新时代背景下如何提高小型事业单位档案管理水平

前言：

当下信息化飞速发展的时期，档案管理作为事业单位内部管理的关键部分，它对于保证单位正常运作，守护单位历史记录，支撑决策等有着不可或缺的作用，但是，对于小型事业单位来说，其档案管理现状却有不少问题，这些状况在某种程度上限制单位高效管理与持续发展，要想改善小型事业单位档案管理水平，就要从加强管理意识，改进人员素质，推动信息化创建，改良管理流程等角度出发，采用综合性的办法。

一、 小型事业单位档案管理现状及问题分析

（一）管理意识淡薄

管理意识淡薄是小型事业单位档案管理存在的问题之一，有些单位对档案管理的重要性认识不到位，没有把档案管理工作纳入到单位整体发展规划当中，档案管理工作被边缘化，这种情况在一些小型事业单位中比较常见，单位领导和员工大多忙于业务工作，很少去关注档案管理工作，档案管理工作的基础性和长远性意义被忽视，档案管理工作被边缘化以后，档案管理工作就得不到足够的重视和投入，无论是人力，物力还是财力，都无法得到充足的保障，档案管理工作的质量也就无法得到保证[1]。

（二）专业人员不足

专业人员不足也是小型事业单位档案管理所遇到的难题之一。档案管理人员缺乏专业档案管理的知识和技能，档案管理工作是一项专业性很强的工作，需要具有档案学、历史学、管理学等专业知识背景的专业人员来进行管理，而小型事业单位由于编制限制、经费不足等原因，很难吸引和留住专业的档案管理人员，现有的档案管理人员大多是其他岗位转岗而来，缺乏系统的学习和培训，对档案的收集、整理、保管、利用等环节的业务知识不够熟悉，导致档案管理工作不能做到规范化、科学化，专业人员的不足既影响档案管理工作的质量，也阻碍档案管理工作的发展创新。

（三）信息化水平低

档案管理信息化建设落后，还是沿用传统的纸质档案管理方式，效率低。在大数据时代，档案信息化是提高档案管理效率和质量的有效途径，而小型事业单位由于资金投入有限，往往没有必要的信息化设备和软件，档案管理信息化建设进展缓慢，档案信息的数字化程度低，档案查询、利用不方便，不能满足单位快速发展业务的需求，信息化水平低，也使档案信息的共享、交流受到限制，不利于单位内各部门之间的协同工作以及与其他单位之间的合作、交流。

（四）安全风险大

档案信息安全、保密性差。档案信息的安全防护工作做得不到位，档案是单位的资产，档案中包含很多重要信息以及一些保密文件，如果档案信息泄露出丢失，就会为单位带来巨大的损失。但是很多小型事业单位对于档案的保护不到位。档案存储处安全防护设施缺失，没有进行有效的备份与恢复，网络信息安全防护能力有限，导致档案的信息无法得到很好的保护，增加档案的信息泄露出丢失被篡改的可能[2]。

二、提升小型事业单位档案管理水平的策略研究

（一）强化管理意识

提升单位领导对档案管理的重视程度是提升档案管理水平的关键所在，单位领导应当认识到档案管理的重要性，把档案管理工作纳入到单位整体发展规划当中，保证档案管理工作得到足够的重视与支撑，档案管理既是记录单位历史的重要手段，又是支撑单位决策、优化工作效率的重要保障，把档案管理工作融入到单位的整体发展规划之中，就能保证档案管理工作与单位的业务工作同步前行，从而为单位的长久发展奠定稳固根基[3]。

（二）提升人员素质

档案管理人员的专业素质直接影响到档案管理工作的好坏，档案管理人员的专业培训能够提升档案管理人员的业务能力与信息化技术水平，这是提升档案管理水平的有效途径，组织定期的培训活动，邀请档案管理专家开展授课，使档案管理人员掌握最新的档案管理知识与技能，提升档案管理人员的业务水平，培训内容包含档案管理基本理论，档案的数字化处理，档案信息的安全管理等内容，档案管理人员应当具备全面的专业知识与技能。支持档案工作人员考取档案管理员证书之类的职业资格证照，这样既有益于改善档案人员的职业能力，也利于加强他们的职业竞争力，单位可为档案工作人员一些助力，提供他们在学习及考试方面的资助，像培训费，考试费之类的费用，促使他们努力改进自己的专业水平，通过考取职业资格证书之后，档案工作人员便可系统地学习有关档案管理的专业知识，优化他们在档案管理领域内的业务素质，从而为单位开展档案工作提供更为优质的劳务输出。

（三）推进信息化建设

引入电子档案管理系统，将档案进行数字化存储与管理，这是提升档案管理水平的一种有效途径，电子档案管理系统能够改善档案管理的效率与精确度，便于档案信息的查找与应用，把纸质档案转变为电子档案之后，既可缩减存储面积，又能加强档案的安全性与保密性，电子档案管理系统可做到档案信息的迅速搜索，网上查看，远程访问等功能，从而大幅度优化档案管理的效率和便利性。同时，还可以加强档案信息的安全防护，运用先进的信息安全技术，保障档案数据的隐私和完整，在信息化创建进程中，档案信息的安全问题极为关键，单位需采用多种安全手段，安装防火墙，加密档案数据，定时备份档案信息等，防止档案信息外泄，篡改或者遗失，还要创建起完备的安全管理准则，定时开展安全考察和漏洞扫描，保证档案信息系统的安全运转，可采用数据加密技术，对档案数据执行加密处置，保证数据在传送和储存进程中的安全，定时执行数据备份，防止因为系统故障或者人为操作失误造成的数据丢失。

（四）优化管理流程

简化档案管理流程，提高工作效率，这是提升档案管理水平的关键部分，通过精简档案管理流程，削减无用的环节和手续，就能改善档案管理工作的效率和质量，可以精简档案的收集和整理流程，制订统一的档案分类标准和整理规范，缩减档案管理人员的工作量和工作时间，而且，可以采用自动化办公系统，做到档案信息的自动录入和管理，从而进一步提升档案管理的效率。此外，还可以建立档案信息共享平台，让档案信息能够流通起来并被利用起来，这是提升档案管理水准的一大举措，档案信息共享平台能够做到档案信息的迅速查找和共享，有利于单位内部各个部门之间的合作，增进档案信息的利用价值，单位可凭借已有的信息技术。

结语：

提升小型事业单位档案管理的水平是一项大工程，它要从很多角度动身，采取多种办法才能做到，加强管理认识，提高单位领导对档案管理的重视程度，创建健全档案管理制度，加强人员素质，加大对档案人员的业务训练力度，引导他们考取职业资格证，推动信息化创建，引进电子档案经营系统，提升档案信息的安全保护力度，改进管理流程，缩减档案管理流程，搭建档案信息共享平台，可以有效地改善小型事业单位档案管理水平，为单位的高效运转和可持续发展提供强有力的支持。

参考文献：

[1] 朱传玲 .“互联网 + ”背景下政务服务人事档案管理信息化建设探析 [J]. 兰台内外 ,2025,(22):32-34.

[2] 王秀富. 解析事业单位人事档案管理规范化水平提升策略[J].兰台内外 ,2025,(20):54-56.

[3] 史洁 . 信息化环境下事业单位档案管理改革路径与高质量发展策略研究 [J]. 兰台内外 ,2025,(20):18-20.