数字化转型背景下行政事业单位档案管理优化路径研究

引言：当前我国政务数字化水平较高，但是行政事业单位档案管理却仍旧存在短板。行政审批局档案数量众多其纸质档案占比较大，在档案管理方面存在更大的挑战[1]。基于此档案工作人员更需要积极优化管理路径，通过引入电子档案管理系统、制定标准化流程、建立多层级安全防护机制等策略进一步提升档案管理的工作质量和管理效率，在保护档案安全的同时提升档案的利用率。

一、数字化转型背景下优化行政事业单位档案管理的意义

（一）提升档案管理质量

数字化转型背景下优化档案管理路径能够提升档案管理质量，数字技术的融入使得档案管理有了更多的路径和方式 [2]。通过电子扫描等方式能够将纸质档案转变为电子档案，这样更方便档案的储存和管理，同时又能减少对纸质档案的使用，进一步降低对纸质档案的损害。数字化储存的方式也能减少对物理空间的占用，这在保证档案管理质量的基础上也能减少档案管理资金的支出，同时减轻工作人员的压力和负担。通过档案管理系统也能对档案进行梳理和整合，按照不同的门类对电子档案进行分类，按照关键词检索的方式查阅想要的信息，这样能够进行在线查阅，有效减少查阅的时间和审批处理的时间。数字技术的应用也能降低档案管理的风险，有效避免档案被篡改，保证档案的真实性。通过一账号一负责人的形式更加明确档案管理工作人员的责任，实现对管理人员的有效监督和管理，从而提升档案管理的质量。

（二）提升档案应用效能

数字技术应用于行政事业单位档案管理工作中能够进一步提升档案的应用效能，行政审批局中有许多企业档案，这部分档案的应用频率较高。采用数字化手段对档案扫描和整理后，查阅的方式能够更加便捷 [3]。查档者可以通过网上发送查档需求，工作人员可以在系统中检索，定位所需要应用的材料。这能够让“群众少跑腿、数据多跑腿”，真正降低群众的跑动次数，实现“一网通办”。此外在确定手续齐全、工作规范允许的情况下还可以跨市或者跨单位进行信息传输，这样也能满足本地区之外的查档者的需求，做到真正为民办实事。数字化的查阅方式也能提升档案的应用效果，通过数字软件，工作人员在进行档案编研利用的时候就能有目的地进行查找，并按照主题筛选的方式将所需的材料进行整合，按照不同的时间节点查阅资料，从中找到自己需要的内容，以此充实编研素材，提升编研成果的有效性和科学性[4]。

二、数字化转型背景下行政事业单位档案管理优化路径

（一）完成档案的数字扫描工作

做好档案管理的数字化转型首先需要完成档案的数字化扫描工作，将库存庞大的纸质档案转变为清晰、明确的电子档案。进行纸质档案扫描的时候，工作人员需要注意对扫描工具的选取，尽量选择高分辨率的扫描仪，这样扫描的电子档案才能更加清晰。尤其是对于一些年代久远、笔墨不清晰、纸张泛黄的档案，其扫描后的电子档案颜色更加清亮，清晰度能够有效提升。扫描结束后还需要对电子档案进行修正，扫描后的电子档案通常以 PDF 的格式保存，因扫描时位置摆放不正、系统迟缓等问题可能会导致扫描后的档案不够整齐，所以扫描后工作人员还需要对 PDF 版本的档案进行修正，调整其中档案图片的位置，使其处于页面的正中央。同时对电子档案中的一些阴影、污渍还需要进行提亮和消除，这样整理后的电子档案才能更加规范，档案的内容才能更加清楚。对所有档案修正后还需要做好电子档案的归档工作，按照档案类别、档案年限等对档案进行排列，以卷或件为单位进行整理[5]。

（二）构建智能化档案管理系统

借助信息技术的优势，档案管理人员可以构建智能化的档案管理系统，以此实现对档案的有效管理。电子档案需要依托信息系统才能实现利用，所以档案工作人员还需要根据档案的类型以及群众的需求构建智能化的档案管理系统。根据需求建立微服务的电子档案管理系统后，工作人员可以将扫描后的电子档案按照类别、年度、期限等要素进行分类挂接，将各项档案数据挂接到档案系统的数据库中。档案管理可以通过“本地服务器和政务云”的混合模式实现智能管理，利用服务器储存大量的电子档案，借助政务云网上系统实现对数据的处理。通过关键词检索功能可以迅速筛选出相关的信息，同时也可以通过查阅者提供的年度等信息进行分类查找，大大提升档案应用的速率和质量。智能化管理系统也可以随时补充新的电子档案，使得档案资源更加丰富、充实。

