在 EPC 模式下总包资料员档案管理中的挑战与对策

引言

随着建筑行业飞速发展，EPC（设计采购施工）模式凭借高效整合资源、缩短工期等诸多优势，在建筑产业中的应用愈发广泛。在 EPC 项目中，档案管理作为项目建设的重要组成部分，对于项目顺利推进、后期维护及经验总结意义重大。《建设工程文件归档规范》等文件明确规定工程档案编制、整理和归档要求。然而，实际工作中总包资料员在档案管理方面常面临诸多难题。下述将深入剖析总包资料员档案管理工作面临的挑战，拟以此助力提升项目档案管理质量，为行业内其他 EPC 项目提供参考。

1 EPC 模式下总包资料员档案管理现状

1.1 档案管理的主要内容与范围

在 EPC 模式下，总包资料员的档案管理工作内容繁杂广泛。从项目筹备之初，项目策划书、项目可行性研究报告以及各类审批文件等纳入管理范畴，这些资料为项目开展奠定基础，明确项目目标、可行性及合法性[1]。在设计阶段，设计方案、设计计算书、设计变更文件等成为关键档案，详细记录项目设计思路、调整过程，可作为项目施工的重要依据。在具体的施工过程中，工程进度报表、施工技术交底记录、质量检查报告、安全事故记录以及各类材料设备的进场验收单等资料，全面细致地反映了施工实际情况。此外，监理单位提交监理规划、监理日志、监理指令及回复等，也均在档案管理范围内，用于监督把控工程质量、进度安全。这些档案资料贯穿项目始终，涵盖项目从规划到竣工的各个环节，对项目顺利推进、质量追溯、后期维护等有着不可替代的重要价值。

1.2 档案管理流程与规范

档案管理遵循严谨有序的流程规范。项目启动后，总包资料员依据项目特点、相关法规要求，精心制定档案收集计划，明确各阶段所需收集的资料明细及对应责任人。在收集过程中，严格要求各参与方按照既定时间节点提交资料，确保资料及时性、完整性[2]。资料收集完成后分类整理，根据档案性质、所属阶段及专业类别等，将其划分为不同类别，如前期文件、设计文件、施工文件、监理文件等，各类别下进一步细分，方便快速查找管理。整理后进入审核环节，重点审查资料准确性、规范性、完整性，不符合要求的资料及时退回修改。审核通过的档案，则采用纸质与电子双套制归档保存。纸质档案按类别装订成册，存放于档案库房，并建立详细索引目录；电子档案存储在安全的服务器中，设置严格访问权限，同时定期备份数据，确保档案安全存储、高效利用，为项目全生命周期管理提供坚实保障。

2 EPC 模式下总包资料员档案管理面临的挑战

2.1 档案分类与归档标准不统一

在 EPC 项目中参与方众多，各单位基于自身业务特点、管理习惯，在档案分类与归档标准方面存在显著差异[3]。设计单位通常依据设计流程及专业领域划分档案，如按建筑、结构、给排水、电气等专业，将设计图纸、计算书、变更文件分别归类。而施工单位倾向于按施工阶段，如基础施工、主体结构、装饰装修等，整理施工过程中各类资料，包括施工日志、质量检验报告、材料报验单等。归档标准同样缺乏一致性，对于设计变更文件，设计单位认为标注变更日期、设计人员签字并附上简要说明即可；但总包、监理单位则要求详细阐述变更原因、变更内容，以及评估项目工程整体进度、成本和质量的影响，还需经监理单位盖章确认。这一不同的档案分类归档标准，导致总包资料员在整合档案时面临极大的困难，资料检索效率低下，容易导致关键信息遗漏或重复归档，严重影响档案管理质量及项目推进效率。

