财务档案管理信息化建设的风险与防控研究

一、引言

在数字经济蓬勃发展的时代浪潮中，事业单位作为社会公共服务的重要载体，其财务管理的规范化与高效化至关重要。财务档案管理信息化通过数字化存储、智能化检索及网络化共享等技术手段，不仅显著提升了档案管理的效率，更优化了资源配置，为事业单位的决策提供了实时、精准的数据支撑。然而，信息化建设是一把“双刃剑”，在带来便利的同时，数据安全隐患、系统稳定性挑战、人员操作风险等问题也随之凸显。如何有效识别并防控这些风险，成为事业单位推进财务档案管理信息化亟待解决的关键问题。

二、财务档案管理信息化建设的主要风险

（一）数据安全风险

数据作为核心资产，面临泄露、篡改及丢失威胁。存储环节加密不足易遭黑客窃取敏感财务数据，引发信任危机；传输过程中未加密链路可能被监听篡改，影响信息真实性；硬件故障或自然灾害若缺乏备份机制，会导致数据永久丢失，阻碍财务核算与审计。

（二）系统稳定性风险

系统稳定性直接影响管理效率。部分单位因需求调研不足，选用的系统与业务流程不匹配，导致兼容性问题频发（如数据接口不统一、模块冲突），影响档案管理连贯性；系统更新滞后使其难以抵御新型攻击、满足业务需求，可能因功能缺陷崩溃，拖累单位整体运营。

（三）人员操作风险

人员专业素养与操作规范是关键。部分财务人员缺乏培训，对信息化工具操作不熟悉，易在数据录入、检索中因误操作导致科目分类错误、金额偏差等数据问题；安全意识薄弱者使用弱密码、点击不明链接，为黑客攻击、病毒入侵埋下隐患，甚至可能因操作不当致系统崩溃。

（四）制度与管理风险

管理制度缺失制约信息化规范运行。部分单位未健全信息化管理细则，档案全流程缺乏明确操作标准，导致工作流程混乱、责任不清，信息化建设流于形式；监督机制缺位使制度执行不到位，数据权限管理松散可能引发越权查询、篡改等违规行为，难以防范内部风险。

三、财务档案管理信息化风险的防控措施

（一）加强数据安全管理

数据安全是财务档案管理信息化的底线。事业单位应采用先进的加密技术，对存储的财务数据进行全程加密，包括静态数据加密与传输数据加密，确保数据在存储与交换过程中的保密性；建立完善的数据备份机制，采用“本地备份 + 异地备份 + 云备份”相结合的多重备份策略，定期对财务档案数据进行全量备份与增量备份，并定期开展恢复演练，确保在数据丢失或系统故障时能够快速恢复数据；同时实施严格的权限分级管理，根据岗位职能与工作需求，为不同人员分配不同的系统访问权限，禁止越权操作，并通过日志审计系统实时监控数据访问行为，及时发现并处理异常访问情况。

（二）优化系统架构与维护

选择稳定可靠的信息化平台是保障系统稳定性的关键。事业单位在信息化建设前期，应组织专业团队开展充分的需求调研与市场调研，结合单位实际业务需求与未来发展规划，选择技术成熟、兼容性强、售后服务完善的财务档案管理系统，确保系统能够与现有业务系统无缝对接；在系统运行过程中，定期进行升级与维护，及时安装系统补丁，修复安全漏洞，优化系统性能，同时建立系统运行监控机制，实时监测系统的CPU 使用率、内存占用率、网络流量等关键指标，提前预警系统异常，确保系统始终处于良好的运行状态。

（三）强化人员培训与考核

提升人员专业素养与安全意识是防控操作风险的核心。事业单位应制定系统的培训计划，开展针对性的信息化培训，内容涵盖系统操作流程、数据安全知识、应急处理技能等方面，通过理论教学、案例分析、模拟操作等多种方式，确保财务人员熟练掌握信息化管理工具的使用方法；建立健全操作规范与责任追究机制，明确各岗位的操作标准与职责，对违规操作行为进行严肃追究，同时将信息化操作能力纳入人员绩效考核体系，激励员工主动提升自身技能水平，形成“人人重视安全、人人规范操作”的良好氛围。

（四）完善管理制度与流程

健全的管理制度是财务档案管理信息化有序运行的保障。事业单位应制定详细的信息化管理细则，对财务档案的全生命周期管理流程进行规范，包括档案的数字化采集、分类整理、存储备份、查询利用、销毁等环节，明确各环节的操作要求与时间节点；建立清晰的岗位职责体系，划分系统管理员、档案管理员、财务人员等不同岗位的职责权限，避免职责交叉与空白；同时强化监督机制，成立专门的信息化管理监督小组，定期对制度执行情况进行检查与评估，及时发现并纠正存在的问题，确保各项制度落到实处。

四、事业单位财务档案管理信息化的实践建议

（一）分阶段推进信息化建设

事业单位应结合自身实际情况，制定科学合理的信息化建设规划，分阶段、分步骤推进财务档案管理信息化。在建设初期，重点完成财务档案的数字化转换工作，对存量纸质档案进行全面扫描、录入与分类存储，建立电子档案数据库；在中期，逐步引入智能化管理工具，如档案管理系统、数据分析系统等，实现档案的自动化检索、统计与分析，提升管理效率；在后期，推动信息化系统与其他业务系统的深度融合，实现财务数据的实时共享与协同管理，为事业单位的整体数字化转型奠定基础。

（二）注重与现有制度的衔接

财务档案管理信息化建设不是对现有管理制度的颠覆，而是对其的优化与升级。事业单位在推进信息化建设过程中，应充分考虑与现有财务管理制度、档案管理制度的衔接，确保信息化流程与传统管理流程相互兼容、相互补充。比如在电子档案的归档环节，应遵循现有档案管理的立卷原则与归档要求，保证电子档案的完整性、准确性与可用性；在数据审批流程中，应保留传统的审批环节与签字确认机制，确保财务业务的合规性。

（三）建立应急响应机制

为有效应对突发安全事件，事业单位应建立完善的应急响应机制。制定详细的应急预案，明确应急处理流程、责任分工与处置措施，定期组织应急演练，提高人员的应急处置能力；配备必要的应急设备与资源，如备用服务器、存储设备、网络安全防护设备等，确保在系统故障、数据丢失等紧急情况下，能够迅速启动应急预案，恢复系统正常运行，将损失降到最低。

五、结论

财务档案管理信息化是事业单位数字化发展的必然选择，对提升财务管理水平与公共服务效能意义重大。事业单位需从技术、管理、人员三维度协同防控风险，采取数据加密备份、优化系统架构、强化人员培训、完善管理制度、引入第三方评估等措施，构建全方位防控体系。同时，应结合自身特点分阶段推进建设，注重与现有制度衔接，建立应急响应机制，将风险防控贯穿全程，以发挥信息化优势，为财务管理现代化奠基，推动事业单位数字化高质量发展。

参考文献：

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