新时期机关事业单位档案管理信息化建设创新探究

引言：国家档案局发布的《“十四五”全国档案事业发展规划》明确提出，要全面推进档案工作数字化转型，构建覆盖全流程的档案信息化体系，当前机关事业单位档案管理信息化建设仍存在技术适配性不足、数据安全风险突出、人员素质不足等瓶颈，在信息化浪潮中突破路径依赖，实现档案管理从“存量数字化”向“增量电子化”“治理智能化”转型，成为亟待解决的关键问题 Π₀^[1]

一、机关事业单位档案管理信息化建设的现实困境

部分机关事业单位虽已引入档案管理系统，但多停留在“电子化存储”层面，系统功能单一，缺乏与办公自动化（OA）、电子政务等平台的深度融合，数据孤岛现象严重，档案信息无法实现跨部门、跨层级共享，导致资源利用率低下，此外系统对新兴技术如大数据、人工智能的适配能力不足，难以满足智能化检索、自动分类等需求。电子档案的易篡改性、载体依赖性等特点，使其面临病毒攻击、数据泄露、系统崩溃等风险，有些单位未建立完善的电子档案备份机制，未采用区块链存证、数字签名等技术确保档案真实性。同时，档案管理人员的网络安全意识薄弱，缺乏应对突发安全事件的能力 [2]。档案管理标准化是信息化建设的基础，但目前机关事业单位在档案分类、元数据标注、归档格式等方面缺乏统一标准，仍沿用传统管理流程，未建立电子文件从形成到归档的全生命周期管理规范，导致数据质量参差不齐，影响后续利用效率。档案管理信息化需要兼具档案学知识与信息技术能力的复合型人才，现有档案管理人员多为传统档案学背景，对数据库管理、系统运维等技术掌握不足，而信息技术人员又缺乏档案管理专业知识，导致“两张皮”现象，制约了信息化建设深度 [3]。

二、机关事业单位档案管理信息化建设的创新路径

（一）技术驱动：构建智能化档案管理平台

（1）搭建一体化数字平台，打破信息孤岛，将分散的现有档案管理系统与办公自动化系统进行深度整合，构建一个覆盖档案从生成、收集、整理、鉴定、存储到检索、利用、销毁全生命周期的数字化管理平台。引入云计算技术尤为关键，它能实现档案资源的弹性存储与灵活调配，大幅减少本地硬件投入和运维成本。某省的“档案云”项目便是一个成功范例，通过省级统一建设模式，有效促进了省内各级机关事业单位档案数据的互联互通与资源共享。（2）利用自然语言处理（NLP）技术，可以实现档案内容的智能识别、自动分类与精准标签化，极大地解放人力，同时机器学习算法不断优化档案检索模型，能显著提升查询结果的查全率（找到所有相关档案）和查准率（找到的档案都是真正需要的），让查找档案更高效、更准确。实践中，已有不少地方取得成效，如某市档案馆开发的 AI 辅助归档系统，就将档案分类处理的效率提升了 60% 以上。（3）强化区块链技术的存证应用，针对电子档案易篡改、难追溯的痛点，引入区块链构建分布式存证链，完整、不可篡改地记录档案从创建、流转、审批到利用、归档的每一个关键操作节点和操作日志，这种技术手段能有效确保证据链的完整性与可追溯性，为电子档案的法律效力提供强有力的底层技术支撑[4]。

