现代信息化条件下事业单位干部人事档案管理模式改进探究

当今社会，现代科学技术迅猛发展，大数据建设、云计算、人工智能等现代信息化技术日新月异，各行各业都在进行着如火如荼的积极改革，事业单位干部人事档案管理工作也不例外。事业单位干部人事档案是记载干部职工“三龄两历一身份”的重要载体，能够为单位干部人事管理决策提供基础数据，承担着人才队伍建设的关键职能。然而传统的干部人事档案管理在现代信息化技术的影响下，逐渐暴露出诸多弊端。

一、G 省某事业单位人事档案现行管理模式

（一）干部人事档案的定义

事业单位干部人事档案是承载干部职工是各级党委（党组）和组织人事等有关部门在党的组织建设、干部人事管理、人才服务等工作中形成的，反映干部个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实际、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录资料。

干部人事档案也是教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础，是维护干部人才合法权益的重要依据，是社会信用体系的重要组成部分，是党的重要的执政资源，属于党和国家所有。

综上所述，干部人事档案是干部职工“三龄两历一身份”的历史记录资料，同时也是承载事业单位干部人事管理的重要载体，是事业单位人才队伍建设的重要理论基础。

（二）现行管理模式

G 省某事业单位属于县处级事业单位，具有独立的人事管理权限，该单位管理的干部人事档案现有50 卷，其中管理岗位23 卷，专业技术岗位15 卷，工勤技能岗位12 卷，日常的现行管理模式如下。

1. 收集和甄别。该单位每年年初进行统一收集所有与干部职工个人相关的文件和资料，保证档案资料不缺件，对收集到的干部人事档案资料进行仔细甄别，认真核查资料的真伪性，鉴定是否具有保存价值，并剔除不符合人事档案管理规定要求的资料，确保资料的完整性和准确性。

2. 排序和分类。严格按照根据事业单位人事档案管理的十大分类标准要求，将甄别的材料进行整理分类；而对于同一类别的材料，则按照时间先后顺序或者其重要程度进行排序。

3. 编目和归档。该单位每年 6 月至 7 月期间，安排档案管理人员为每一卷人事档案进行编制目录，详细地记录人事档案资料的名称及相应的页码。将整理好的人事档案放入规定的档案盒中，并保存至专门的人事档案保险柜中。

二、G 省某现行管理模式下存在的问题及原因分析

（一）存在的问题

1. 数字化档案管理系统功能不完善。自 2019 年开始，该事业单位就进行了干部人事档案数字化建设工作，建立了数字化档案，为 50 名干部职工刻录了干部人事档案数字化光盘。但由于单位电子化建设业务外包，未购置自己单独的档案管理系统，档案管理依旧依赖传统的纸质管理模式，收集、整理、储存和查询都依靠人工操作，效率低下，无法实现档案信息深度挖掘和综合分析，未能满足现代化人事管理的利用需求。

2. 缺乏统一的管理架构，分类标准不一致。在实际工作中，经检查发现，该单位个别人事档案卷宗中的资料分类和数字化档案中的资料分类不一致，比如学历学籍资料归类于纸质版材料中的四类，数字化档案则归类于五类或九类，二者不一致，为该单位后期的档案查阅工作带来了诸多困扰。

3. 档案管理人员专业人才匮乏。因岗位设置等原因，外加人员流动性相对较弱，该单位档案管理人员十几年如一日干着同一份工作，不轮岗、不交流，虽然能保障业务工作的连续性，但也助长了档案管理人员的盲目自信，使其失去了更新现代信息化知识的能力，对于现代信息化技术了解不深入、掌握不全面、使用不彻底，无法熟练运用现代信息化技术开展工作。

（二）存在问题的原因分析

1. 管理者重视程度不够高。受中国传统官本位思想的影响，单位管理者对于业务工作的重视程度远高于干部人事档案管理工作，未安排专项经费购置专业干部人事档案管理系统。

2. 工作精细化标准不一致。在数字化建设过程中，由于对于干部人事档案管理的相关规定概念不清晰，十类材料分类概念模糊，或者有些单位直接将干部人事档案数字化建设工作进行外包，外包单位整理完毕之后，单位不进行检查核查，导致数字化档案和纸质版档案分类材料不一致。

3. 档案管理工作人员教育培训力度较低。近些年以来，组织人事部门对于档案管理工作的重视程度日益增高，同时也组织档案管理人员进行相应的培训学习。但是相比较于业务部门，干部人事档案管理工作能带来的现行业绩相对较少，档案管理在单位属于“冷衙门”，领导更加倾向于为业务部门增加培训费用和培训项目，相较于档案管理人员的培训项目较少，导致知识更新能力薄弱，现代信息化技术手段利用率低。

三、G 省某事业单位的改进措施

一要加强组织领导，建立现代信息化管理模式。因事业单位干部人事档案资料的特殊性，必须让管理者认识到干部人事档案管理工作的严肃性，提高思想认识，加强组织领导，配备专业设备。比如，配备高分辨率扫描仪、OCR 文字设备等，能够将纸质版档案转化为高清电子文档。同时在扫描的过程中采用双层PDF 技术，既可以保留原始文档图像，又能够实现文字的可检索性。

二要建立长效机制，规范干部人事档案日常管理。进一步加强制度建设，紧跟现代信息化技术进步的步伐，及时修订完善事业单位干部人事档案日常管理制度，规范干部人事档案日常管理工作。同时有条件的单位，将干部人事档案管理从行政管理部门剥离出来，直接向单位管理层负责，汇报工作，实现垂直管理职能。在进行档案资料归档和数字化建设时，严把关键环节，严格审核、仔细鉴别，确保材料的真实性，实现纸质档案和电子化档案数据的一致性。

三要加大经费投入，注重专业人才的培养。专业人才是推动事业单位干部人事档案管理工作的核心力量，要加强档案管理专业人才培训，舍得投资、善于投资、精于投资，保证培训费用花到刀刃上，特别是对干部人事档案现代信息化技术的学习和培训增加投资，调动档案管理人员学习的积极性，使其勤于学习、善于学习、乐于学习，鼓励其参加相关的职业资格考试和继续教育，不断更新知识结构，进一步提高档案管理人员材料甄别、综合研判能力及现代信息技术利用水平，使其真正成为干部人事档案工作的行家里手，为事业单位干部人事管理工作奠定人才基础。

四要建立健全数据安全保障网络。网络数据安全是国家安全内容的一部分，在现代信息化条件下，必须建立干部人事档案数据安全保障网络，配备专业的服务器、防火墙等设备，防止外部网络攻击和数据泄露，对于电子化档案必须要进行加密处理。同时定期要对档案数据进行备份处理，防止因系统故障、自然灾害等原因导致数据丢失。

参考文献：

[1] 王越 . 信息化背景下事业单位档案管理的优化策略 [J]. 办公室业务 ，2025， （09）： 82-84.

[2] 刘秀芳 . 信息化背景下事业单位人事档案管理方式的改进研究 [J]. 办公室业务 ， 2025， （04）： 50-52.