机关数字档案管理系统构建与运维的实践与思考

摘要：本文以某省直机关数字档案管理系统建设为研究对象，阐述其构建原则、技术架构与功能模块，分析运维过程中的管理机制、安全保障及优化措施。通过实践案例，总结建设经验，探讨存在问题并提出改进思路，为机关数字档案管理系统的科学构建与高效运维提供参考。

关键词：机关数字档案；管理系统；系统构建；系统运维

引言

随着信息技术的飞速发展，数字化转型已成为机关档案管理工作提质增效的必然趋势。传统档案管理模式在信息存储、检索、利用等方面的局限性日益凸显，构建数字档案管理系统成为机关提升档案管理水平、服务决策与社会的关键举措。本文基于某省直机关的实践，深入探讨机关数字档案管理系统的构建与运维策略，以期为同类单位提供有益借鉴。

一、机关数字档案管理系统构建原则

（一）规范性原则

系统构建需严格遵循国家档案管理相关标准与规范，如《数字档案管理系统通用功能要求》《电子档案管理系统基本功能规定》等。确保档案数据的采集、存储、整理、利用等环节符合规范，保证档案信息的真实性、完整性和可用性，为档案资源的长期保存与共享奠定基础。

（二）安全性原则

档案信息涉及机关重要工作内容，部分具有保密性。系统建设要将安全性放在首位，从网络安全、数据安全、应用安全等多维度构建防护体系。采用加密技术、访问控制、备份恢复等措施，防止档案信息泄露、篡改和丢失，保障档案系统安全稳定运行。

（三）实用性原则

结合机关档案管理实际需求，系统功能设计应注重实用性。以方便档案管理人员操作、提高工作效率为目标，简化业务流程，优化用户界面，确保系统功能贴合日常工作场景，满足机关内部及外部对档案信息的利用需求。

（四）扩展性原则

考虑到信息技术的快速发展和机关档案管理业务的变化，系统架构应具备良好的扩展性。采用模块化设计，便于后续功能模块的添加、升级和系统集成，使系统能够适应不断变化的业务需求和技术环境。

二、数字档案管理系统构建实践

（一）技术架构设计

数字档案管理系统架构由信息化基础设施层、底层框架层、支撑平台层、档案配置及系统管理层和业务应用层组成。信息化基础设施层包括服务器、数据库、操作系统等；底层框架层基于JAVA语言和SSM框架；支撑平台层提供数据存储、管理、处理等核心功能；档案配置及系统管理层实现档案参数配置和后台管理；业务应用层包括档案全过程业务管理，如归档、收集、整理、鉴定、销毁等。

（二）功能模块开发

文件归档模块支持多种数据采集方式，进行格式校验和元数据提取，实现档案分类、著录、编号等整理工作。

档案管理模块负责档案存储、维护更新，提供全宗管理、鉴定、移交和备份等功能。

档案检索模块提供关键词、组合、全文等检索方式，支持结果排序、筛选和导出。

档案利用模块实现在线借阅、查阅、打印等服务，设置利用范围和权限，提供统计和分析功能。

库房管理模块负责实体档案存储管理，包括入库、出库、盘点等，提供环境监控和安全防护。

档案统计模块提供档案数据统计分析，包括数量、类型、利用情况等报告。

档案编研模块负责档案编纂和研究，包括信息整理、编辑等。

档案配置模块实现档案工作参数配置，如档案库配置、全宗管理等。

系统安全模块具备用户认证、访问控制、数据加密、日志审计等安全功能。

个人中心提供个性化信息管理服务，包括个人信息、任务管理、通知公告查看等。

（三）系统接口开发

用户统一接口：通过与办公内控系统集成，实现机关用户统一管理功能。应用系统自身不维护机关用户和组织机构数据，直接使用办公内控系统提供的组织机构和用户数据。

在线归档接口：档案系统提供标准的数据交换接口，方便各业务系统已办结的数据进行数据在线归档功能。 档案系统与业务系统集成采用建立档案数据交换标准接口的方式，业务系统主动将数据上传到档案服务器，即采用推的方式将包含了元数据和电子原文的档案数据主动推送给档案系统。档案系统对业务系统推送过来的档案数据进行归档信息合法性校验，保证通过接口采集接收的档案数据的真实性、完整性、有效性与安全性。