（二）制度保障：完善标准化与安全管理体系

技术应用离不开制度的规范与护航，必须紧密结合机关事业单位的实际业务特点与流程，在国家《电子档案管理规范》（GB/T 18894）等标准的指导下，制定本地化的实施细则，包括明确统一的档案分类方案、详尽的元数据标准体系以及规范化的归档接口要求等，确保电子档案管理的规范性、一致性及其法律效力。广东省出台的《机关电子文件归档与管理办法》就明确规定了电子档案与纸质档案具有同等法律效力，为实践提供了清晰依据。构建严密的三级安全防护体系需要全方位、多层次的安全保障：（1）物理层安全：部署专业的防火墙、入侵检测系统（IDS）等网络安全设备，建立可靠的异地数据容灾备份中心，确保基础设施安全可靠。（2）数据层安全：对存储和传输中的档案数据采用高强度加密技术，实施严格的访问控制策略（如身份认证、权限管理），并应用数字水印等技术手段，防止数据被窃取、篡改或滥用。（3）管理层安全：建立健全网络安全管理制度，制定详细、可操作的网络安全应急预案，并定期组织网络安全等级保护测评和实战化的攻防演练，提升整体安全防护和应急响应能力。只有制度健全、执行到位，才能筑牢安全堤坝。

（三）人才支撑：培养复合型档案管理队伍

信息化建设成败的关键在于人才，亟需优化现有人才结构，深化高校（如档案学、信息管理、计算机等相关专业）与地方的合作、开展定向培养计划等方式，重点引进和培养一批既精通档案管理专业理论，又熟练掌握数据分析、信息系统开发运维等技能的复合型人才。例如，开设的“档案信息化管理”方向专业，就是为满足这一需求进行的积极探索。同时，开展常态化、体系化的专业培训，建立“理论讲授 + 实际操作”相结合的培训体系，定期组织在职档案管理人员系统学习大数据、人工智能、区块链等前沿技术的基本原理及其在档案领域的应用场景，积极联合专业的技术服务厂商，针对现有档案管理系统的运维管理、故障排查、安全加固等进行实战演练，切实提升队伍的技术应用能力和系统运维保障水平，确保技术平台能用、会用、用好。

（四）服务创新：拓展档案利用场景

信息化的最终目的是提升档案服务效能，积极打造智慧档案服务平台，改变传统被动查询模式，运用用户画像等大数据分析技术，深入理解不同用户（如内部工作人员、研究人员、公众）的利用需求和习惯，构建个性化的档案智能推荐系统，实现“千人千面”的精准服务推送，让有价值的档案主动“找”到需要的人，开发“档案智搜”平台融合语音检索、语义分析、可视化展示等先进功能，大大提升了用户体验和查档效率。在严格遵守国家保密规定、确保档案信息安全的前提下，对馆藏的非涉密档案数据进行科学的脱敏处理（去除或模糊化敏感个人信息），并建立精细化的访问权限分级控制机制。通过建设统一的档案开放平台或对接政府数据开放门户，依法、有序地向社会公众、研究机构等开放有价值的档案数据资源。这不仅能够助力政务公开透明化，服务领导决策和内部管理，更能为学术研究、历史教育、文化传播乃至经济社会发展提供丰富的史料支撑，充分释放档案资源的社会价值和经济价值，实现从“管好档案”到“用好档案”的跨越。

结语：

机关事业单位档案管理信息化建设是数字政府建设的重要组成部分，需要以技术创新驱动管理变革，以制度完善夯实安全根基，以人才培育激发内生动力，推动档案管理从“数字化”向“数智化”跃升，为机关事业单位治理能力现代化提供坚实支撑，同时警惕技术依赖带来的风险，坚持“以人为本”的发展理念，确保档案管理信息化成果真正服务于民、惠及于民。

参考文献：

[1] 原芳 , 魏凌云 . 新时期事业单位档案管理信息化建设创新探究 [J].办公室业务 , 2025, (03): 31-33.

[2] 彭贺 . 新时期事业单位档案管理信息化建设创新探究 [J]. 乡镇企业导报 , 2024, (23): 246-248.

[3] 李玉强 . 新时期事业单位档案管理信息化建设创新探究 [J]. 兰台内外 , 2022, (26): 7-9.

[4] 侯苏珊 . 新时期事业单位档案管理信息化建设创新探讨 [J]. 兰台世界 , 2020, (S1): 72.