档案收集与整理中的常见问题及解决对策研究

摘要：高效、规范的档案收集与整理，是充分发挥档案信息资源作用的前提。本文在实证调研的基础上，分析梳理了当前档案收集与整理中存在的档案汇交不及时、档案材料不完整、档案分类不科学、整理方法不规范、电子档案管理滞后等突出问题。针对性地从健全档案管理制度、完善档案监管机制、创新档案管理技术、加强档案管理队伍建设等方面提出了加强和改进档案收集与整理工作的对策建议，以期为提升档案管理水平、发挥档案在国家治理中的基础性作用提供参考。

关键词：档案管理；档案收集；档案整理；问题；对策

引言：档案是机关、企事业单位在社会活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是国家重要的信息资源。党的十八大以来，以习近平同志为核心的党中央把档案工作摆在治国理政的重要位置，作出一系列重大决策部署，为新时代档案事业高质量发展指明了方向。随着国家治理体系和治理能力现代化建设的不断推进，档案在服务经济社会发展、促进国家治理体系和治理能力现代化中的作用日益凸显。

一、档案收集中的常见问题及解决对策

（一）档案移交不及时，归档率低

当前，一些机关、企事业单位档案汇交不及时，档案材料积压现象比较普遍，归档进度滞后于单位业务工作进度，影响了档案的完整与安全。归根结底，是单位档案意识淡薄，对档案移交缺乏硬性要求，部分负责人对档案工作重视不够，没有将档案管理纳入单位整体工作统筹谋划；档案管理机构地位不高、力量薄弱，对文书、业务部门缺乏约束力，档案汇交沦为“软任务”；一些部门单位为了所谓的工作方便，对档案材料随意留存，档案移交流于形式，解决档案移交不及时的问题，要提高思想认识，将档案管理作为一把手工程，纳入单位绩效考核指标体系。

（二）档案材料不完整，缺失问题突出

调研发现，不少单位档案材料存在不同程度的散失、不全问题。一些重要的决策部署、重大活动、基础数据等档案材料没有及时归档，存在档案资料与实际工作不符的现象。造成这一问题的主要原因是：一些工作人员档案意识淡薄，在日常工作中不重视文件材料的收集与整理；档案管理人员对业务工作流程了解不深，对应归档的材料把关不严；基层单位负责人变动频繁，交接不严格，造成档案散失；对文书材料的保管缺乏必要的安全保密措施，个别人随意借阅档案，导致档案流失。针对档案材料收集不全面、不系统的问题，要加强档案意识教育，组织开展形式多样的档案知识培训，提高各级工作人员的档案管理能力。

二、档案整理中的常见问题及解决对策

（一）档案分类不科学，查阅利用不便

科学合理的档案分类是档案整理的基础，直接关系到档案的检索、利用效率。当前，一些单位的档案分类体系不够科学，大而化之，缺乏对单位职能活动的细化，造成档案入库后查找不便，服务效率低下。对档案工作规律把握不够，照搬照抄其他单位的分类方案，缺乏结合单位实际、突出自身特点的理念，系统设计缺乏科学性，对单位的组织架构、职能活动理解不透，分类框架的设置与单位实际工作脱节，分类方法单一，对不同载体形式的档案缺乏针对性的分类，对文书、业务、基建、设备、财务、声像等不同类型档案缺乏统筹，分类深度不够，未能细化到具体业务环节，容易造成大量档案难以归类到末级目录项下[1]。

（二）档案编目著录不规范，缺乏标准化

档案编目注录是全面、准确揭示档案内容特征，方便档案检索与利用的关键，规范、标准的档案著录，是推进档案信息资源共享的重要基础。但当前档案编目工作中仍存在著录项目设置随意、著录格式不统一等问题，档案检索质量和利用效率受到影响。对档案编目著录缺乏科学规范的认识，在实际工作中重入库、轻管理，忽视了档案著录对档案事业现代化发展的重要意义，缺乏统一的档案著录规则，著录细则的制定流于形式，导致档案著录的随意性大、可操作性差，著录人员业务素质不高，缺乏档案专业背景和实践经验，难以准确揭示档案的内容、特点和价值，档案编目缺乏必要的质量检查，著录质量控制流于形式，著录差错屡禁不止。

三、档案收集与整理中的其他问题及建议对策

（一）电子档案管理滞后

当前，各单位在业务活动中产生的电子文件日益增多，承载的信息资源十分丰富，但在档案管理中却普遍存在重纸质档案、轻电子档案的现象。受制于硬件设施不足、管理措施缺位等因素，不少单位的电子档案归档不及时、整理不规范、安全保障不力，大量珍贵的电子档案资源面临散失、毁损的风险。针对这些问题，加大电子档案管理设施设备投入，配齐配强电子档案管理所需的计算机、服务器、存储设备等硬件设施，同时引进先进适用的电子档案管理系统，实现电子档案采集、整理、保管、鉴定、统计等业务的自动化、智能化。创新电子档案管理技术，运用大数据、人工智能、区块链等现代信息技术，开发适应电子档案管理需求的新系统、新模块，建立电子档案的收集、整理、编目、检索、利用和安全管理的智能化体系，提升电子档案管理效能[2]。

（二）档案管理队伍专业化水平不高

素质精良、结构合理的档案管理队伍是档案事业发展的第一资源。但当前基层档案工作人员队伍专业化程度普遍不高，专业档案人才匮乏，已成为制约档案收集与整理工作高质量发展的瓶颈。一些单位的档案管理人员多是从其他岗位调任，缺乏系统的档案理论知识和实践技能；年轻档案工作者比例偏低，40岁以上人员占比过半，队伍后继乏力；高学历、高职称的档案专业人才十分紧缺，专业的引领和骨干作用发挥不足。推动档案管理队伍专业化建设，完善档案专业人才培养体系，依托高等院校加强档案学专业建设，优化档案专业课程设置，创新档案人才培养模式，为档案部门输送专业基础扎实、实践能力过硬的高素质人才。创新档案专业人才引进机制，畅通档案专业人才招录渠道，在机关、企事业单位专业技术岗位设置中单列档案岗位，定向招聘档案专业毕业生充实到档案管理岗位。

结语

广大档案工作者要进一步增强“四个意识”、坚定“四个自信”、做到“两个维护”，紧紧围绕统筹推进“五位一体”总体布局、协调推进“四个全面”战略布局，充分发挥档案在服务经济社会发展、促进国家治理体系和治理能力现代化中的重要作用，为实现“两个一百年”奋斗目标、实现中华民族伟大复兴的中国梦提供有力档案保障。

参考文献

[1] 杨文慧，安明春.大型企事业单位归档现存问题及其解决策略探究[J].陕西档案， 2024（5）：47-48.

[2] 王海滨.重大活动和突发事件档案资源建设与开发利用研究[J].中国档案， 2024（10）：54-55.