2.2 数据安全与备份机制薄弱

随着信息技术在建筑行业的广泛应用，EPC 项目产生了海量电子档案，涵盖项目设计方案、地质勘察报告、施工过程记录以及采购合同等关键信息。然而，许多项目的数据安全防护措施不足，网络安全体系仅依赖基础防火墙，缺乏入侵检测、数据加密等高级防护手段。一旦遭受网络攻击，敏感数据极易泄露或被篡改。例如施工进度数据恶意修改，可能导致项目管理团队误判工程进度，资源调配失衡、延误项目工期。在数据备份方面，部分项目仅依靠本地服务器进行每周一次的全量备份，备份频率低且缺乏异地备份策略。若本地服务器出现硬件故障，如硬盘损坏，近期施工质量检验记录、材料采购明细等重要数据丢失，严重影响工程质量追溯、竣工验收工作，使项目遭受巨大的损失。

2.3 设计、采购、施工部门档案移交不及时

在 EPC 项目推进过程中，设计、采购、施工部门间档案移交不及时问题尤为普遍。设计单位完成设计变更后，未及时将变更文件传递给施工、监理单位，导致施工单位按原设计施工，待发现问题时已造成返工。如某建筑内部空间布局设计变更延迟交付，施工单位已完成部分墙体砌筑，拆除重建不仅耗费大量人力、物力和时间，还可能影响项目整体进度。采购部门在档案移交方面同样存在滞后现象，在项目高峰期，采购合同、设备验收报告等无法按时提交，施工单位未能及时确认材料设备规格、质量，影响施工进度。例如外立面装修阶段，石材采购档案延迟移交，施工单位无法确定石材是否符合设计要求，导致石材无法按时进场，装修工程被迫延期，甚至面临逾期交付的违约风险。

3 EPC 模式下总包资料员档案管理的对策

3.1 制定统一的档案分类与归档标准

在总包资料员档案分类中，则需打破各单位原有局限，采用以项目建设流程为主线，结合专业属性的分类方式[4]。例如可尝试将施工项目档案划分为项目前期、勘察设计、施工过程、设备材料、监理、竣工验收等一级类目；在施工过程类目下，再细分基础工程、主体结构、装饰装修等二级类目，各二级类目下按照不同建筑编号进一步分类，确保各份档案准确归位。

制定归档标准时，则需明确各类型文件的具体要求。以设计变更文件为例，规定包含详细的变更原因、变更内容、对工程整体的影响评估、变更前后图纸对比，且需经设计人员签字、设计单位盖章、监理单位审核盖章，同时附上施工单位对变更的执行情况说明，由此才能完成最终的归档操作。为保证所制定的档案分类、归档标准有效执行，项目各参与方应积极组织相关人员开展培训，详细讲解分类与归档标准具体内容、操作流程，并提供实际案例演示。在项目推进过程中，设立专门的档案管理监督小组，定期检查各部门档案管理情况，督促不符合标准的单位及时整改，确保档案分类与归档规范性、一致性，提升档案管理效率。

3.2 引入高效的电子档案管理系统

在 EPC 模式下，为应对档案管理中的诸多挑战，引入高效的电子档案管理系统势在必行。首先应选择具备强大功能的系统，如具备先进加密技术的软件，对项目中各类电子档案，从设计图纸到施工记录、采购合同等，在数据创建、传输及存储的全流程加密处理。例如采用 AES 高级加密标准，确保即使数据泄露，非法获取者也难以破解，保障项目核心信息安全。

4 结语

综上所述，“浦东新区黄浦江沿岸 E8 单元 E18-1 地块” 项目在 EPC 模式下，总包资料员档案管理虽面临诸多挑战，但通过制定统一标准、引入电子档案管理系统、强化责任意识与考核机制等对策，可显著提升档案管理水平。由此可保障该项目顺利推进，为其他 EPC 项目加强档案管理工作提供参考。

参考文献：

[1] 倪晓敏. 数字化背景下 EPC 项目档案管理策略研究[J]. 机电兵船档案,2024,(06):104-106.

[2] 张树莉. 基于 EPC 总承包模式的水利水电工程档案管理工作[J]. 治淮,2024,(09):89-90.