企业档案管理的核心功能解析与强化体系构建

引言

企业档案是企业在生产、经营、管理等活动中形成的具有保存价值的各种形式和载体的历史记录，是企业重要的信息资源和无形资产。随着企业规模的不断扩大、业务的日益复杂以及市场竞争的加剧，企业档案管理的重要性愈发凸显。科学高效的档案管理，不仅能够为企业的日常运营提供准确的信息支持，还能在战略决策、风险防控、文化建设等方面发挥关键作用。然而，在实际工作中，部分企业对档案管理的重视程度不足，存在管理方式落后、资源开发利用不充分等问题，制约了档案管理功能的有效发挥。

一、企业档案管理的核心功能解析

档案是一种具有特殊价值的信息资源 , 能够为企业的发展提供丰富的信息资源服务和支持 [1]。企业档案管理具有多重核心功能，它对企业生产经营中产生的合同协议、财务报表等各类文件数据进行系统存储，作为企业各项业务的原始凭证，为合同纠纷处理、财务审计等工作及外部监管提供证据与信息支持；承载着企业技术成果、管理经验和文化积淀，助力知识传承与经验沉淀，增强员工归属感；在风险防控与合规管理上，可发现潜在风险隐患、督促落实安全生产责任，且档案资料是企业合规的重要证明；同时，其蕴含的历史数据和信息，能为企业决策分析和战略规划提供依据，降低决策风险，提高决策的准确性和科学性 。

二、企业档案管理现存问题分析

（一）管理理念相对滞后

部分企业对档案管理的重视程度不足，将档案管理视为简单的文件存储工作，缺乏对档案资源价值的深入认识。在实际工作中，存在“重业务、轻档案”的现象，对档案管理的投入有限，导致档案管理工作无法与企业的整体发展战略相匹配。同时，一些企业的档案管理人员也存在观念陈旧的问题，习惯于传统的手工管理方式，对现代化的档案管理技术和方法接受度较低，制约了档案管理工作的创新发展。

（二）制度体系不够完善

虽然部分企业建立了档案管理制度，但在实际执行过程中，存在制度不健全、执行不到位的问题。例如，档案的收集、整理、保管、利用等环节缺乏明确的操作规范，导致档案管理工作流程混乱，档案资料缺失、损坏等现象时有发生；档案保密制度不完善，存在信息泄露的风险；档案管理制度与企业其他管理制度之间缺乏有效的衔接，无法形成协同管理效应。此外，一些企业的档案管理制度未能及时根据企业发展和外部环境变化进行更新和完善，难以适应新形势下档案管理工作的要求。

（三）技术应用水平较低

随着信息技术的快速发展，档案管理信息化已成为必然趋势。然而，目前许多企业的档案管理仍以传统的纸质档案管理为主，信息化程度较低。虽然部分企业引入了档案管理软件，但在实际应用中，存在软件功能单一、兼容性差、数据安全保障不足等问题。同时，企业对档案管理新技术的应用缺乏积极性和主动性，如大数据、人工智能等技术在档案管理中的应用较少，无法充分发挥信息技术在档案管理中的优势，影响了档案管理的效率和质量。

（四）人员素质有待提高

企业档案管理人员的专业素质和业务能力直接影响档案管理工作的水平。目前，企业档案管理人员队伍存在结构不合理、专业知识不足等问题。部分档案管理人员并非档案管理专业出身，缺乏系统的档案管理知识和技能培训，对档案管理的规范和标准了解不够深入，难以胜任现代化档案管理工作的要求。此外，档案管理人员的工作积极性和创新意识不足，工作中往往被动执行任务，缺乏主动挖掘档案资源价值、提升档案管理服务水平的动力。

三、企业档案管理强化体系构建

（一）优化管理理念，提升档案管理重视程度

在推动企业档案管理工作得以规范化发展的过程中，企业档案管理人员需要做到理念先行，并使用正确理念指导企业档案管理实践[2]。企业管理层应充分认识到档案管理在企业发展中的重要地位，将档案管理纳入企业整体发展战略规划，加大对档案管理工作的支持力度。通过开展宣传教育活动，提高全体员工对档案管理的认识，增强员工的档案意识，形成全员参与档案管理的良好氛围。同时，企业应树立“大档案”管理理念，打破部门之间的信息壁垒，实现档案资源的整合与共享，充分发挥档案资源的整体效能。

（二）完善制度体系，规范档案管理工作流程

建立健全涵盖档案收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等全过程的档案管理制度，明确各环节的操作规范和责任主体，确保档案管理工作有章可循。加强档案保密制度建设，对涉及企业核心机密的档案资料进行严格的保密管理，防止信息泄露。同时，建立档案管理制度的动态更新机制，根据企业发展和外部环境变化，及时对制度进行修订和完善，确保制度的有效性和适应性。此外，加强档案管理制度与企业其他管理制度的衔接，实现档案管理与企业业务管理、行政管理等工作的协同推进，提高企业整体管理效率。

（三）强化技术支撑，推进档案管理信息化建设

加大对档案管理信息化建设的投入，引入先进的档案管理软件和硬件设备，构建数字化档案管理系统。利用信息技术实现档案资料的数字化采集、存储、检索和利用，提高档案管理的效率和准确性。同时，积极探索大数据、人工智能等新技术在档案管理中的应用。

（四）提升人员素质，打造专业档案管理队伍

加强档案管理人员的专业培训，制定系统的培训计划，定期组织档案管理人员参加业务培训和学术交流活动，更新知识结构，提升专业技能。鼓励档案管理人员参加档案专业技术职称考试，提高自身的专业水平。同时，建立科学合理的绩效考核机制，将档案管理人员的工作业绩与薪酬待遇、职业发展挂钩，激发其工作积极性和创新意识。

（五）加强档案利用，充分发挥档案资源价值

建立健全档案利用服务体系，简化档案利用手续，提高档案利用效率。通过开发档案信息资源，编制专题档案资料、档案目录索引等，为企业各部门提供便捷的档案查询和利用服务。同时，积极开展档案编研工作，深入挖掘档案资料中的有价值信息，形成具有参考价值的研究成果，为企业的决策制定、文化建设等提供支持。

针对当前企业档案管理中存在的管理理念滞后、制度体系不完善、技术应用水平较低、人员素质有待提高等问题，构建包含优化管理理念、完善制度体系、强化技术支撑、提升人员素质、加强档案利用等方面的强化体系，有助于提升企业档案管理的效能，充分发挥档案资源的价值，为企业的可持续发展提供有力保障。在未来的发展中，企业应持续关注档案管理工作，不断完善强化体系，推动档案管理工作与企业发展同频共振，为企业在激烈的市场竞争中赢得优势。

参考文献

[1] 刘 丽 . 企 业 档 案 管 理 创 新 与 服 务 模 式 研 究 [J]. 办 公 室 业务 .2020(01):115+117.

[2] 李春燕 . 论企业档案管理规范化的实现 [J]. 科技资讯 .2020,18(05):89+91.