数字化建设背景下档案管理模式的优化策略

引言

伴随着信息技术极速发展，数字化建设渐渐成为各行各业转型升级的主要方向，档案管理属于记录历史，传递文化，服务社会的重要工作，档案管理模式与方法的革新变得尤为关键，在数字化创建大环境之下，传统的档案管理模式逐渐暴露出许多不足之处，诸如信息查找速度缓慢，档案保存条件受限，管理花费昂贵等状况，这些情况严重妨碍了档案管理工作进一步发展，所以，探寻并实行档案管理模式改良策略，成为当前档案管理工作的一大急切需求。

1 特点与影响

1.1 数字化建设的概念与特点

数字化建设是采用信息技术手段把传统的业务流程，数据存储和业务服务转变为数字形态的一种过程，其主要特点包含数据电子化，流程自动化，资源共享化以及决策智能化，在数字化大潮中，各个行业都正在发生着巨大的变化，档案管理也不例外，与传统方式相比，数字化建设能够做到对信息进行高效的存储，快速的检索以及长久的保存，而且还能缩减物理空间的占用和管理费用，像云计算技术的运用，就使档案数据得以跨越地域限制，随时被访问，人工智能的融入，也使得档案的分类和检索更为精准，数字化不只是技术上的升级，更是一种管理观念的改变，档案管理要从被动的储存转向积极的服务，从封闭的管理走向开放的共享。

1.2 数字化建设对档案管理的影响研究

数字化发展正在改变着档案的所有环节，在存储方面，电子档案取代了纸质档案，缩减物理位置上的占用，规避自然损耗的风险；在管理步骤方面，自动化系统可以做到对档案的智能归类、建立索引，完成备份，并且极大地缩减了手动操作所产生的误差；至于服务的形式，则出现了远程阅读，线上分享的功能等等，这些都令档案的利用变得更加便捷，不过与此同时也会出现一些新的问题，譬如数据安全方面的危险、长远保存技术上的难关等，而且在人员上也有一个新要求，即技能更新的必要性，因为数字化不是简单的扫描之后存储就大功告成的事情，而要依靠一套适合这种状态的管理概念和技术体系才行。

2 现行档案管理模式的缺陷与问题分析

2.1 传统档案管理模式的固有局限

传统的档案管理方法，在如今的数字时代，显得越发低效，资源的浪费和服务滞后的问题，变得愈加凸显，纸质档案具有的物理属性，就决定了它会遭到损害、占据很多地方而且查找十分费劲儿，找一份历史文件可能要翻很多卷宗，很是麻烦又浪费时间，以前的传统管理都是手工做事儿，很可能会出错或者忘记一些事情，要是想把档案从别处拿过来看一眼更是完全办不到，最重要的是不能适应数量上暴增的数据问题，很多单位的档案库里都快放不下东西了，可依然按照过去那种分类和保存办法做事，使得开支越来越高，并不是为了档案方便使用，而且已经无法契合现代社会对信息既快又好又能双向沟通的要求。

2.2 数字化转型过程中的问题

虽然不少机构已经开始尝试档案数字化，但转型过程并不顺利，技术标准混乱是常见现象，各个部门可能采用不同的数据格式或者管理系统，造成档案之间无法互相流通共享，数据安全存在严重隐患，电子档案容易遭受黑客入侵，系统崩溃或者格式过时，一旦出现问题就可能导致信息永久性丢失，很多单位把数字化仅仅看作扫描存档，没有重视后续的数据治理和智能应用，数字档案库就成了“电子垃圾堆”，人员素质差异也不可小觑，一些档案管理者缺乏数字技能，很难适应新系统的操作与维护需求，这些问题若不加以解决，数字化建设很容易陷入投入大而收效小的困境。

3 数字化建设下档案管理模式优化策略

3.1 建立健全的档案管理体系

优化档案管理的第一步就是创建科学的档案管理体系，包含统一的数据标准，操作步骤和监管机制，制定电子档案的元数据标准，保证不同系统之间的数据可以相互兼容，建立档案生命周期管理制度，明确档案从生成，归档到销毁各阶段的责任和要求，还要建立风险评价机制，定时检查档案系统的安全性，稳定性能否得到保障，避免出现数据泄漏或者毁坏的情况，体系化的管理可以防止数字化过程变得支离破碎，让档案资源得到真正的整合和利用。

3.2 运用先进的档案存储管理系统

技术是数字化建设的推动者，使用云计算和分布式存储技术，能够解决海量数据的存储和访问问题，使用区块链的不可篡改性，能够提高档案的真实性，使用人工智能技术，可以实现档案的自动分类，内容提取，智能检索，使用自然语言处理技术，用户可以通过关键词或者语义搜索，快速找到目标文件，使用图像识别技术，可以自动修复破损档案的数字化影像，选择适合自己需求的系统平台，并且保证技术的持续更新，这是保证档案管理长效运行的关键。

3.3 加强档案管理队伍建设

再先进的技术也要靠人去操作，所以档案管理人员的专业素质很重要，一方面加强已有的人员培训，让他们学会用数字工具和管理数据的技能，另一方面可以找一些有信息技术背景的人才，改善团队的构成，再就是建立奖励机制，促使管理者自己去学习新的技术，探究新的方法，防止因为思想僵化而影响到数字化的转型，一个既懂档案业务又懂得数字技术的团队，才是档案管理现代化的关键。

3.4 创新档案管理服务模式

数字化的终极目的就是提升档案的服务价值，创建在线档案服务平台之后，使用者就可以远程查阅，下载或者申请档案利用，这样就能节约大量的时间跟经济成本，把部分非涉密档案的数据接口开放出来，供学术机构或者企业再次开发，这会发掘出档案的深层次价值，拿历史气候数据来说，科研机构可以用来探究环境改变，经济档案可以给企业做市场分析的时候当作参照，服务模式的革新既增强了档案的社会影响力，又让档案从静止的资源变成了动态的知识库，更好地为经济社会发展服务。

结语

数字化建设给档案管理带来了从未有过的机遇，也提出了新的要求，健全档案管理体系，使用先进的档案存储和管理系统，优化档案管理队伍，更新档案管理服务模式，这样我们就能解决现存的档案管理模式所存在的问题，促使档案管理走向现代化，高效化。

参考文献

[1] 张文娜 .“互联网 +”背景下的档案信息化建设与档案管理 [J]. 黑龙江人力资源和社会保障 ,2022(03).

[2] 张胜利 , 白璐 , 任雷 , 等 . 企业推行档案信息化建设的探索与实践 [J]. 中国标准化 ,2022(11).