（三）构建多维档案安全防护体系

档案安全一直是档案管理的重中之重，利用信息技术可以构建多层档案安全防护体系，保障档案的保密工作。利用信息技术能够对档案工作进行加密处理，通过数字加水印的形式对档案进行双重防护，有效避免其他人利用档案。此外还能够搭建严密的档案保护系统，通过一个档案员一个账号的形式加强档案安全的监督和保护。在档案管理工作中可以建立三级档案工作人员的管理制度，三级档案工作人员包括系统的管理人员以及档案安全的管理人员和审计人员等。这样可以将档案安全分为三个部分，三类人员可以互相监督互相协调。同时也可以通过敏感数据的筛选功能触发警报，在输入电子档案时，可以自动检测其中的敏感词汇或者有关加密等字样，实时提出警报，使档案管理工作人员中断数据传输，保护数据的安全性。此外档案管理工作人员还需要做好档案的备份，既要利用本地光盘进行储存，也要进行异地备份和离线备份，通过三级备份策略做好档案安全的防护工作。

（四）激活档案数据应用价值

利用信息技术能够进一步激活档案数据的应用价值，有效辅助档案管理人员进行编研利用，对档案数据进行开发。利用审批分析模型，能够对档案的利用频次进行分析，从中档案管理人员能够明确不同种类档案材料的应用频率。并根据人们的需求设置更便捷的查阅方式，以此提升档案的查阅质量和查阅效率。同时在单位的微信公众号或官方网站上，还需要推送有关于档案，查阅流程档案查阅所需证件以及档案查阅方式的相关文章，这样能够让更多的人提前了解档案查询所需要的各项手续和步骤，尽量避免出现因档案资料或手续不全，无法查到的情况。同时本单位也可以在网页中设置智能问答模块，有查档需求的人，可以在智能问答模块提出问题，智能问答系统能够进行精准定位，给查阅者推送相关的信息，或者网站中的有关通知规范等。这样能够满足查档者的个性化需求，同时也能进行精准定位和一站式服务。利用信息技术、档案工作人员还可以进行业务创新，可以建立电子证件库，将各个企业的电子证照上传到电子证照库中，这样也能够有效支撑免办证的服务场景，给其提供数据支持。

（五）打造便民档案服务体系

利用信息技术档案工作人员要进一步扩展服务的渠道和方式，打造便民档案服务体系，提升档案服务效能。档案工作人员可以通过掌上查档等微信小程序进行查档，通过人脸识别、电子身份证识别等功能，对查档者的身份进行准确识别。通过搜集各项查档者提供的查阅数据，精准定位查档者的需求，并通过网上查到的方式满足查档者的需求，实时给查档者传送所需要的档案信息。注意在使用电子查档方式时档案管理工作人员需要及时响应查档者的需求，并根据查档者的反馈进行完善和补充。有一些需要纸质档案证明的群众也可以开通邮寄功能，查档者将自己的查档信息邮寄到本单位，而本单位人员根据查档者提供的信息和身份证明等查到相关的档案信息之后，可以将复印好的纸质版档案信息邮寄到查档者留下的地址中，这样能够满足人们对于电子档案和实体档案的不同需求。

三、结束语

总而言之，数字化转型背景下行政事业单位档案管理路径优化给档案管理工作带来了新的机遇，不断推动着档案管理工作的变革。作为档案工作人员要与时俱进，抓住数字时代的优势和特点，构建“技术 + 流程 + 安全 + 数据 + 服务”的优化模型，突破传统档案管理的困境，积极提升档案管理工作质量和工作效率。下一步，继续深化人工智能技术在档案管理工作中的应用，持续提升档案管理工作效能。

参考文献

[1] 白林 . 事业单位档案管理数字化转型的困境与突破路径研究 [J]. 办公自动化 ,2025,30(07):61-63.

[2] 李荣 . 基于数字化技术的行政事业单位档案管理方法 [J]. 信息记录材料 ,2025,26(02):175-177.

[3] 时东艳 . 事业单位档案管理数字化转型的策略研究 [J]. 中关村 ,2025,(01):156-158.

[4] 刘焕伟. 事业单位档案管理工作标准化和数字化建设要求与实践[J].兰台内外 ,2024,(29):66-68.

[5] 刘霞 , 张怡霖 , 王子一 . 数字化背景下的事业单位档案管理优化路径探析 [J]. 内蒙古科技与经济 ,2024,(16):44-46+54.