事业单位人事档案管理模式优化及信息安全保障研究

引言：人事档案作为事业单位人力资源管理的重要依据，承载着工作人员个人履历、考核评价、职务晋升等关键信息，其管理效率与安全性影响单位的运营效能与工作人员权益。近年来，《中华人民共和国档案法》的修订及《个人信息保护法》的实施，对事业单位档案管理提出了更高要求。如何通过技术赋能与制度优化实现管理模式升级，同时保障信息安全，成为亟待解决的课题[1]。

一、事业单位人事档案管理模式优化策略

（一） 推动档案管理数字化转型

传统依赖纸质档案和人工操作的模式已难以适应信息化需求，亟需通过技术赋能实现系统性升级。构建一体化信息平台是数字化转型的核心任务，整合分散于事业单位各部门的档案数据，建立统一的数字化管理平台，平台应具备电子化归档、智能检索、跨部门数据互通等功能。例如，通过OCR 技术将纸质档案批量转化为电子文件，并与工作人员信息库自动关联，减少人工录入错误。同时，引入云存储技术实现数据异地备份，确保极端情况下档案的完整性与可恢复性。平台设计需兼顾实用性与扩展性，支持多终端访问，满足远程办公需求，提升档案调阅的便捷性。应用大数据与人工智能技术可深度挖掘档案数据的潜在价值，通过构建数据分析模型，对工作人员任职周期、绩效考核趋势等数据进行量化分析，为单位人才梯队建设提供决策依据。例如，利用科学方法预测高潜人才流失风险，提前制定留人策略。此外，智能分类与语义检索功能可显著提升档案利用率，用户通过模糊关键词即可快速定位目标信息，避免传统逐页翻阅的低效操作 [2]。

（二）优化全生命周期管理流程

人事档案管理需覆盖工作人员入职、履职到离职的全周期，通过流程重构实现动态化、精细化管理，解决传统模式信息更新滞后、利用效率低的问题。制定统一的数据录入标准，明确必填字段（如身份证号、学历编号）、格式规范（如扫描件分辨率、文件命名规则）及提交时效，通过系统预设校验规则，自动识别缺失项或逻辑矛盾（如入职时间晚于合同签订日期），从源头减少信息失真，同时建立多部门协同审核机制，人力资源部门需核验原始证件，确保电子档案与实体材料的一致性。建立与业务系统的数据接口，实时同步职务变动、奖惩记录等关键信息，当组织部门发布晋升通知后，相关数据自动更新至工作人员档案，避免人工操作导致的延迟或遗漏。此外，定期开展档案专项核查，重点审核历史信息的完整性与准确性，及时补充缺失材料（如培训证书、考核结果），确保档案始终反映工作人员真实状态[3]。

（三）健全管理制度与责任体系

技术手段的落地需要配套制度的支撑，事业单位需构建权责清晰、监督有力的管理体系，避免数字化转型流于形式。明确权责分工是制度建设的首要任务，应设立专职档案管理岗位，要求任职者兼具档案管理专业知识与信息技术能力，负责系统运维、数据审核及安全监控，建立跨部门协作机制，由人事部门统筹协调，IT 部门提供技术支持，业务部门配合数据更新，形成“集中管理、分工协作”的运作模式。例如，财务部门需定期推送工作人员薪酬调整数据，确保档案信息的时效性。完善考核机制可强化制度执行力，将档案管理质量纳入部门绩效考核体系，设置量化指标（如数据完整率≥ 98% 、调阅响应时间 <30 分钟），对未达标单位实施通报或扣减绩效评分。针对个人，要求工作人员签署信息真实性承诺书，虚报瞒报行为记入诚信档案，并与职务晋升、职称评聘挂钩，从源头提升数据报送的严肃性[4]。

二、事业单位人事档案信息安全保障体系构建

（一） 技术防护措施

信息安全技术是保障人事档案安全的第一道防线，需通过多层次技术手段构建主动防御体系，抵御外部攻击与内部泄露风险。采用国产密码算法（如 SM2/SM4）对档案数据进行端到端加密，确保存储与传输过程中即使被截获也无法破译。例如，工作人员档案中的薪资信息需以密文形式存储，仅授权人员通过密钥解密后方可查看，建立“本地 + 异地”双备份机制，每日增量备份至同城灾备中心，每周全量备份至异地云存储，防范火灾、地震等物理损毁风险。备份数据需定期恢复测试，验证其可用性与完整性。基于角色访问控制（RBAC）模型，将人员划分为“普通人员”“部门主管”“档案管理员”“系统审计员”等角色，按需分配数据查看、编辑、导出等权限。普通工作人员仅能查阅本人档案，部门主管可查看下属基本信息，敏感字段（如家庭住址、银行账户）需额外申请授权。系统需支持动态权限调整，当工作人员调岗或离职时，权限自动回收或转移，避免“僵尸账户”引发的安全隐患。

（二）管理机制优化

技术防护需与管理机制协同，通过制度约束与人员培训形成“人防 + 技防”的双重保障，尤其需防范因人为疏忽或内部恶意行为导致的安全漏洞。根据《网络安全事件应急预案编制指南》，明确数据泄露、系统瘫痪、网络攻击等场景的处置流程。例如，发现档案数据泄露后，需立即启动“断网—溯源—修复—上报”四步机制：切断受影响系统网络连接，追踪泄露源头，修复安全漏洞，并向主管部门与涉事工作人员通报。每半年组织一次实战演练，模拟勒索病毒攻击或内部人员泄密场景，检验应急预案的有效性并优化响应流程。针对不同岗位设计差异化培训内容：普通工作人员需掌握密码管理（如定期更换、禁用弱密码）、钓鱼邮件识别等基础技能；档案管理员需接受数据脱敏、权限分配等专业培训；领导干部则需强化合规意识，避免违规调阅档案。培训采用“线上课程 + 线下考核”模式，每年至少开展两次，未通过考核者暂停档案系统访问权限，直至补考合格。同时，建立匿名举报通道，鼓励工作人员发现异常操作及时上报，对有效线索给予奖励。

（三）合规性保障

人事档案管理需严格遵循国家法律法规与行业标准，在合法合规框架下平衡数据利用与隐私保护需求。根据《信息安全技术网络安全等级保护基本要求》，将档案管理系统定为二级或三级保护对象，从物理环境、网络通信、应用数据等层面实施防护。例如，三级系统需配备独立机房、部署入侵检测设备（IDS）、每年开展两次渗透测试。定期聘请具备资质的测评机构进行等保合规审查，对未达标项（如日志存储周期不足、未启用双因子认证）限期整改，确保系统持续符合监管要求。法务部门需定期更新法律法规清单，对照检查档案管理制度的合规性。

结语：

事业单位人事档案管理模式的优化与信息安全保障需兼顾技术创新与制度完善，随着区块链、隐私计算等技术的成熟，档案管理的可信性与智能化水平将进一步提升，为事业单位人力资源管理的精细化、科学化奠定基础。

参考文献：

[1] 杨洪俏 . 事业单位干部人事档案管理工作模式优化研究 [J]. 兰台内外 , 2025, (08): 44-46.

[2] 王宏鹏 . 事业单位人事档案管理体系的优化与创新路径研究 [J]. 兰台内外 , 2025, (07): 58-60.

[3] 刘晓非 . 事业单位人事档案管理的优化策略 [J]. 四川劳动保障 ,2024, (12): 74-75.

[4] 郝鹏 . 试论事业单位人事档案管理的必要性与优化方法 [J]. 就业与保障 , 2024, (11): 187-189.