三、数字档案管理系统运维策略​

（一）日常运行维护​

在实际工作中，系统的日常巡检必不可少。技术人员需每日检查服务器运行状态，包括 CPU 使用率、内存占用、磁盘空间等，确保硬件设备正常运转。同时，定期更新系统补丁，修复漏洞，防范网络攻击。每月还会对系统进行全面的日志分析，通过查看操作日志、错误日志，及时发现潜在问题。​

（二）数据管理与备份​

数据是数字档案管理系统的核心。机关应建立严格的数据录入审核机制，如安排专人对新录入的档案数据进行二次核对，减少录入错误。为防止数据丢失，制定完善的备份策略，除了每日增量备份，每周还会进行全量备份，并将备份数据存储在不同物理位置，即使本地机房遭遇自然灾害，也能快速恢复数据。​

（三）用户培训与服务​

定期组织用户培训，针对不同岗位人员开展定制化培训课程。新入职人员重点学习档案录入、查询基础操作；档案管理人员则深入学习数据管理、权限设置等高级功能。培训采用理论讲解与实操演练结合的方式。同时，设立专门的技术支持热线，及时解答用户在使用过程中遇到的问题。​

（四）系统优化与升级

根据系统运行情况和用户反馈，及时对系统功能进行优化和改进。随着业务需求的变化和技术的发展，适时对系统进行升级，增加新功能模块，提升系统性能和用户体验。在系统升级过程中，做好数据迁移和兼容性测试，确保系统平稳过渡。

四、实践中存在的问题与改进方向​

（一）存在的问题

尽管数字档案管理系统得到了有效应用，但在实践过程中仍暴露出一些问题。首先，部分档案管理人员对新系统的接受程度不高，对系统的高级功能掌握不够熟练，影响了系统的整体应用效果。其次，系统在处理大量数据时，偶尔会出现响应速度变慢的情况，影响了工作效率。此外，用户反馈系统界面设计仍有待优化，以提供更友好的操作体验。

（二）改进方向

针对上述问题，提出以下改进方向：一是加强档案管理人员对新系统的培训和指导，特别是针对高级功能的操作，以提高他们的系统应用能力。二是优化系统性能，提升数据处理速度，确保系统在高负荷运行下仍能保持稳定和高效。三是改进系统界面设计，注重用户体验，使系统操作更加简便、直观。同时，持续收集用户反馈，根据业务需求和技术发展，不断完善系统功能，推动数字档案管理系统的持续优化和升级。

五、结论

机关数字档案管理系统的构建与运维是一项复杂的系统工程，涉及技术、管理、人员等多个方面。某省直机关在数字档案管理系统建设过程中，遵循相关原则，完成了系统技术架构设计和功能模块开发，并建立了相应的运维管理机制。通过实践，积累了宝贵经验，但也暴露出一些问题。未来，需要进一步加强标准规范执行、推进系统集成、提升人员素质和完善安全防护体系，不断优化数字档案管理系统，提高机关档案管理的数字化、智能化水平，为机关各项工作提供更加高效、优质的档案信息服务。

参考文献

[1]魏旭亮.基于区块链的司法证据管理方案设计与实现[D].西安电子科技大学，2022.

[2]卫小琴.机关文书档案数字化管理探析[J].黑龙江档案，2021，（03）：254-255.

[3]丁德胜，邹杰.机关档案信息化建设——《机关档案管理规定》解读之十三[J].中国档案，2019，（12）：40-43.