企业档案智能化建设的现状与推进路径

1 引言

随着大数据、人工智能、云计算等新兴技术在各行业的广泛应用，企业档案管理领域也迎来了智能化变革的浪潮。智能化建设有助于企业更高效地管理档案资源，提高档案利用效率，为企业决策提供有力支持，从而增强企业的核心竞争力。深入探究企业档案智能化建设的现状与推进路径具有重要的现实意义。

2 企业档案智能化建设现状

2.1 技术应用情况

部分企业已引入数字化技术，对档案进行扫描、存储，实现了档案的初步数字化。一些大型企业开始尝试应用人工智能技术，如 OCR（光学字符识别）技术，用于档案内容的识别和提取，使档案信息能够更方便地被检索和利用；还有企业探索利用大数据分析技术，对档案数据进行挖掘，以发现潜在的价值信息。

2.2 管理流程现状

许多企业在档案管理流程上进行了一定优化，但仍存在不足。目前集团虽然已经采用信息化软件进行办公，但是均为片段式服务，比如“收文流转”“发文流程”“档案借阅”，都是独立的、各自为政的状态，档案管理应用不充分。在很多企业中，文件从产生到归档的过程缺乏系统性的自动化管理，各环节之间衔接不够顺畅，导致档案管理效率低下。此外，档案管理系统与企业其他业务系统之间缺乏有效的数据交互和协同机制，使得档案信息难以在企业内部实现共享和深度利用，无法充分发挥档案对企业业务的支撑作用。

2.3 人才储备情况

企业档案智能化建设需要既懂档案管理专业知识，又掌握信息技术的复合型人才。然而，当前大部分企业的档案管理团队中，这类复合型人才较为匮乏。多数档案管理人员对传统档案管理业务熟悉，但对新兴技术的掌握和应用能力不足，难以满足智能化建设的需求。

3 企业档案智能化建设存在的问题

3.1 技术应用深度不足

虽然部分企业应用了一些新兴技术，但整体技术应用深度不够。例如，OCR 技术在复杂档案内容识别上准确率有待提高，对于手写体、特殊符号等识别效果不佳；大数据分析技术在档案管理中的应用还处于初级阶段，未能充分挖掘档案数据的潜在关联和价值，无法为企业决策提供全面、精准的支持。

3.2 管理流程碎片化

如前文所述，企业档案管理流程碎片化严重，各环节之间缺乏有效整合。这导致档案在流转过程中容易出现信息丢失、延误等问题，同时也增加了档案管理的成本和难度。由于缺乏统一的智能化管理流程，难以实现档案全生命周期的高效管理。

3.3 复合型人才短缺

档案智能化建设对人才的要求较高，既需要具备扎实的档案学专业知识，又要熟悉信息技术。但企业往往忽视了对档案管理人员的技术培训，也缺乏吸引和留住复合型人才的机制，使得档案管理团队在智能化建设过程中面临人才瓶颈。

3.4 数据安全与隐私问题

随着档案数字化和智能化程度的提高，数据安全与隐私问题日益凸显。在档案数据的存储、传输和使用过程中，面临着网络攻击、数据泄露等风险。部分企业在数据安全防护方面投入不足，缺乏完善的数据安全管理体系，难以保障档案数据的安全和隐私。

4 企业档案智能化建设的推进路径

4.1 深化技术应用

企业应加大对档案智能化技术的投入，深入研究和应用人工智能、大数据、云计算等技术。进一步优化 OCR 技术，提高对复杂档案内容的识别准确率，可通过引入深度学习算法，让系统不断学习和适应各种档案格式和内容特点。利用大数据分析技术构建档案数据分析模型，深入挖掘档案数据中的关联信息，为企业决策提供更有价值的参考。加强云计算技术在档案存储和管理中的应用，实现档案资源的高效存储和便捷访问。企业还应关注新兴技术的发展趋势，积极探索元宇宙、数字孪生等技术在档案管理中的应用场景，通过构建虚拟档案展厅、数字档案孪生体等方式，提升档案展示和利用的效果。同时，建立技术应用效果评估机制，定期对技术应用情况进行评估和优化，确保技术应用能够满足企业档案智能化建设的需求。

4.2 建立智能化管理流程

基于集团 OA 系统，研究建立公文收发档案管理全过程智能化管理流程。将档案管理流程中的各个环节进行整合，实现文件从产生、流转、归档到利用的全流程自动化管理。当一份文件在 OA 系统中生成时，系统自动为其分配唯一标识，并按照预设的规则进行分类、编号，在文件流转过程中实时记录相关信息。文件办结后，自动触发归档流程，将文件及其相关信息完整地归档到档案管理系统中，同时生成目录索引，方便后续检索和借阅。通过建立这样的智能化管理流程，提高档案管理的效率和准确性，实现公文收发与档案借阅的一站式服务。为实现全流程智能化管理，企业需打通档案管理系统与其他业务系统的数据接口，建立统一的数据标准和交换协议，实现档案信息与业务数据的实时共享和协同。同时，利用流程自动化（RPA）技术，对档案管理流程中的重复性、规律性工作进行自动化处理，进一步提高管理效率，降低人工成本。

4.3 加强复合型人才培养与引进

一方面，企业要加强对现有档案管理人员的培训，定期组织信息技术、智能化管理等方面的培训课程，提高他们的技术应用能力和智能化管理意识。鼓励档案管理人员自主学习，参加相关的专业认证考试，提升自身综合素质。另一方面，企业要制定优惠政策，积极引进具有档案学和信息技术双重背景的复合型人才，充实档案管理团队。通过内部培养与外部引进相结合的方式，打造一支适应企业档案智能化建设需求的专业人才队伍。企业可与高校、科研机构建立产学研合作关系，开展定向人才培养项目，为企业输送符合需求的复合型人才。同时，建立内部人才晋升通道和激励机制，对在档案智能化建设中表现突出的人员给予物质奖励和晋升机会，激发员工的工作积极性和创造力。此外，定期组织行业交流活动，让档案管理人员与同行进行技术交流和经验分享，拓宽视野，提升专业水平。

4.4 强化数据安全与隐私保护

建立健全数据安全管理体系，制定严格的数据安全管理制度和操作规范。加强对档案数据存储和传输过程的加密处理，采用先进的加密算法，确保数据在存储和传输过程中的安全性。设置严格的用户权限管理机制，根据不同用户的角色和职责，分配相应的档案访问权限，防止数据泄露。定期进行数据安全风险评估和漏洞检测，及时发现和解决潜在的数据安全问题。

5 结论

企业档案智能化建设是企业适应数字化时代发展的必然趋势。尽管当前企业档案智能化建设在技术应用、管理流程、人才储备和数据安全等方面存在诸多问题，但通过深化技术应用、建立智能化管理流程、加强复合型人才培养与引进以及强化数据安全与隐私保护等推进路径，企业能够逐步提升档案智能化建设水平，提高档案管理效率和利用价值，为企业的发展提供有力支持。未来，随着技术的不断进步和企业对档案管理重视程度的提高，企业档案智能化建设将迎来更广阔的发展空间。

参考文献

[1] 刘 梦 溪 . 企 业 档 案 管 理 信 息 化 建 设 [J]. 现 代 企 业 文化 ,2024,(36):37- 39.

[2] 马海龙 . 大数据时代背景下企业档案管理研究 [J]. 黑龙江档案 ,2024,(05):249- 251.