电子档案管理的标准化建设研究

一、引言

数字化转型浪潮下，电子档案已成为各类机构信息资源管理的核心内容。与传统纸质档案相比，电子档案具有容量大、检索快、共享性强等优点，但也面临格式多样、易损毁、技术依赖度高等风险。标准化建设不仅关系到电子档案的安全与可用性，还直接影响档案的长期保存与有效利用。国际上 ISO15489、OAIS 等标准体系为电子档案管理提供了理论框架和技术指引，我国也逐步建立了以国家标准为核心的电子档案管理规范体系。但面对日益复杂的信息环境和多样化应用需求，电子档案标准化建设仍任重道远。系统研究电子档案标准化建设的现状与对策，对于提升我国数字档案治理能力、保障数据安全具有重要意义。

二、电子档案管理标准化建设的现状

（一）标准体系的建立与发展

近年来，随着电子政务和数字档案馆建设的推进，电子档案管理标准体系日趋完善。国际层面，ISO 15489《信息与文献——档案管理》、ISO 30300 系列、ISO 14721 OAIS（开放档案信息系统参考模型）等为全球电子档案管理提供了统一的理论基础和技术规范。我国制定了 GB/T 18894-2016《电子文件归档与管理规范》、GB/T 29194-2012《电子文件元数据规范》等一系列国家标准，涵盖了电子档案的收集、整理、保存、鉴定、开放、利用等主要环节。此外，部分行业和地方也发布了针对性较强的补充标准和操作指南，形成了较为完整的标准体系框架。

（二）标准执行与应用现状

虽然标准体系不断完善，但实际执行过程中仍存在诸多不平衡和不充分。一方面，不同部门和地区对电子档案标准的理解和执行力度参差不齐，标准落地效果存在较大差异。部分基层单位因技术能力或经费投入不足，标准执行不到位。另一方面，随着电子文件类型的丰富（如音视频、网页、社交媒体等），现有标准在新型数据载体、格式兼容和多样性处理方面尚显滞后。例如，在电子邮件、即时通讯记录归档、结构化与非结构化数据共存管理等方面，标准覆盖和指导性不足，导致实际管理中出现存档不全、检索困难、数据丢失等问题。

（三）数据安全与长期保存保障

标准化是保障电子档案信息安全和长期保存的重要手段。国际标准强调档案的真实性、完整性、可用性和可靠性，我国标准也逐步强化了档案存储、迁移、备份、恢复等方面的技术要求。部分先进档案馆和单位探索采用分布式存储、数字签名、加密技术和定期迁移等措施，增强电子档案的安全性和可持续保存能力。然而，面对网络攻击、硬件老化、格式更新等风险，仍需标准持续更新和技术迭代，确保电子档案的“留得住、调得出、用得好”。

三、电子档案标准化建设面临的挑战

（一）标准体系与业务实际衔接不足

目前，部分电子档案标准以原则性、框架性内容为主，缺乏细致的业务操作流程和可执行细则。标准内容与实际工作结合不紧密，导致基层单位在标准落地、业务融合、具体实施中存在困惑。例如，标准未能充分指导新型媒体档案、跨平台数据归档等业务环节，影响了标准的权威性和实用性。

（二）技术更新带来的标准适应压力

信息技术和应用环境的快速变化，使得电子档案管理不断面临新的技术挑战。云计算、大数据、区块链等新兴技术应用于档案管理之后，原有标准难以及时涵盖新技术产生的新问题。如分布式存储下的安全性保障、智能识别下的元数据标准扩展等，都需要标准体系动态调整和快速响应。此外，国际标准与本地化实际间的兼容性和适应性也亟需进一步协调。

（三）标准化意识与专业人才短板

电子档案管理的标准化建设不仅需要高水平的技术支撑，更依赖于管理者和从业人员的标准化意识与专业素养。目前，部分单位对标准化重要性认识不足，缺乏系统培训和持续学习机制，导致标准执行力不强。同时，复合型档案管理人才储备有限，不能及时适应信息化、智能化管理的新需求，成为标准化建设的瓶颈。

四、优化电子档案标准化建设的策略

（一）完善标准体系，强化细化和动态更新

要在现有国家与行业标准基础上，进一步完善电子档案管理全流程的标准体系。重点加强对新型电子文件载体、多模态数据、跨部门数据流转等领域的标准细化，明确具体业务操作指引。建立标准动态更新机制，及时吸纳新技术、新业务模式下的管理经验和国际先进标准，形成与时俱进、系统完备的电子档案管理标准网络。

（二）推动标准与技术深度融合

应加强标准与前沿技术协同发展。支持云计算、区块链、人工智能等新技术在档案管理中的应用，并同步制定相关技术规范与安全标准。例如，在元数据管理、数据加密、分布式存储、智能检索等领域，建立标准试点与评估机制，推动技术创新与标准迭代良性互动。同时，加强标准在信息系统开发、档案软件选型、数据迁移等技术工程中的落地，提升标准的可操作性和技术适配性。

（三）加强宣传培训和人才培养

要加大对电子档案标准化建设的宣传力度，提升全员标准化意识。建立分级培训体系，定期组织标准化知识、管理流程和技术规范的学习与考核，促进标准执行能力提升。鼓励高等院校、科研机构与档案部门合作，培养既懂档案管理又精通信息技术的复合型人才，为标准化建设提供坚实的人才支撑。此外，积极参与国际标准化活动，持续推动我国标准与国际接轨，提升我国电子档案管理的国际影响力。

五、结论

电子档案管理的标准化建设是提升信息资源治理能力、保障档案数据安全与高效利用的关键。当前，我国电子档案标准体系逐步完善，但在标准落地、技术适应、人才保障等方面仍面临挑战。未来，应以完善和动态更新标准体系为核心，加强标准与新技术的深度融合，强化标准执行和人才队伍建设，实现电子档案管理的科学化、规范化和可持续发展，为数字社会建设和国家治理现代化提供坚实支撑。

参考文献

[1] 国家档案局 . GB/T 18894-2016《电子文件归档与管理规范》[S].

[2]ISO 15489-1:2016, Information and documentation — Records management— Part 1: Concepts and principles.

[3] 刘建峰 . 电子档案管理标准化建设路径研究 [J]. 档案管理 , 2022(5): 21-25.

[4] 李娜 . 数字化背景下档案标准化创新发展 [J]. 中国档案 , 2023(10): 44-48.

[5] 张鹏 . 新技术环境下电子档案管理标准的挑战与对策 [J]. 情报杂志 ,2023(6): 101-105.

作者简介：彭晓玲（1984-2）汉，女，湖南宁远人中级，研究方向: 档案管理