国企改革背景下县区级平台公司档案管理的创新与实践

作者简介：姓名：栾琳琳 性别：女 民族：彝族 籍贯：云南昆明 出生年月：1989.07 学历：本科 学历：硕士在读 职称：助理馆员；高级职业培训师；高级创业指导师；高级企业人力资源管理师；

主要研究方向：国有企业改革背景下的行政人力管理；改革背景下的档案管理优化与提升；公司行政人力管理的合规性研究。

摘要：国企改革浪潮中，档案管理作为企业管理关键一环，面临组织架构变动、业务拓展等诸多挑战。本文以县区级国有平台公司改革为典型，深入剖析其在改革背景浪潮下，档案管理体系构建、管理模式创新、人才培养及数字化转型等方面的创新实践，总结成效与经验，为其他国企提供参考范例。

关键词

国企改革；档案管理；创新实践；数字化转型

一、引言

国企改革旨在增强国有企业活力与竞争力，优化资源配置。在此进程中，企业组织架构、业务范围等方面发生深刻变革，这给档案管理工作带来新的挑战与机遇。档案作为企业发展的重要信息资源，如何创新管理模式，使其更好地服务于企业发展，成为众多国企关注的焦点。区县级平台公司在改革背景下，积极探索档案管理创新路径，积累了宝贵经验。

二、国企改革对集团档案管理的影响

2.1 组织架构调整带来的挑战

在国企改革政策要求下，县区级公司开展大规模的整合优化，先后完成原县区属国有N家平台公司的整合及股权划转，成立集团公司统筹管理。成立集团后完成人、财、业务的整合组建，打破整合前公司业务分散，人、财、业务上的冗余和低效运行的情况，根据上级管理部门对改革后集团公司的定位，集中优化业务板块，按业务分类设置事业部管理制。集团公司按照财权、重大决策权、人权统一的原则进行管理运行。

国企改革往往伴随着大规模的组织架构调整，平台公司也不例外。在公司整合优化重组过程中，大量人员异动、管理程序变更以及场地搬迁，使得原有的档案管理体系受到冲击。不同子公司之间档案管理标准不统一、管理程度不一致，档案分散存放等问题凸显，给档案的集中管理和有效利用带来了极大困难。例如，在合并的子公司中，早起建设的工程项目资料的存放地点和管理方式各不相同，十几所已完工学校建设项目的档案资料保留清单不一致，且分散在各个子公司场地，缺乏统一的管理，导致档案的查找和利用效率低下。

2.2 业务拓展与变化对档案管理的新要求

随着国企改革的推进，成立的集团公司相继承接了更多重大公共基础设施建设项目以及新的业务领域。这些业务的开展产生了大量复杂多样的档案资料，如工程项目中的设计图纸、施工记录、安全检查报告等，再到公司管理板块涉及“三重一大”决策程序及对外收发文的重要资料文件，对档案管理的专业性、规范性和及时性提出了更高要求。传统的档案管理方式已难以满足业务快速发展的需求，如何确保档案与业务的协同发展，成为档案管理工作面临的新课题。

2.3 信息安全与合规性压力增大

在国企改革背景下，企业面临的市场竞争和监管环境更加严格，对档案信息的安全和合规性要求也日益提高。档案中包含大量涉及企业核心业务、商业机密以及员工个人信息等敏感内容，一旦泄露将给企业带来严重损失。同时，相关法律法规对档案管理的规范也越来越细致，企业需要确保档案管理工作符合法律法规的要求，避免潜在的法律风险。

三、集团档案管理的创新实践

3.1 完善档案管理体系建设

3.1.1 搭建集团档案室

成立集团公司前，为妥善存放子公司工程项目档案，借用场地建立临时存档室，配备防潮、防火设施，配置原合并公司前的档案管理员。对各所涉领域，按事业部业务分类要求整理档案。在2019年成立集团公司后，预选场地，完善决策程序审批资金，逐步建立起功能完备的集团档案室，为档案管理奠定基础。

