档案管理工作数字化转型的策略研究

引言

档案是组织和社会活动的真实记录，具有重要的参考和凭证价值。在数字化时代，传统的档案管理模式已难以满足日益增长的信息存储、利用和共享需求。档案管理工作的数字化转型能够提高档案管理的效率和质量，为社会和组织的发展提供有力支持。

1 档案管理工作数字化转型的意义

数字化档案可以通过计算机系统进行快速检索和查询，大大节省了查找档案的时间。与传统的纸质档案需要人工翻阅查找相比，数字化档案能够在瞬间定位所需信息，提高了工作效率。纸质档案容易受到火灾、水灾、虫害等自然因素和人为因素的破坏。而数字化档案可以通过多种存储介质进行备份，如磁盘阵列、磁带库等，并采用加密技术保障数据的安全性，降低了档案丢失和损坏的风险。数字化档案打破了时间和空间的限制，不同部门和人员可以通过网络同时访问和利用档案信息，促进了信息的流通和共享，提高了组织的协同工作能力。传统档案管理需要大量的存储空间和人力进行档案的整理、保管和查找。数字化转型后，档案的存储主要依赖于电子设备，减少了对物理空间的需求，同时也降低了人力成本。

2 档案管理工作数字化转型面临的问题

首先，观念转变存在阻力，部分档案管理人员长期依赖传统的纸质档案管理方式，对数字化转型的必要性和长远价值缺乏充分认识，习惯于既有工作模式，主动学习和应用新技术的意愿不强，导致在实际工作中对数字化项目的配合度不高，影响了整体推进节奏。其次，技术能力不足成为关键瓶颈，数字化转型涉及数据库管理、图像扫描与处理、元数据著录、网络安全维护等多项技术内容，而当前许多档案管理岗位的人员普遍缺乏系统的信息化知识和操作技能，难以独立完成数字化流程中的技术环节，往往需要依赖外部技术支持，降低了工作效率和自主性。此外，标准规范体系不健全进一步加大了转型难度，目前我国在档案数字化的格式标准、数据结构、命名规则、存储要求等方面尚未形成统一的技术规范，各地、各行业甚至同一单位内部的数字化操作标准存在差异，导致档案数据格式不兼容、元数据缺失或不一致，严重影响了档案信息在不同系统间的共享、交换与长期保存。更为突出的是数据安全问题，数字化档案以电子形式存储和传输，高度依赖网络环境和信息系统，因此面临黑客入侵、病毒攻击、非法访问、数据篡改和意外丢失等多重风险，一旦安全防护措施不到位，不仅可能导致重要档案信息泄露，还可能造成不可逆的数据损毁，直接影响档案的真实性、完整性和可用性。

3 档案管理工作数字化转型的策略

3.1 加强宣传教育，转变观念

在档案管理数字化转型进程中，宣传教育是破除思想壁垒的关键。可定期组织档案管理人员参与数字化专题培训，邀请行业专家通过案例分析，展示传统档案管理在检索效率、存储空间、保存年限等方面的局限，以及数字化管理实现秒级检索、异地协同、永久存储的优势。同时，通过单位内部宣传栏、公众号推送数字化转型成功案例，如某档案馆通过数字化改造使查档时间从 3 天缩短至 2 小时，让管理人员直观感受转型价值。还可开展数字化操作体验活动，让工作人员亲身参与电子档案录入、智能分类等流程，消除对新技术的畏难情绪，从“要我转型”转变为“我要转型”，主动探索数字化管理新方法。

