关于城建档案管理协同机制的研究

作者简介：童蕾（1978.7）女，汉族，湖南津市，本科，馆员，从事城建档案管理工作

摘要：在城市建设快速发展的背景下，城建档案管理对城市规划、建设和管理起着关键支撑作用。传统管理模式已难以满足新时代需求，构建协同机制成为提升管理效率与质量的必然选择。本文深入研究城建档案管理协同机制，阐述其理论基础，分析现存管理体制分散、信息共享不畅、协同意识淡薄等问题，针对性提出优化管理体制、完善信息共享平台、强化协同文化建设等构建路径，并从政策法规、人才队伍、技术支持等方面提出保障措施，旨在为城建档案管理工作的创新发展提供理论参考，推动其实现高效协同管理。

关键词：城建档案；档案管理；协同机制；信息共享；资源整合

1城建档案管理协同机制的理论基础​

1.1协同理论概述​

协同理论由德国物理学家赫尔曼·哈肯于 20 世纪 70 年代创立，它以系统论、信息论、控制论为基础，研究开放系统如何通过子系统间协同合作，自发形成有序结构与功能。其核心概念有序参量（描述系统宏观有序度，支配子系统行为）、协同效应（子系统相互作用产生超个体之和的整体效果）和自组织（无外部干预下，系统经内部协同从无序变有序）。在管理中，协同理论能打破部门壁垒，优化资源配置；为解决复杂管理问题提供新思路，助力制定科学策略；还能提升组织适应与创新力，以应对外部变化。​

1.2城建档案管理协同机制的内涵与特征​

城建档案管理协同机制，整合管理主体、资源与技术，建立协同关系，推动系统高效运行。其内涵涵盖多部门协同、资源合理配置共享，以及借助信息技术实现管理信息化。该机制具备整体性，视档案管理为有机整体；动态性，随城市建设与环境变化而调整；开放性，积极引入外部理念与技术。在实践中，通过信息共享、资源优化及技术创新，减少重复劳动，提升资源利用效率与管理智能化水平，实现高效协同。

2城建档案管理协同机制现存问题分析​

2.1管理体制分散​

当前，城建档案管理牵涉规划、建设、档案管理等多个部门。各部门职责不清，缺乏统一协调机制，问题频出。一方面，部门利益导向致重视程度不同，档案收集、整理、保管标准各异。规划部门重图纸，建设部门重施工资料，档案管理部门重规范整理，标准差异使档案难以整合。另一方面，缺乏协调造成信息不畅，出现重复劳动与管理空白。城市建设项目中，常出现多部门重复收集同一项目档案的情况，也有重要资料因职责不明而无人管理，导致档案缺失。​

2.2信息共享不畅​

尽管信息技术发展迅速，城建档案管理信息化也取得了一定进展，但信息共享依旧存在诸多问题。一方面，各部门档案信息系统标准不统一，数据格式差异大，不同系统的数据结构、存储方式、操作界面各不相同，难以实现数据的直接交换与共享。另一方面，缺乏统一的信息共享平台和规范机制，各部门信息系统独立，形成信息孤岛，信息传递效率低，还可能出现错误与丢失。例如，城市建设项目审批时，规划、建设和档案管理部门因系统不兼容、机制缺失，导致信息共享困难。此外，城建档案包含大量敏感信息，信息安全问题也严重制约着信息共享的推进。

2.3协同意识淡薄​

部分城建档案管理人员对协同机制的认识不足，缺乏主动合作的意愿和意识。长期以来，传统的档案管理模式使得工作人员习惯了各自为政的工作方式，对协同合作的重要性认识不够深刻。在实际工作中，一些工作人员只关注本部门或本岗位的工作任务，忽视了与其他部门和人员的协作配合。例如，在档案收集工作中，部分工作人员不愿意主动与其他部门沟通协调，导致档案资料收集不完整；在档案利用过程中，也存在部门之间相互推诿的现象，影响了档案服务的质量和效率 。此外，一些单位缺乏对协同工作的激励机制，工作人员参与协同工作的积极性不高，即使有协同合作的机会，也往往流于形式，难以实现真正的协同效果。​

3城建档案管理协同机制的构建路径​

3.1优化管理体制​

为解决管理体制分散的问题，可由政府部门牵头，整合规划、建设、档案等部门，建立统一的城建档案管理机构，明确各部门在档案收集、整理、保管、利用等环节的职责。如规划部门负责收集城市规划档案，建设部门管理施工档案，档案管理部门负责规范整理与存储。同时，建立沟通协调机制，定期召开联席会议，加强信息交流，及时解决问题，实现城建档案管理的统一规划与标准，提升管理效率与协同效果。​