3.1.2 实施分类与专项存档

在业务领域，对于新建项目档案，按照最新的档案管理要求组件、归档，对以往项目档案进行分类管理，同时将工程项目档案细分为基建、声像、电子档案等。在专项存档方面，着重开展安全文明施工和廉洁从业资料管理。

安全文明施工专项存档中，贯彻“安全第一”方针，引入签订安全生产责任书存档备查，将项目安全板块相关工作重要性提升，把项目相关的隐患排查书、整改通知书、完成整改记录、消防演练、安全生产月等资料单独作为安全专项工作存档。针对实现零事故零伤亡的安全标杆项目实行档案管理复盘、学习等。

廉洁从业资料管理上，节假日前对项目负责人廉政提醒并签署承诺存档，将每月进行廉洁宣导、组织全员及参建单位等开展廉洁教育培训记录，形成资料存档备查。在项目建设合同，服务合同等增加廉洁从业承诺书，与合同同步签订。有效防范廉洁风险。

3.1.3 健全档案管理制度

编制《建设项目施工现场管理办法（试行）》，规范项目各环节档案管理，明确提交时间节点，设置违约处罚条款。编制集团公司及下属子公司《档案管理制度》，统一档案管理要求，收集归档工程及重要决策文件归档，按照保存形式和保密性分类管理，实现档案管理规范化。同时，完善档案借阅审批及归档流程，提升档案查找及利用效率。利用制度，明确项目人员和档案管理人员的档案管理职责，职责到人，避免重要档案资料的损毁。

3.2 创新档案管理模式

3.2.1 推动工程档案与项目建设协同

在重大项目建设中，依据《档案法》，要求各项目前期要件统一上交档案管理人员保管，将档案管理纳入项目考核。公司完成大量建设投资，推进多个项目，通过协同管理，确保项目资料及时收集整理，为项目推进和验收提供支持。

3.2.2 实现档案人事及设备专业化管理

安排专人负责档案管理，明确岗位职责并进行绩效考核，调动管理人员积极性。配备专用档案设备，对非涉密纸质文档备份电子档，提升档案存储安全性和查阅效率。

3.3 强化档案人才队伍建设

3.3.1 开展多元化培训学习

邀请专业老师举办档案讲座，邀请安全顾问进行安全资料档案培训，组织员工在省档案网进行学习考试，营造学习氛围，考试通过则通过发票公司报销学费，考试未通过则学院自行付费，以此提升档案学习效率，强化员工档案管理知识和技能。

3.3.2 与专业公司合作学习

委托专业档案整理公司对涉及到多家子公司的档案项目进行数字化整理归档，档案人员跟进学习先进管理经验和技巧，为档案管理标准化建设积累经验。

3.4 加速档案数字化转型

在前期完成档案梳理优化整合工作后，开始推进档案数字化管理，引入技术设备，建立管理系统，将纸质档案转化为电子档案。数字化管理提高了档案存储安全性和利用效率，实现远程共享和在线利用，为企业信息化建设提供支持。

四、创新实践的成效与经验总结

4.1 显著成效

通过对档案工作的创新与实践结合，改革后的公司档案管理水平显著提升，从混乱走向规范科学。档案利用效率提高，为企业业务开展提供有力支持。安全文明施工和廉洁从业资料管理保障了项目顺利推进，防范了安全及廉洁从业风险。档案数字化转型适应信息化时代需求，提升了企业信息化水平。

4.2 经验总结

改革后平台公司档案管理的成功得益于领导重视，提供资源支持；注重制度建设，构建完善管理体系；加强人才培养，提升人员专业素养；引入先进技术，推进数字化转型。

五、结论

国企改革背景下，县区级平台公司在改革环境下的档案管理方面的创新实践为其他国企提供了有益借鉴。通过构建体系、创新模式、培养人才和推进数字化等举措，有效应对改革挑战，提升管理水平。未来，随着国企改革和信息技术发展，档案管理需持续创新，充分发挥档案价值，助力国企等平台公司档案管理的高质量发展。