数字档案在基层干部人事档案管理中的应用研究

干部人事档案作为反映干部个人基本信息、成长经历和工作表现的重要资料，历来是干部管理工作的基础性内容。传统纸质档案在信息传递、保存安全和检索效率等方面存在诸多局限，难以满足当前人事管理工作日益增长的需求。数字技术的广泛应用为档案管理方式带来根本性变革，尤其在基层单位，数字档案的推广应用不仅优化了管理流程，提升了工作效率，也有助于实现信息资源的共享与利用，推动干部队伍管理更加规范与透明。

一、数字档案在基层干部人事档案管理中的应用现状

（一）数字档案的基本内涵与特点

基层数字档案室建设主要是指机关、企事业单位、社会组织，通过对计算机技术、信息网络技术的应用，实现对室藏档案的数字化加工、网络化应用、信息化管理 [1]。基层档案不仅仅是同级国家档案馆的重要基石，同时，也是同级国家档案馆数字化发展的前提保障。通过基层数字档案室建设工作的落实，能够实现对纸质档案原件的保护，可以为档案信息利用者提供有效、便捷的查询服务，提升档案信息利用率，为相关工作的落实奠定良好基础。

（二）数字档案在基层干部人事管理中的实际应用

近年来，伴随“智慧政务”与“信息化办公”建设的推进，部分经济发达地区和试点单位已逐步实现了基层干部人事档案的数字化管理。具体应用包括：首先，建立统一的干部人事档案信息管理系统，实现档案信息集中存储与动态维护。例如，南方某地基层单位普遍采用基于 MySQL、Oracle 等数据库开发的干部人事信息系统，档案录入字段涵盖个人基本信息、任职履历、考核结果、奖惩情况、教育背景等近50项核心数据，实现“一人一档，动态更新”。其次，数字档案助力干部人事信息的快速查询与比对。以某基层组织部为例，通过部署档案电子化管理平台，档案检索响应时间由过去的5—10 分钟缩短至 3 秒内，极大提高了干部选拔、调任、考核等工作的效率与准确性。再次，部分单位探索利用大数据分析技术，对干部队伍结构、年龄分布、学历层次等信息进行统计分析，为人事决策提供数据支持。例如，利用Excel VBA与Python 脚本定期生成干部结构分析报告，辅助优化人才梯队配置。

（三）数字档案助力基层人事管理效能提升

数字档案的广泛应用，显著提升了基层干部人事管理的科学化、规范化水平。一方面，通过信息化手段，解决了传统纸质档案易丢失、保管空间受限、信息更新滞后的问题，实现了档案信息的实时维护与异地备份 [2]。另一方面，干部档案的数字化管理，增强了人事管理的透明度与公信力，避免了信息不对称、材料造假等现象，推动基层干部队伍管理更加规范有序。

二、基层干部人事档案数字化管理中存在的问题

（一）信息系统建设水平参差不齐

尽管部分地区已经初步实现了档案数字化管理，但受经济条件与技术水平限制，许多中西部及偏远地区基层单位信息系统建设仍较为滞后。一些单位仍依赖基础Excel 表格、简单数据库管理，系统功能单一，无法满足档案数据的全面管理、跨系统数据交换与信息共享需求。同时，不同单位之间缺乏统一的技术标准，导致档案数据格式不一致、系统兼容性差，影响了信息资源的整合利用。

（二）档案数据质量与信息安全存在隐患

基层干部档案数据来源多、历史跨度长，早期纸质档案在数字化转换过程中，存在信息缺失、数据录入错误、档案影像不清晰等问题。例如，部分档案照片分辨率低于 300DPI，影响了电子档案的合法性与使用效果。此外，部分单位网络安全防护能力薄弱，缺乏完善的防火墙、数据加密与备份机制，存在信息泄露、篡改甚至数据丢失的风险，威胁档案信息的完整性与保密性。

（三）管理人员信息化能力不足

数字档案管理对基层人事管理人员提出了更高的技术要求，然而，目前基层单位存在档案管理队伍年龄结构偏大、专业技术水平参差不齐的问题。一些人员缺乏信息技术培训，无法熟练操作档案系统，影响了数字档案的日常维护与高效使用。此外，部分单位存在“重硬件、轻管理”现象，忽视了对管理人员的信息化能力建设，制约了数字档案系统效能的发挥。

（四）制度建设与规范标准不健全

当前，基层干部人事档案数字化管理的相关制度与技术标准尚不完善，存在管理流程不规范、责任划分不清、操作标准缺失等问题。一些单位在数字档案采集、审核、归档、调阅等环节缺乏统一制度依据，导致管理过程中随意性大、操作流程不统一。同时，部分地区尚未建立跨部门、跨层级的档案信息共享与协同机制，影响了档案资源的综合利用效率。

三、推动数字档案在基层干部人事档案管理中高效应用的对策建议

（一）加快基层数字档案基础设施建设

推动各级基层单位加大信息化投入，逐步完善档案数字化硬件设备与软件系统配置。优先配备高性能服务器、专用存储设备与高速网络环境，确保数据存储安全与系统运行稳定。推动建设集信息采集、录入、检索、统计、分析于一体的干部人事档案管理平台，系统需支持标准API 接口，具备良好的扩展性与兼容性，满足多部门数据共享需求。

（二）加强档案信息标准化与安全管理

制定统一的干部人事档案数字化技术标准，明确档案数据结构、信息字段、格式规范与操作流程，确保各单位数据标准一致，便于信息整合与共享。强化信息安全管理，全面部署防火墙、入侵检测、数据加密与多重身份认证机制，建立完善的数据备份与灾难恢复体系。推动分级分类管理，严格落实档案信息的授权使用与保密制度，防止信息泄露与非法篡改。

（三）提升档案管理人员的数字化能力

通过集中培训、岗位练兵与技能竞赛等多种形式，系统提升基层干部人事档案管理人员的信息化应用能力。加强对档案信息系统操作、数据录入规范、信息安全防护等方面的专项培训，推动人员从“纸质档案管理员”向“数字信息管理专员”转变。引入信息技术专业人才，优化管理队伍结构，提升基层档案管理的专业化与技术水平。

（四）健全数字档案管理制度与监督机制

在基层数字档案室建设工作落实期间，要强化数字档案室建设的组织领导，可以将基层数字档案室建设工作融入基层信息化建设规划中，对该项工作进行整体统筹、规划，可以采用先易后难、分步实施方式，从而推动基层数字档案室建设工作的顺利开展 [3]。完善干部人事档案管理相关制度，明确数字档案采集、审核、归档、查询、借阅等各环节的管理流程与操作规范。建立健全档案数据质量考核与责任追溯机制，定期开展档案信息抽查与系统安全检测，确保档案信息真实、准确、完整。

总结：

数字档案作为基层干部人事管理现代化的重要载体，已在信息存储、数据共享、决策支持等方面发挥积极作用。针对当前存在的系统不完善、信息安全风险与人员技术不足等问题，需加快基础设施建设，强化信息安全管理，提升管理人员数字化能力，推动制度规范与新技术应用协同发展，全面提升基层干部人事档案管理的科学化、规范化水平。

参考文献：

[1] 金 丽 萍 . 基 层 数 字 档 案 室 建 设 实 践 探 究 [J]. 兰 台 内外 ，2023，（08）：16-18.

[2] 周锦 . 基层单位建立数字档案室的必要性研究 [J]. 办公室业务 ，2020，（15）：109-110.

[3] 姜东艳 . 大数据技术在基层档案工作中的应用探索 [J]. 兰台世界 ，2022，（03）：87-89.