3.2完善信息共享平台​

构建标准化、智能化的城建档案信息共享平台是实现信息共享的关键。一方面，要制定统一的信息标准，规范数据格式、元数据标准与编码规则，确保各部门档案信息能在同一平台存储、管理与共享。另一方面，借助大数据、云计算、物联网等技术搭建强大的信息共享平台，实现档案信息采集、存储、检索、分析与共享的实时更新及互联互通。比如，运用大数据分析海量档案信息，为城市规划建设提供决策依据；利用云计算实现分布式存储与计算，提升系统性能。此外，还需完善信息共享机制，明确共享范围、方式、权限与责任，通过数据加密、访问控制、身份认证等技术保障信息安全。​

3.3强化协同文化建设​

提升工作人员协同意识、营造协同氛围，关键在于加强协同文化建设。一方面，通过培训与宣传，增进工作人员对协同机制的认知。开展专题课程，阐释协同理论、重要性及工作方法，帮助他们理解协同合作对提升城建档案管理水平的价值。另一方面，建立激励机制，将协同表现纳入绩效考核，对表现优异的个人与团队予以表彰，调动工作人员的积极性。此外，借助团队建设、业务交流等活动，增进部门与人员间的了解和信任，培育团队精神，营造积极协同文化。强化协同文化建设，使协同合作内化为工作人员的自觉行动，助力城建档案管理协同工作稳步推进。

4城建档案管理协同机制的保障措施

4.1政策法规保障​

完善的政策法规是城建档案管理协同机制的基石。政府应制定相关法规，明确协同工作的目标、原则与要求，规定各部门权利义务，规范档案管理流程与标准，建立档案信息共享及安全保密制度。比如出台《城建档案管理协同工作条例》，明晰职责分工、信息共享条件与程序，以及违规责任。同时强化监督，确保法规落地，推动协同工作的规范化与法治化。​

4.2人才队伍保障​

人才队伍建设对城建档案管理协同至关重要。应强化人才培养与引进，提升档案管理人员的专业素养与协同能力。在人才培养上，构建完备培训体系，定期组织档案管理人员参与业务培训与继续教育，更新知识储备，提升业务水平。培训内容除档案管理专业知识技能外，还应涵盖协同理论、信息技术、项目管理等，培育复合型人才。比如，开展协同管理专题培训，助其掌握协同工作方法策略；组织信息技术培训，增强其运用信息技术管理档案与共享信息的能力。人才引进时，制定优惠政策，吸引具备相关专业背景与丰富实践经验的人才加入，同时搭建合理激励机制，营造良好工作环境与发展空间，激发人才的工作热情与创造力，为城建档案管理协同机制的运作提供坚实人才支撑。​

4.3技术支持保障​

先进技术是城建档案管理协同机制运行的重要支撑。运用大数据、区块链、人工智能等信息技术，能为协同机制提供保障。大数据可高效处理海量档案信息，挖掘潜在价值，辅助城市建设决策。区块链的去中心化、不可篡改特性，确保了档案信息的真实、完整与安全，在档案共享中有广阔应用前景。人工智能能实现档案的智能检索、自动分类整理，提升管理效率与准确性，如利用自然语言处理技术优化检索，通过机器学习算法减轻人工分类工作量。同时，持续的技术研发创新，将进一步推动城建档案管理向智能化、现代化发展。

5结语

构建城建档案管理协同机制，是顺应城市建设发展、提升管理水平的必要举措。本文探讨了协同机制的理论依据，分析了现存问题，提出了构建路径与保障措施，阐述其在城建档案管理中的重要性与实现方式。研究发现，优化管理体制、完善信息共享平台、加强协同文化建设，是构建协同机制的关键；政策法规、人才队伍与技术支持，则为机制运行提供保障。城建档案管理协同机制建设任重道远，需各方携手努力。未来，随着城市建设与信息技术发展，该机制也需持续完善创新，以契合城市发展需求。希望本文能为城建档案管理实践提供参考，助力协同机制建设，推动档案管理工作迈向高效、创新发展之路。

参考文献：

[1]和清碧. 智慧城市背景下城建档案管理研究 [J]. 兰台内外， 2023， （20）： 37-39.

[2]秦屹梅. 新时期城建档案信息化建设的主题——信息资源整合与共享 [J]. 城建档案， 2013， （04）： 7-9.

[3]付伟，孙久阳. 城建档案管理新模式研究 [J]. 黑龙江科技信息， 2009， （35）： 338.

[4]葛丽君. 目前城建档案管理工作存在的问题及对策研究 [J]. 科技信息， 2008， （36）： 381.