3.2 加强人才培养，提高技术水平

构建“内培外引”的人才培养体系是数字化转型的核心支撑。随着信息技术的迅猛发展，传统的档案管理知识结构已难以满足现代数字化工作的需求，亟需构建一支既懂档案业务又精通信息技术的复合型人才队伍。为此，应制定科学系统的人才培养计划，分层次、分阶段开展针对性培训。针对在职人员，可开设数字档案系统操作、元数据管理、电子文件长期保存、数据迁移等实用课程，提升其数字化实操能力；对年轻骨干，可鼓励其参与高级研修、跨部门交流或攻读相关专业学位，培养其战略思维与创新能力。同时，应积极引进计算机科学、信息管理、网络安全等领域的专业人才，优化档案管理队伍的专业结构。建立“传帮带”机制，促进新老人员知识融合与技能互补。此外，还应设立激励机制，对在数字化项目中表现突出的个人或团队给予表彰与奖励，激发全员学习热情。

3.3 完善标准规范，促进信息共享

标准规范的统一是实现档案信息跨域共享的前提。应联合档案管理部门、信息技术企业制定涵盖档案数字化全流程的标准体系，明确电子文件格式需兼容 PDF、XML 等通用类型，元数据应包含形成时间、责任人、保管期限等核心要素，扫描分辨率不低于 300dpi 以保证清晰度。同时，推动与政务、医疗、教育等行业的标准对接，例如在政务档案领域采用统一的数据接口，实现与“一网通办”平台的数据互通。建立标准动态更新机制，定期根据技术发展和实际需求修订规范，如引入OCR 识别精度、区块链存证标准等新内容。通过标准化建设，打破“信息孤岛”，使不同地区、部门的档案系统能够无缝对接，实现“一次录入、多方复用”。

3.4 强化数据安全保障

数字化档案的安全是转型工作的底线。需建立“制度 + 技术”双重保障体系，制度层面制定《数字化档案安全管理办法》，明确不同岗位的访问权限，如档案管理员可进行修改操作，普通用户仅能查阅，同时规定数据传输必须通过加密通道，禁止使用 U 盘等移动设备拷贝。技术层面部署多层防护措施，采用AES-256 加密算法对档案内容加密，通过指纹识别、动态口令等技术强化身份认证，在网络边界部署下一代防火墙拦截恶意攻击。此外，实施“三备份”策略，即本地服务器、异地灾备中心、云端分别存储数据，每月开展恢复测试，确保数据在遭遇硬件故障、黑客攻击等突发情况时可快速恢复，保障档案信息的真实性、完整性和可用性。

3.5 推进档案管理系统建设

推进档案管理系统建设需坚持“需求导向、功能适配”原则。结合单位档案规模与业务特点，选择具备模块化设计的系统，确保涵盖从纸质档案扫描录入、电子文件自动捕获，到智能分类标引、全文检索等核心功能，支持按主题、时间、部门等多维度快速定位档案。同时，重点强化系统集成能力，通过API 接口与办公自动化、业务审批等系统对接，实现合同、报表等文件在形成后自动归档，减少人工录入环节。例如，在项目管理中，可将验收报告从业务系统直接同步至档案系统，并触发归档审核流程，既避免信息孤岛，又将归档效率提升 60% 以上，真正实现档案管理与业务工作的深度融合。

结束语

档案管理工作的数字化转型是时代发展的必然要求，对于提高档案管理效率、增强存储安全性、促进信息共享和降低管理成本具有重要意义。虽然在转型过程中面临着观念转变困难、技术水平有限、标准规范不统一和数据安全隐患等问题，但通过加强宣传教育、人才培养、完善标准规范、强化数据安全保障、推进档案管理系统建设等策略，可以有效推动档案管理工作的数字化转型，实现档案管理工作的现代化和科学化。

参考文献

1. 王仕凤 . 档案数字化管理现状及优化路径研究 [J]. 办公室业务 ,2022,No.393(16):125-126+138.

2. 闫成聚 . 新时期档案数字化管理及其创新策略 [J]. 中国管理信息化 ,2017,20(05):175-177.

3. 赵 楠 . 数 字 化 背 景 下 档 案 管 理 创 新 路 径 [J]. 采 写编 ,2021,No.180(07):191-192.

4. 项永锋 . 档案数字化管理体系建设问题探究 [J]. 办公室业务 ,2019,No.316(11):47.