信息化在政府集中采购档案管理中的应用

政府集中采购是当前我国政府采购方式中极为重要的组成部分，能够有效提高财政资金使用效率，进一步规范政府行为，实现资金的高质量、高效率利用，促进党风廉政建设的全面推进。而政府集中采购档案是政府采购活动最为真实的全方位的记录，有利于更进一步监督采购行为，实现采购当事人合法权利的全面保障。随着政府采购规模的不断扩大，采购活动的日益复杂，采购途径的多元，传统的档案管理模式难以满足当前采购档案管理的实际需要，急需要加强对现代化技术的全面引进。

一、信息化在政府集中采购档案管理中运用的意义和价值

首先可以有效提高档案管理效率。传统的档案管理工作主要依靠人员进行记录，从档案的收集整理再到归档和查阅，都需要消耗大量的人力物力财力，而且整体档案时效性无法得以全面提高。而现阶段将信息化技术全面融入档案管理工作中，可以借助电子档案管理库实现对档案数据的快速记录整理，后续在检索使用时，也可以借助自动分类、智能检索等功能实现档案录入效率以及使用效率的全面提高。

其次可以有效保证档案信息的完整性和准确性。在政府采购过程中，采购流程较为复杂，采购活动持续时间相对较长，在此之中会产生大量的文件资料，包含有采购预算、招标文件、评标报告等等，这些文件的完整性直接关系到后续对采购过程的全面监督，也关系到采购活动是否合法、合理、规范。以往采用人工档案管理的模式往往会因为个人疏忽，档案磨损等多种问题致使档案缺失，而现阶段加强对信息化技术的全面引进，可以有效避免人为因素导致的信息缺失或错误，而且档案系统还可以定时定期对档案实时备份，以防止数据的丢失，缺损，以保障档案的完整性准确性。

二、信息化在政府集中采购档案管理中的应用策略方法

（一）加强对档案管理人员信息化意识的培育

信息化技术想要全面融入于政府集中采购档案管理中，需要加强对工作人员的全面培训和指导，要通过组织教育、宣传等多种方式，进一步提高采购部门以及档案管理人员对档案工作的关注度，并潜移默化之中将信息化方式方法融入其中，增强工作人员的信息化意识以及应用能力。在对相关档案管理人员和工作人员培训和教育时，可以引进电子档案管理系统操作使用方法技巧、信息技术基础知识、政府集中采购档案管理制度以及政府集中采购档案管理的重要性等内容，借助于综合化的、多元化的培训，实现信息化与政府集中采购档案管理工作的融合和紧密度提升。后续可结合实际需要，建立相对应的激励机制，对在信息化应用方面表现突出的人员可以给予表彰和奖励，以此来提高工作人员的积极性，切实保障信息化在政府集中采购档案管理中应用逐步深化。

（二）进一步完善档案管理系统

想切实实现信息化与政府集中采购档案管理工作的紧密融合，那么也应加大对电子档案管理系统的全面引进，针对现有的电子档案管理系统也需进行改进升级，不断完善系统功能，使系统更加智能稳定，兼容性强，以此来提高工作人员的工作效能和质量。在系统设计过程中应充分考虑政府集中采购工作的各个节点，还需考虑档案管理工作的实际需要，对传统的操作流程、系统架构进行转型升级改进，使其更符合当前工作人员的实际工作需要、使用习惯。还需加强档案管理系统与各部门、各系统之间的对接和数据共享，以此来将采购过程之中的各业务全面归档整合，减少人工干预，提高档案管理的完整性、准确性。除此之外，还应有专门的系统管理人员定期对系统开展维护和升级，及时修复系统中可能存在的各种漏洞，保证系统安全稳定运行。

将信息化技术融入政府集中采购档案管理中，建立健全安全管理制度是关键重点。首先可以制定较为严格的用户权限，明确哪些人员仅有查看权，哪些人员有数据录入权限，根据工作人员的职责和工作需要，合理分配系统操作权限，可确保档案的合理性、完整性。还需要不断加强对先进网络安全技术的全面引进，如防火墙、入侵检测系统、加密技术等等，保障档案不被不法分子侵袭，降低安全事件发生概率，后续要加强对工作人员的培训指导，使他们的安全防范能力得以全面提高，最终切实保障信息化技术在政府集中采购档案管理中的运用效能得以提升。

（三）强化信息安全保障

综上所述，在当前信息化技术快速发展的背景下，将信息化技术全面融入政府集中采购档案管理中，能够更进一步实现档案管理效能质量的全面提高，促进政府采购工作规范化、标准化，有利于保障档案的完整性、可靠性。所以今后还应更进一步加强信息化与政府集中采购档案管理工作融合，切实助力政府集中采购档案管理工作转型升级。

【参考文献】

[1] 金国辉 . 政府集中采购档案的归集与保管 [J]. 山西青年 ， 2016，（20）： 200.

[2] 马海瑞 . 创新制度管理 提升政采效率 [N]. 政府采购信息报 ，2009-08-28 （003）.