

[3] 范文青. 大数据时代档案信息化视角下人力资源管理研究[J]. 兰台内外,2020,No.288(15):33-34.