如何高效推进基层单位馆藏档案数字化工作

一、什么是档案数字化

档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR 技术、数字摄影技术（录音、录像）、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高管理水平、提高效率，增强档案业务部门的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。

二、推进档案数字化的必要性

（一）档案信息化是新时代档案工作走向开放、走向现代化的必然要求。档案信息化建设是新时代档案工作发展趋势，档案数字化作为档案信息化建设最基础的工作，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，减少人力、物力投入，还能提高办公效率，实现更高社会价值，为社会主义政治经济建设服务，有力地推动了我国各项事业的建设发展。

（二）档案数字化满足了社会的发展需要。由于档案资料信息量丰富，而且利用多种载体来对档案信息进行记载，具有重要的社会价值。人们为了能够快速、便捷的获取到更为准确性的档案信息，则对档案管理工作提出了更高的要求。通过加强档案数字化建设，可以实现档案信息的快速查询，而且档案信息保存更具便利性，有效的提高了档案管理效率，实现了档案信息资源的共享，更好的发挥出了档案的重要价值。

（三）档案数字化有利于档案资源的开发。档案数字化建设是档案信息资源开发利用的重要基础和保障，通过推进档案数字化建设，能够使档案资源更好的为社会服务。而且档案数字化工作有效的提高了档案信息的准确性，实现了档案信息资源的真正共享，有效的推动了档案资源的开发利用进程，从而更好的发挥档案信息在社会发展过程中的重要作用。

三、推动档案数字化存在的问题及应对措施

（一）存在的问题

1.缺乏档案数字化经费和专业技术。信息化建设和业务水平很难适应新时代档案工作发展需要。在国家加快推进档案数字化、信息化进程的背景下，师团档案馆（室）档案业务经费保障、软硬件设施和技术水平不能适应发展需要，档案实体和信息安全、数字化工作规范化无法保障，不利于档案数字化工作的开展，信息化建设缺乏自上而下的整体规划部署。

2.档案工作人员力量不足。机构改革后，各团场均存在机关编制有限，从事团（镇）档案数字化工作的人员队伍构成多为党政办公室工作人员，身兼数职，且档案专业技能参差不齐。多数工作人员缺乏系统的档案数字化专业培训，对先进的数字化技术和软件应用掌握不足。同时，由于档案工作的专业性和技术性不断提高，现有人员在面对复杂的数字化处理任务时，往往力不从心，难以保证数字化工作的质量和效率。此外，日常工作还要处理档案工作以外的办公室其它任务，导致档案数字化工作的连续性和稳定性受到影响，增加了团队建设和管理的难度。

（二）针对问题提出的应对措施

1.加强领导重视，坚持高位推动。第十三师新星市档案局压实各团场党委主体责任，成立数字化工作领导小组，明确分管领导，安排专人负责，制定数字化任务清单，进一步摸清馆藏、筹措资金、采购设备和软件，分步实施、加快推进团场档案信息化建设。针对档案工作人员不足的问题，建议聘用有资质的第三方开展档案数字化工作，本团场工作人员做好监督管理。

2.加大财力支持，确保项目资金。团（镇）党委及财政部门充分认识到档案数字化工作的重要性，在财政预算中适当增加对团（镇）档案数字化工作的专项拨款，并建立逐年递增的投入机制，确保资金能够满足数字化工作的实际需求。

3.强化业务培训，提高专业技术能力。第十三师新星市档案局、档案馆结合师市档案工作实际，组织各团场党政办主任、兼职档案工作人员 20人参加了为期 1 周的档案数字化业务培训班，培训以“集中培训+实操练习”的方式开展，重点培训国家关于档案数字化安全管理规范及相关技术要求，跟班练习数字化相关软硬件设备操作流程及注意事项，进一步提高了档案工作人员专业技术能力。

4.规范档案数字流程，提升工作完成实效。第十三师新星市档案局、档案馆组织人员赴各团场（镇）档案数字化工作调研 2 轮 16 次，对数字化过程中的安全、标准等问题进行现场指导；印发工作提醒 7 次，对团场档案数字化工作机构、保密要求、数字化流程和档案数据安全等 6 个方面相关工作内容进行提醒指导，保障团场档案数字化质量、进度和流程规范。

一是做好保密工作。要求各团场（镇）在档案数字化加工过程中，要严格按照档案数字化保密要求及兵团国家保密局印发的相关工作提醒要求，做好数字化服务机构资质、人员的审核和备案工作，并在实施前、实施中、实施后三个阶段，做好人员、场所、涉密载体和档案数字化成果保密工作。

二是确保档案实体安全。要求团场（镇）档案人员要做好档案出入库登记，完善工作流程，与数字化方共同清点无误后，再进行档案出入库交接。做好档案数字化过程监督工作，避免工作人员在工作过程中对档案实体造成损坏、泄露、遗失。

三是档案数字化过程规范有序。要求各团场（镇）务必安排本单位专职人员，按照国家档案局《档案数字化外包安全管理规范》、《档案服务外包工作规范 第 1 部分：总则》、《档案服务外包工作规范 第 2 部分：档案数字化服务》、《纸质档案数字化规范》要求，做好数字化前处理、档案扫描、图像处理、数据挂接等流程的监督和质检工作，确保数字化流程规范有序。

四是数字化成果验收。要求各团场（镇）应成立由档案、保密和具备计算机专业知识的工作人员组成验收工作组，按照验收流程开展验收工作，专门对元数据、数字图像、目录数据、存储载体、数据挂接等各环节的数字化成果进行质检、验收，要求质检内容达到全覆盖，合格率达到 100% 。

五是数字化成果存储与有效利用。要求各团场（镇）规范数字化成果存储备份机制，应配置企业级硬盘、档案级光盘、防磁柜等硬件设施，将数字化数据存储在 2 种以上介质保存备份，确保档案数字化成果安全。配置单机版保密机，及时将数字化成果挂接至档案管理软件，确保数字化成果实现查询利用。

四、结束语

推进第十三师新星市团（镇）档案数字化工作是提升基层档案管理水平、服务地区发展的重要举措。尽管项目工作面临诸多挑战，但通过优化资金投入、建立标准规范体系、强化安全保障、构建协同机制以及加强人才队伍建设等一系列措施的综合实施，最终实现了团（镇）档案数字化工作的高效推进。在未来工作中，需持续关注信息技术发展趋势，不断创新工作理念和方法，进一步提升档案数字化工作的质量和效益，为地区经济社会发展提供更加有力的档案信息支持。

参考文献：

[1]钟文玉.如何做好档案数字化管理[J].城建档案，2011（04）.

[2]白立新，王香梅.档案数字化之路[J].数字与微缩影像，2009（01）.

[3]詹洪亮.档案数字化建设探析[J].黑龙江档案，2017，01：72-73.