高职院校档案信息化管理中的电子归档流程优化与实践

1、高职院校电子归档的现状与存在问题

1.1 电子归档的现状概述

高职院校作为高等教育的重要组成部分，承担着培养实用人才和提供职业技能教育的重任 [1]。随着现代信息技术的迅速发展，电子归档作为档案管理信息化的重要组成部分，逐渐成为高职院校档案管理转型的核心需求。电子归档不仅能够提升档案管理效率，还能促进信息资源的科学化、系统化管理，高职院校的电子归档工作呈现出逐步探索与实施的趋势。

1.2 当前电子归档工作中存在的主要问题

在高职院校的电子归档工作中，虽然信息化管理的推进为档案管理带来了便利与效率的提升，但仍存在诸多问题，严重影响了档案管理的效果与质量。

数据规范性不足。现阶段，高职院校在档案信息的采集与录入过程中，缺乏统一的标准和规范，导致不同部门或岗位间的档案信息质量参差不齐。由于归档数据的来源多样，部分信息填写不规范、格式不统一，造成信息整合困难，进一步导致档案的检索和利用效率低下。

电子归档流程设计不完善。许多高职院校的电子归档流程依然沿用传统的纸质档案管理模式，导致在电子归档过程中出现环节冗余、步骤繁琐的现象。例如，部分学校在归档节点的设置上缺乏科学性，未能合理安排各个归档环节，造成归档时间过长、审核效率低下[2]。

系统协同性不足。目前，高职院校在信息系统的建设与应用中，往往缺乏系统之间的有效衔接，各种数据平台、管理工具之间信息孤岛现象严重。各部门各自为政，形成的信息壁垒使得档案信息共享困难，限制了档案数据的综合利用，进一步影响到教学与科研工作的开展。

人员的技术素养与培训不足。在信息化进程不断加快的背景下，不少档案管理人员未能及时适应新的电子档案管理系统，缺乏相应的技能培训和实践经验，导致对电子归档流程的理解与操作水平不足。技术素养的欠缺使得在实际应用中出现许多错误与疏漏，影响了电子归档的稳定性与安全性。

2、高职院校电子归档流程的优化与实践路径

2.1 基于流程再造的优化与实施策略

在高职院校档案信息化管理中，电子归档的流程优化至关重要。基于流程再造的优化不仅有助于提高档案管理的效率，还能够保证档案数据的准确性与安全性。提出的优化遵循“标准化、合理化、全自动化”的原则，以此构建高效、灵活的电子归档流程。

在标准化层面，应制定统一的数据采集标准，以确保不同部门、不同类型档案数据的一致性与规范性。这一标准不仅涉及档案内容的分类、编码和命名规则，还包括数据录入的格式与要求。通过构建一致的数据采集标准，能够有效减少因信息不规范而导致的后续处理问题，为后续的归档工作奠定基础。

合理化是优化的第二个核心要素。在电子归档流程中，需要对归档节点进行合理设置，各节点之间应形成清晰的流程关系。依据档案类型及其使用频率，合理划分归档流程的每个环节，并明确各环节的职责，可以有效减少审批与交接的时间延误。围绕归档节点设置相应的工作指引与操作手册，有助于操作人员在归档过程中高效、准确地执行操作，从而减少错误率。

全自动化监控机制则是现代信息化管理的重要体现。通过引入先进的信息管理系统，能够实现对电子归档全流程的实时监控与数据追踪。当某一环节出现异常或延误时，系统能够自动发出警报，并提供相应的处理建议 [3]。此举不仅保证了档案归档工作的顺畅进行，也提高了档案数据安全的保障能力。系统还能够生成日报、周报等监控数据分析报告，为管理者提供决策支持。

实施策略方面，提出加强培训与宣传的工作计划。高职院校应对相关员工进行定期的培训，以确保其掌握电子归档流程的各项技术要点和操作规范。通过培训，不仅能够提高员工的专业技能，还能够增强其对信息化管理理念的理解与认同，从而推动信息化管理的深入开展。充分利用信息技术手段进行系统集成与优化是另一项关键策略。

2.2 优化流程在实际管理工作的应用效果

通过实施基于流程再造的电子归档流程优化，档案管理工作在多方面得到了提升。归档流程的标准化和自动化显著提高了工作效率。以往繁琐的手工操作被自动化系统取代，归档的时间大幅缩短，相关人员能够将更多精力投入到档案的整理与分析中。这一变化不仅减少了人力成本，也提升了档案管理的准确性和实时性。

在归档节点设置合理化方面，明确的节点划分使得档案的生成、审核、存储以及检索等环节井然有序。每一个环节的数据采集标准化，确保了归档信息的完整性和一致性。此种优化减少了因为信息缺失或错误造成的重复工作。系统协调性得到增强，各部门之间的信息流通更加顺畅，减少了以往信息孤岛的现象。高职院校的各个职能部门能够借助优化后的流程实现数据的共享与协作，提升了整体工作效率。

在实际应用过程中，优化流程还反映出良好的用户体验。系统的友好界面和清晰的操作指引，使得负责档案管理的人员快速掌握操作要领。反馈机制的建立，使得用户在使用过程中遇到的问题能够得到及时解决，从而进一步提高了工作满意度。经过一段时间的实践，相关管理人员对优化后的流程表达了高度认可，纷纷表示新系统使其工作更加便捷高效。

优化流程带来的另一个显著效果是档案数据的利用率提升。优化后的流程不仅提高了档案归档的效率，也使得档案信息的检索和使用变得更加灵活与高效。管理人员能够快速找到所需信息，支持教学与科研工作的开展。这种档案信息的高效利用，为高职院校决策提供了重要的数据支持，加速了信息化建设步伐。

结束语

本文通过对高职院校档案信息化管理中存在的问题进行探讨，提出了一套基于流程再造的电子归档流程优化方案，并进行了实际应用验证。通过引入数据采集标准化、归档节点设置合理化和全流程自动化监控，旨在解决数据不规范、流程设计不完善及系统协同性不足等问题，以提高档案归档效率和管理质量。

参考文献

[1] 李军 . 信息化时代高职院校电子档案的归档管理研究 [J]. 兰台内外 ,2021,(13):25-27.

[2] 黄炎龙 . 浅析高职院校电子档案信息化管理 [J]. 广东交通职业技术学院学报 ,2020,19(02):51-53.

[3] 王洪祥 . 电子档案归档工作及档案信息化建设探讨 [J]. 黑龙江档案 ,2022,(06):151-153.